Lessons Learned Vorstandsklausur 2026
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Vom 02.11.2026 bis zum 06.11.2026 hat der Vorstand (2026–2028) ein asynchrones Lessons Learned zur Vorstandsklausur 2026 durchgeführt. Gegenstand war die Klausur als Format, also Vorbereitung, Ablauf, Rollen, Methoden, hybrides Setup und Organisation, nicht ihre inhaltlichen Ergebnisse. Insgesamt wurden 53 Lessons gesammelt und anschließend gewichtet.
Kontext
Die Vorstandsklausur fand am 29. und 30.10.2026 in München statt, an zwei verschiedenen Standorten und in hybrider Form: Ein Vorstandsmitglied war online zugeschaltet, alle anderen waren vor Ort.
Ursprünglich war ein 30-minütiges Lessons Learned in der Vorstandssitzung am 02.11.2026 geplant. Da an diesem Termin nicht alle teilnehmen konnten, wurde es asynchron durchgeführt, damit alle dieselben Bedingungen und dasselbe Medium haben.
Eingeladen waren die Mitglieder des Vorstands sowie der Geschäftsführer (alphabetisch):
- Verena Döhler
- Karsten Ehms
- Martin Harnisch (Moderation)
- Anne Holtz
- Andreas Matern (Geschäftsführer)
- Lukas Wünsch
Vorgehen
Das Lessons Learned lief in zwei Phasen über das Tool Scrumlr. Das Board hatte einfachheitshalber zwei Spalten: „Was lief gut?“ und „Was lief nicht gut / könnte besser laufen?“.
Phase 1: Sammeln (02.11.2026 bis 04.11.2026, 20:00 Uhr)
Alle trugen ihre Lessons unabhängig voneinander ein, eine Karte pro Gedanke. Die Karten der anderen sowie die Namen waren ausgeblendet.
Phase 2: Abstimmung (04.11.2026 bis 06.11.2026, 20:00 Uhr)
Vor der Abstimmung wurden Karten mit eindeutig gleicher Aussage gestapelt. Ähnliche, aber nicht gleiche Karten blieben getrennt. Jede Person hatte 12 Stimmen, davon 6 je Spalte, und konnte pro Karte höchstens eine Stimme vergeben. Die Abstimmung war anonym.
Sammelphase
Das Bild zeigt das Board unmittelbar nach der Sammelphase. Darunter sind alle Karten im Wortlaut wiedergegeben, damit sie durchsuchbar und kopierbar sind. Die Gruppierung nach Themen entstand nachträglich bei der Aufbereitung. Karten, die vor der Abstimmung gestapelt wurden, sind eingerückt unter der jeweils obersten Karte des Stapels aufgeführt.
Was lief gut?
Methoden und Formate
- Eingesetzte Methodiken (Vision/Mission/Zusammenarbeit)
- Auflockernde Formate innerhalb der Agendapunkte
- Workshop Charakter
- Eigene Vision formulieren, zu zweit austauschen, gemeinsam zusammenführen
- Steckbriefe zur pers. Zusammenarbeit (Stärken, Grenzen, Arbeitsbedingungen)
Struktur, Agenda und Zeit
- Timekeeping
- Time-Management war gut dieses Mal!
- Timekeeping - auch wenn es manchmal (für alle Involvierten) etwas anstrengend ist, hilft es eine klare Linie in den Diskussionen zu behalten und nicht zu sehr ins Detail abzudriften
- Timeboxing (meistens)
- Agenda vorab in mehreren Montagssitzungen vorbereitet
- Vorbereitete Agenda mit Zeitstempel
- Leitfragen und gewünschtes Ergebnis pro Agendapunkt
- Zeitrahmen (Dauer, Start&Ende)
- Trennung von operativen und strategischen Themen
- Strategisches und Grundlagen geklärt, Operatives bewusst nachgelagert
Moderation und Rollen
- Moderation von verschiedenen Slots durch verschiedene Mitglieder
- aufgeteilte Moderation
- Aufteilung Moderator und Inhaltlicher Lead
Gesprächskultur
- Gesprächsanteile fair verteilt
- Offener, ehrlicher Austausch auf Augenhöhe
- Viele Perspektiven an einem Tisch, die auch ausgesprochen werden statt "im Hintergrund mitzubrodeln"
- "Tiefendiskussionen" zu Themen, die wir schon einige Wochen vor uns hergeschoben hatten (insb. Vision etc.)
