MV 2026 Lessons Learned

Am 29.05.2026 hat die Lessons Learned Session zur Mitgliederversammlung 2026 stattgefunden. An der einstündigen, moderierten Session haben die folgenden 8 Personen teilgenommen:

Teilnehmende:

Andreas Matern
Anne Holtz
Clara Holler
Florian Schmuhl
Karsten Ehms
Lukas Wünsch
Martin Harnisch
Verena Döhler

Kontext zur MV 2026

Für die Einordnung der Lessons Learned ist der folgende Kontext zur MV 2026 relevant.

Vorstandswahl: Bei der MV 2026 stand die turnusmäßige Vorstandswahl an. Es traten 6 Kandidat:innen an, also eine Person mehr als Plätze im Vorstand zur Verfügung standen.
Anzahl Teilnehmende: An der MV nahmen 39 Mitglieder teil, davon 9 vor Ort und 30 online. Hinzu kamen 2 Stimmübertragungen.
Online-Einlass: Der Einlass für die Online-Teilnehmenden wurde von einem Vorstandsmitglied übernommen. Es empfing die Teilnehmenden in einem ersten Teams-Raum (dem offiziell kommunizierten Beitritts-Link), prüfte die Vereinszugehörigkeit und versandte im Anschluss händisch eine E-Mail mit dem Link zum eigentlichen Teams-Raum der MV sowie dem Link für die Abstimmung zur Vorstandswahl.
Technische Unterbrechung: Im Verlauf der MV ging dem Notebook, über das Ton, Bild und die Übertragung gesteuert wurden, der Akku aus. Da kein Ladekabel vor Ort verfügbar war, kam es zu einer Unterbrechung.
Präsentation der Berichte: Anders als sonst wurde die Präsentation, in der die Berichte der Fach- und Regionalgruppen zusammengefasst waren, nicht von je einer Vertretung der jeweiligen Gruppe (für ein bis zwei Minuten) vorgetragen, sondern von der Sitzungsleitung im Schnelldurchlauf durchgegangen.

Lessons Learned Session

Für eine bessere Nachnutzbarkeit (Copy-Paste, Suche) sind die Whiteboard-"Karten" (siehe Abbildung) im Folgenden in Textform festgehalten.

Was sollten wir wieder so machen?

abstimmen.online
Abstimmtool (Vorstandswahl)
Abstimmtool nutzen
Polls in Teams vorbereitet haben
Protokollantin vorher festlegen
Keine Beiträge „aus dem Ruder gelaufen"
Fokussierte Diskussionen
„Einkürzung" Präsentation: Zusammenfassung Berichte Fach- und Regionalgruppen
„Verkürzte" Präsentation (ohne ausführlichen Bericht von jeder Region/Fachgruppe)
Präsentation vorher fertig haben und im Pre-Meeting durchgehen

Was sollten wir verbessern?

Zugangsdaten für Abstimmung und Haupt-Teamraum vorab an angemeldete Mitglieder versenden
Anderen technischen/schnelleren Mechanismus finden, um Mitgliedschaft zu überprüfen
Zugangs-Prozeduren
Stimmzettel/QR-Codes vorher rausschicken
„Reinlassen"-Prozess (Verifikation der TN)
Technik prüfen
Inhaltliche Struktur für die Teilnehmer transparent machen → Agenda, Zeitplan
Abstimmungsprozesse (Chat vs. Handzeichen) mehr streamlinen, inkl. übertragener Stimmen
Abstimmungsmodus vereinfachen, falls möglich
Begleitende Kommunikation zum Abstimmen (Abstimmprozess und -verfahren erklären)
Stimmübertragungen mit bedenken (technisch)
Relevante Eckdaten/Vorgaben aus der Satzung vorab kommunizieren (bspw. für Abstimmungen)
Klarer Ablauf für Vorstellung der Fachgruppen
Moderation der MV
Sitzungsleitung kommunizieren
Zeitplan kommunizieren
Zeitmessung
Zeitpunkt der MV während des Arbeitstags
Zeitpunkt der MV während der Arbeitszeit
Versammlungsleitung und „Technikleitung" in einem Raum

Was sollten wir anfangen zu machen?

