Vergabe GfWM-E-Mail-Adresse

Der GfWM Prozess "Vergabe @gfwm-E-Mail-Adresse" beschreibt den Ablauf, wie Mitglieder der GfWM eine offizielle, vereinseigene E-Mail-Adresse erhalten.

Warnung
Wichtig: Die Vergabe erfolgt funktionsgebunden, nicht pauschal an alle Mitglieder. Die Anzahl verfügbarer Lizenzen ist begrenzt und wird durch das IT-Ressort des Vorstands verwaltet.

Prozess

Der Prozess wurde nach BPMN 2.0 und mithilfe der Software bpmn.io modelliert. Die Quelldatei befindet sich im SharePoint (folgt!).

Der Prozess hat zwei Startereignisse:

• Pull-Pfad: Ein Mitglied wendet sich aktiv an den Vorstand.
• Push-Pfad: Der Vorstand identifiziert ein Mitglied mit relevanter Funktion und geht aktiv auf die Person zu.

Beide Pfade münden im selben Vergabe-Strang (Lizenz zuweisen, Zugangsdaten übermitteln).

Anfrage an Vorstand senden

Rolle: Mitglied

• Empfehlung an das Mitglied: kurz beschreiben, wofür die Adresse benötigt wird und welche Funktion man im Verein innehat. Das beschleunigt die Prüfung.

Mitglied mit relevanter Funktion identifizieren

Rolle: Vorstand (IT-Ressort)

• Offen: Das konkrete Identifikationsverfahren ist noch festzulegen (z.B. manuelle Sichtung nach Wahlen/Berufungen, periodischer Abgleich mit Mitgliederliste, Trigger bei neuen Funktionsträger:innen).

Mitglied kontaktieren & informieren

Rolle: Vorstand (IT-Ressort)

• Person ansprechen, die Möglichkeit einer @gfwm-Adresse erklären, Funktion als Grundlage benennen.

Anfrage prüfen

Rolle: Vorstand (IT-Ressort)

• Prüfung anhand der Vergabekriterien (mindestens eines der folgenden Kriterien muss erfüllt sein):
  • Organisatorische Funktion (z.B. Regionalgruppen-, Fachgruppen-, Projektleitung)
  • Externe Kommunikation im Namen der GfWM (z.B. Pressearbeit, Repräsentation)
  • Kulanzentscheidungen sind möglich
• Bei Unklarheit Rückfrage an das Mitglied stellen (z.B. Funktion, Verwendungszweck, Dauer).
• Bei Kulanzentscheidung: Begründung dokumentieren.

Lizenz zuweisen & Account anlegen

Rolle: Vorstand (IT-Ressort)

• Zuweisung einer freien M365-Lizenz aus dem Lizenzpool der GfWM.
• Anlage des Accounts im Microsoft 365 Tenant.
• Vor Anlage: aktuelle Lizenz-Kapazität prüfen. Bei knappem Puffer Rücksprache mit Vorstand zur Priorisierung.

Zugangsdaten an private E-Mail übermitteln

Rolle: Vorstand (IT-Ressort)

• Übermittlung an die in der Mitgliederdatenbank hinterlegte private E-Mail-Adresse.
• Pflichtbestandteil: Hinweis auf die Do's und Don'ts (siehe unten) bzw. Link auf diese Wikiseite.

Ablehnung begründen & kommunizieren

Rolle: Vorstand (IT-Ressort)

• Grund für die Ablehnung schriftlich kommunizieren, damit die Entscheidung für das Mitglied nachvollziehbar ist.
• Häufige Gründe:
  • Keine organisatorische Funktion oder externe Kommunikationsrolle erkennbar.
  • Adresse für rein berufliche oder private Zwecke angefragt.
  • Lizenz-Kapazität aktuell erschöpft (in dem Fall ggf. Warteliste anbieten).
• Beispieltext, wenn keine relevante Funktion vorliegt:

  Vielen Dank für deine Anfrage. Nach unseren Vergabekriterien werden @gfwm-E-Mail-Adressen funktionsgebunden vergeben (organisatorische Funktion oder externe Kommunikation im Namen der GfWM). Da diese Voraussetzungen aktuell nicht zutreffen, können wir deinem Antrag derzeit nicht entsprechen. Sollte sich deine Funktion im Verein ändern, melde dich gerne erneut

Do's und Don'ts im Umgang mit der @gfwm-Adresse

Mit einer @gfwm-Adresse trittst du nach außen für den Verein auf. Damit verbunden sind einige Spielregeln, die den Vereinsnamen schützen und Konflikte vermeiden.

Do's

• Funktion in der Signatur benennen (z.B. "Koordination Regionalgruppe Berlin"), damit Empfänger:innen den Kontext einordnen können.
• Zugangsdaten sicher verwahren. Bei Verdacht auf Kompromittierung sofort beim Vorstand melden.
• Bei Ende der Funktion den Vorstand informieren und ggf. eine geordnete Übergabe relevanter Kommunikation/Inhalte ermöglichen.#

Don'ts

• Keine private oder berufliche Nutzung. Gilt ausdrücklich auch für Beratungs-, Trainings- und Akquisetätigkeiten, auch wenn diese thematisch zur GfWM passen.
• Keine Werbung für eigene Dienstleistungen, Produkte oder Angebote unter dem Vereinsabsender.
• Keine politischen Aussagen oder Positionierungen im Namen der GfWM ohne Abstimmung.
• Keine Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte (auch nicht an Assistenzen oder Co-Akteur:innen, falls nötig: eigenen Account beantragen).
• Keine Speicherung von Daten für vereinsfremde Zwecke im M365-Tenant (OneDrive, SharePoint) der GfWM.
• Keine Newsletter-Abos, Bestellungen oder Anmeldungen für nicht-vereinsbezogene Zwecke.

Laufzeit und Entzug

• Der Account ist an die Funktion gebunden, nicht an die Mitgliedschaft.
• Nach Ende der Funktion: Deaktivierung nach 3 Monaten (Karenzzeit, noch zu bestätigen).
• Bei Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen: sofortige Deaktivierung möglich, in der Regel nach vorheriger Ansprache.

Offene Punkte

• Identifikationsverfahren für Push-Pfad konkretisieren.
• Karenzzeit nach Funktionsende bestätigen (Vorschlag: 3 Monate).
• Vorstandsadresse für Anfrage-Eingang festlegen und im Wiki ergänzen.

Gesellschaft für Wissensmanagement