Ort, Präsenz und Rahmen
- Sich vor Ort gemeinsam treffen
- Hybrid
- Geeignete Räumlichkeiten
- geselliger Abendevent ohne Externe
- Siebträger-Kaffeemaschine bei Blockbrain
Technik und Tools
- Digitale Tools (Miro, Whiteboard, OneNote, Bildschirm teilen)
- Zentrale Kamera, online meist alle im Blick
Was lief nicht gut / könnte besser laufen?
Vorbereitung von Agenda und Zielen
- Iterationen der Agenda früher durchlaufen
- Leitfragen und gewünschte Ergebnisse gemeinsam statt kurzfristig asynchron ausarbeiten
- Zu Beginn mancher Punkte erst Ziel, Begriffe oder Vorgehen klären müssen
- ggf. bei entsprechenden Themen vorab ein historischer Blick zurück vor der Klausur (was bisher zu dem Thema geschah...)
- Vorbereitungsaufgaben (Agenda ausdrucken o.ä.) bewusst vergeben/verteilen
- Gezieltere Methoden könnten sicher zu noch fruchtbareren Ergebnissen führen
Technik und hybrides Setup
- Zeitpuffer für Techniksetup bei hybrid großzügiger einplanen
- Technischen Aufbau als Zeitpuffer mit einplanen
- Aufbau Tag 1 (WLAN, Technik), Start erst gegen 14:45
- WIFI-Freigabeprozess bei Siemens
- Tech. Setup - keine 2 Monitore (lange Kabel), ggf. 2 Mics für Audio
- Audio: Bei mehreren Sprechenden online kaum verständlich, alles gleich laut
- fehlender Teams-Link im Termin :D
Protokoll und Dokumentation
- Protokoll auf mehreren Schultern verteilen
- Protokollant*in festlegen bzw. abwechseln.
- Doppelrolle Protokoll und Teilnahme (KI-Protokoll könnte entlasten)
- Nur ein Protokoll erstellen und dort alle offenen ToDos / Gedanken etc. festhalten - glaube das Thema Tooling können wir uns nochmal anschauen bzw. es besser nutzen (sowohl Miro als auch OneNote sind ja für kollaboratives Arbeiten vorgesehen ;-)).
Rollen und Ablauf
- Sicherstellen, dass die Aufgaben eines "Moderators" und "Inhalt Lead" allen klar ist.
- "Inhaltlicher Lead" neben Moderation unklar
- Rückblick am Freitag zu knapp und eher zur Vorstandsarbeit allgemein
Ort, Logistik und Format
- Logistik noch besser vorbereiten (und idealerweise nicht zwischen Locations wechseln, das spart glaub etwas logistischen Stress)
- Standorte Tag 1 und Tag 2 weit voneinander entfernt.
- Abendessen in der Nähe von Standort
- Künftige Klausuren rein online in Betracht ziehen (Anreise, Kosten, gleiche Teilnahme)
Abstimmung
Insgesamt wurden 51 Stimmen vergeben, 32 in der Spalte „Was lief gut?“ und 19 in der Spalte „Was lief nicht gut / könnte besser laufen?“. Die Stimmen verteilen sich breit, nur wenige Karten heben sich deutlich ab. Die folgenden Tabellen führen alle Karten mit mindestens einer Stimme auf. Stimmen für einen Stapel zählen für den gesamten Stapel.
Was lief gut?