Moderation außerhalb des Vorstands & GF
Technische Co-Moderation für Chat & Technik
Zeit für technische Tests (Abstimmung, Ton, Video)
Bei hybrider VA: extra Laptop mit großem Arbeitsspeicher als „Übertragungs-PC" für den Call
Moderation der Online-TN
Generalprobe (falls es keine gab)
Vorher Technik/Software/Ablauf testen!
Räumlichkeiten vor Ort begehen
Moderation der Diskussion an jemanden geben
Techniktest mit Hybrid
Eigenes Orga-Team für MV mit klaren Zuständigkeiten
Offene Punkte seitens der Mitglieder am Anfang einsammeln
Versenden von Abstimmcodes und Zugangslink automatisieren
Unangemeldete TN berücksichtigen (Karsten)
Reine Online-Veranstaltung
Online only (zumindest drüber nachdenken). Erleichtert ggf. einiges und die meisten waren bisher Online-TN.
Feedback von den TN (nicht-Projektteam) einholen
Slots für Diskussion und Redebeiträge für jeden TOP einplanen
Redebeiträge zeitlich begrenzen

Was sollten wir nicht mehr machen?

Alle Online-Teilnehmer über Teams-Vorraum auf Mitgliedschaft überprüfen und Link für Hauptraum und Abstimmtool zuweisen
Ladekabel für Präsentationslaptop vergessen
Personen sollten nicht in Doppelrollen/-funktion verantwortlich sein
Versammlungsleitung „teilen"
Abstimmung in 3 „Tools" (zzgl. Chat)
Hybride Veranstaltung → lieber online

Konsolidierung

Die Konsolidierung entstand im Anschluss an die Lessons Learned Session und greift die bereits während der Session getroffene Gruppierung auf. Diese ergab sich aus der visuellen Nähe der "Karten" zueinander auf dem Whiteboard, der Häufigkeit der Nennungen sowie der Gewichtung einzelner Lessons, die mit dickeren Rändern markiert wurden.

In den folgenden Listen sind ausschließlich mehrfach genannte Themen sowie die während der Session gewichteten Schwerpunkte enthalten; Einzelnennungen bleiben in der textlichen Wiedergabe oben sowie im Whiteboard-Bild erhalten.

Was sollten wir wieder so machen?

Abstimmtools nutzen: abstimmen.online für Vorstandswahl und Polls in Teams als digitales Äquivalent zum Handzeichen vor Ort.
Berichte/Präsentation einkürzen: Zusammenfassungen statt ausführlicher Berichte je Region/Fachgruppe.
Fokussierte Diskussionen führen.

Was sollten wir verbessern?

Zugang und Verifikation: Zugangsdaten (Teams und Abstimmtool) vorab versenden, bzw. schnellerer Mechanismus zur Mitgliedschaftsprüfung.
Abstimmungsprozess: Tools reduzieren, Stimmübertragung technisch mitdenken, Verfahren vorab erklären.
Begleitende Kommunikation: Agenda und Sitzungsleitung kommunizieren.
Zeitmanagement: Zeitplan vorab kommunizieren (wofür wie viel Zeit) und Redebeiträge zeitlich begrenzen.
Zeitpunkt der MV überdenken (außerhalb der Arbeitszeit/-woche).

Was sollten wir anfangen zu machen?

(gewichtet) Versenden von Abstimmcodes und Zugangslink automatisieren.
(gewichtet) Feedback von den MV-Teilnehmenden einholen.
Moderation: außerhalb Vorstand/GF, separate Online- und Technik-Co-Moderation, Diskussionsmoderation delegieren.
Generalprobe und Techniktests (inkl. Hybrid-Setup) durchführen.
Reine Online-Veranstaltung in Erwägung ziehen
Strukturierte Diskussion: Slots pro TOP, zeitliche Begrenzung der Redebeiträge.

Was sollten wir nicht mehr machen?

Doppelrollen/-funktionen

Feedback des Beirates zur MV

Unabhängig von der Lessons Learned Session hat der Beirat dem Vorstand Feedback zur MV 2026 zukommen lassen. Auch wenn dieses Feedback nicht Teil der eigentlichen Session war, wird es hier transparent festgehalten und fließt in die Ableitung von Maßnahmen ein.