| Stimmen | Lesson |
|---|---|
| 3 | Eingesetzte Methodiken (Vision/Mission/Zusammenarbeit) (Stapel aus 2 Karten) |
| 3 | Workshop Charakter |
| 3 | Digitale Tools (Miro, Whiteboard, OneNote, Bildschirm teilen) |
| 2 | Aufteilung Moderator und Inhaltlicher Lead |
| 2 | Sich vor Ort gemeinsam treffen |
| 2 | Timekeeping (Stapel aus 4 Karten) |
| 2 | Gesprächsanteile fair verteilt |
| 2 | Moderation von verschiedenen Slots durch verschiedene Mitglieder (Stapel aus 2 Karten) |
| 2 | "Tiefendiskussionen" zu Themen, die wir schon einige Wochen vor uns hergeschoben hatten (insb. Vision etc.) |
| 2 | Agenda vorab in mehreren Montagssitzungen vorbereitet (Stapel aus 2 Karten) |
| 2 | Eigene Vision formulieren, zu zweit austauschen, gemeinsam zusammenführen |
| 1 | Geeignete Räumlichkeiten |
| 1 | Hybrid |
| 1 | Zeitrahmen (Dauer, Start&Ende) |
| 1 | geselliger Abendevent ohne Externe |
| 1 | Trennung von operativen und strategischen Themen (Stapel aus 2 Karten) |
| 1 | Offener, ehrlicher Austausch auf Augenhöhe |
| 1 | Steckbriefe zur pers. Zusammenarbeit (Stärken, Grenzen, Arbeitsbedingungen) |
Was lief nicht gut / könnte besser laufen?
| Stimmen | Lesson |
|---|---|
| 4 | Zeitpuffer für Techniksetup bei hybrid großzügiger einplanen (Stapel aus 4 Karten) |
| 2 | Nur ein Protokoll erstellen und dort alle offenen ToDos / Gedanken etc. festhalten |
| 2 | Iterationen der Agenda früher durchlaufen |
| 2 | Zu Beginn mancher Punkte erst Ziel, Begriffe oder Vorgehen klären müssen |
| 2 | Leitfragen und gewünschte Ergebnisse gemeinsam statt kurzfristig asynchron ausarbeiten |
| 1 | Sicherstellen, dass die Aufgaben eines "Moderators" und "Inhalt Lead" allen klar ist. (Stapel aus 2 Karten) |
| 1 | ggf. bei entsprechenden Themen vorab ein historischer Blick zurück vor der Klausur |
| 1 | Protokoll auf mehreren Schultern verteilen (Stapel aus 3 Karten) |
| 1 | Vorbereitungsaufgaben (Agenda ausdrucken o.ä.) bewusst vergeben/verteilen |
| 1 | Tech. Setup - keine 2 Monitore (lange Kabel), ggf. 2 Mics für Audio |
| 1 | Künftige Klausuren rein online in Betracht ziehen (Anreise, Kosten, gleiche Teilnahme) |
| 1 | Rückblick am Freitag zu knapp und eher zur Vorstandsarbeit allgemein |
Auswertung nach Themen
Fasst man die Stimmen nach den Themen aus dem Abschnitt Sammelphase zusammen, ergibt sich die folgende Punkteverteilung:
| Was lief gut? | Stimmen |
|---|---|
| Methoden und Formate | 9 |
| Struktur, Agenda und Zeit | 6 |
| Gesprächskultur | 5 |
| Ort, Präsenz und Rahmen | 5 |
| Moderation und Rollen | 4 |
| Technik und Tools | 3 |
| Was lief nicht gut / könnte besser laufen? | Stimmen |
|---|---|
| Vorbereitung von Agenda und Zielen | 8 |
| Technik und hybrides Setup | 5 |
| Protokoll und Dokumentation | 3 |
| Rollen und Ablauf | 2 |
| Ort, Logistik und Format | 1 |
Schwerpunkte
- Positiv hervorgehoben wurden vor allem die eingesetzten Methoden und der Workshop-Charakter, gefolgt von Zeitmanagement und vorbereiteter Agenda.
- Den größten Verbesserungsbedarf sehen die Beteiligten bei der Vorbereitung: Agenda, Leitfragen und Ziele früher und gemeinsam ausarbeiten, damit zu Beginn der Agendapunkte kein Klärungsbedarf entsteht.
- Als einzelne Karte erhielt der Zeitpuffer für den technischen Aufbau bei hybriden Formaten die meisten Stimmen.
- Beim Format gibt es unterschiedliche Sichten: Das Treffen vor Ort und das hybride Format wurden positiv bewertet, zugleich wurde angeregt, künftige Klausuren auch rein online in Betracht zu ziehen.
Ausblick
Die Ergebnisse werden in der Vorstandssitzung am 16.11.2026 besprochen. Ob daraus Maßnahmen abgeleitet werden, ist noch offen. Unabhängig davon dient diese Seite als Hilfestellung für die Planung künftiger Vorstandsklausuren, auch für nachfolgende Vorstände.