Hinweis
Das Feedback erreichte den Vorstand als E-Mail und wurde für diese Wiki-Seite redaktionell aufbereitet, also gekürzt und in Stichpunkten strukturiert. Wesentliche Formulierungen der Originalnachricht sind übernommen.

Gesamteindruck: Aus Sicht des Beirats fehlte der MV 2026 eine klar wahrnehmbare Sitzungsleitung. In der Folge wurden Moderation und Steuerung der Beiträge, die Einhaltung der zeitlichen Abläufe sowie die Orientierung der Teilnehmenden als unzureichend empfunden; Zeit und Engagement der Anwesenden konnten aus Sicht des Beirats nicht optimal genutzt werden.

Konkrete Beobachtungen:

Satzungssicherheit: Während der Versammlung wurden Aussagen zur Satzung getroffen, die aus Sicht des Beirats nicht korrekt waren.
Abstimmungsmodalitäten: Die konkreten Modalitäten (z. B. Anzahl der Stimmen bei Wahlen) waren für die Teilnehmenden nicht ausreichend klar.
Technische Durchführung: Eingesetzte Tools (z. B. für Abstimmungen) wirkten teilweise nicht ausreichend vorbereitet.
Umgang mit Sonderfällen (z. B. Stimmübertragungen): Diese waren nicht erkennbar systematisch vorbereitet oder erklärt.

Anregungen zur Weiterentwicklung:

Klare und professionelle Sitzungsleitung/Moderation mit Fokus auf Struktur, Beteiligung und Zeitmanagement, idealerweise unabhängig von Vorstand und Geschäftsführung.
Stringentes Zeit- und Ablaufmanagement mit klarer Dramaturgie und aktiver Steuerung von Rede- und Diskussionszeiten.
Strukturierte Vorbereitung und vorherige Kommunikation organisatorischer Fragen (Abstimmungsverfahren, Sonderregelungen wie Stimmübertragung).
Vorherige Tests technischer Tools und kurze, verständliche Einführung zu Beginn der Nutzung.
Sichtbarkeit der Fachgruppen durch gezielt eingeplante Präsentations-Slots, um deren Arbeit stärker als wesentlichen Bestandteil der GfWM wahrzunehmen.

Maßnahmen

Auf Basis der Lessons Learned und des Beiratsfeedbacks hat der Vorstand in einem separaten Termin am 06.07.2026 Maßnahmen abgeleitet. Diese werden bei der Mitgliederversammlung 2027 umgesetzt bzw. bei Wahl-bezogenen Maßnahmen in der darauffolgenden MV mit turnusmäßiger Vorstands- bzw. Beiratswahl.

Beschlossene Maßnahmen

Alle Abstimmungen/Wahlen finden ausschließlich online statt.
Alle Abstimmungen/Wahlen laufen über ein Tool: abstimmen.online.
Die Vorbereitung startet mit ausreichend Vorlauf; Technik, Tools und Ablauf werden vor der MV getestet (Generalprobe).
Die Versammlungsleitung wird exklusiv besetzt, d. h. die Person übernimmt keine weiteren Rollen oder Funktionen während der MV.
Vor jeder Abstimmung/Wahl wird (z. B. per Folie) der Abstimmprozess transparent gemacht, inkl. unter welchen Bedingungen das Ergebnis positiv bzw. negativ ausfällt, insbesondere wie Ja-/Nein-Stimmen und Enthaltungen gewertet werden.
Abstimmungs- und Wahlergebnisse klar kommunizieren.
Zeitpunkt der MV: Freitag früher Nachmittag

Diskutierte, aber noch offene Punkte und Hinweise

Reine Online-MV: weiter diskutieren, ggf. mit "Satelliten" (lokale Treffpunkte, die sich gemeinsam zuschalten).
- wenn ja → im Vorhinein klar kommunizieren
Fachliche Deep Dives bzw. Reflexion (wenn verkürzt/komprimiert) könnten in einen separaten Termin ("Aktiven-Treffen") ausgelagert werden. Das würde auch den Wunsch des Beirats aufgreifen, die Fachgruppen-Arbeit sichtbarer darzustellen.
Virtueller Vorraum: Klärung, welche MS-Identität für das Online-Meeting genutzt wird und wie mit unangemeldeten Teilnehmenden umgegangen wird.
Bitte beachten: Vorstandswahl hat eine eigene Stimmzähllogik.