gkc24: Lessons Learned

Am 22.10.2024, direkt im Anschluss an das KnowledgeCamp 2024, traf sich das Orga-Team, um gemeinsam Lessons Learned zu sammeln.

Teilnehmende

Folgende Personen haben sich mit Beiträgen oder +1-Votings an dieser Lessons Learned Session beteiligt:

Andreas, Anne, Clara, Dominik, Florian, Frank, Julia, Lukas, Martin, Rainer, Simon, Victoria

Hinweis: Zahlen in Klammern wie (+3) zeigen an, wie viele weitere Personen dem jeweiligen Punkt zugestimmt haben (durch +1, +2 usw.).

What to keep

Was fandet ihr so mega am #gkc24, dass es beim #gkc25 auf keinen Fall fehlen darf? Welche Inhalte haben euch so inspiriert, dass wir an anderer Stelle nochmal tiefer einsteigen sollten? Was wollen wir beim nächsten Mal WIEDER SO machen?

Andreas

Hybridität!!! (hat gut geklappt!) (+2)
(Haupt)Moderation durch Victoria
Moderation der Online-Teilnehmenden durch Martin (+2)
Barcamp Sessions 50:50 (vorab Online – vor Ort); Voting jeweils 2 Wochen vor Event sowie an Tag 1 & 2 (+2)
Time Tracks (Microsoft Teams) als ganze aufzeichnen (+1)
Zwei kuratierte Tracks (mit Speakers ganz unterschiedlicher organisationaler Hintergründe)
Veganes und vegetarisches Catering (+4)

Anne

Tech-Buddy in JEDEM Raum (+2)
Session-Technik von EINEM Anbieter
Plenum-Tech (überwiegend) von Simon Dückert (+1)
Session Owner Briefing als Video-Tutorials (+1)
VIELE E-Mails an die Teilnehmenden via Pretix vorab (+1)
Alle 2 Wochen Orga-Meeting
Orga-Team-Größe
Klare Abgabe der Zuständigkeit für den Empfang an Julia und Clara
Vollständige Abgabe der Hostess an Julia und Clara
Dedizierte Online-Moderator:in (+1)

Clara

Tape-Art & Memes als Gestaltungsmöglichkeit und für die Orientierung (+1)

Florian

Vorhandensein einer Abendveranstaltung, direkt im Anschluss an das Tagesprogramm (+3)
Möglichkeit, Getränke selber zu stellen; bestelltes "Take-away" für den Abend
Videograf (+3)

Frank

Gimbal + Handy bei Beiträgen aus dem Publikum (+7)
Hybrid Media Kits (+3)
Getränke nahe den Räumen (+5)
Geplante und zusätzliche Sessions (+1)
Poster mit Infos (+3)
Größe & Funktion Orga-Team + Spirit und Kennenlernen am ersten Abend (+3)
Kennzeichnung der Speisen (+3)
Räume, greifbare Namen geben (+3)
Online + Präsenzmoderation (+3)
Abendveranstaltung: Getränke preiswert, Weiterverwertung des Essens top, Pizza lecker, weiter so (+1)
Veranstaltungs-Zug-Ticket der DB (+1)

Julia

Check-in-Tool funktionierte gut, Backup-Rechner hilfreich (+1)
Catering: Sehr lecker… die KEKSE ❤ Angebot auf den Etagen (super zur Entzerrung) (+2)

Lukas

Cooler "can do" Spirit im Orga-Team (+1)
Hybrides Format aus kuratiertem Track und Barcamp (+1)

Martin

RØDE Mikrofone waren der Hammer!

Simon

Memes

Victoria

"How-to"-Videos (+1)

What to try

Was sollten wir auf jeden Fall einmal ausprobieren? Welche innovativen Ideen hast du, um das #gkc25 noch besser zu machen als das #gkc24? Was wollen wir beim nächsten Mal NEU machen?

Andreas

Früher mit allem starten (v. a. Sponsoring, kuratierter Track)
Generalprobe – "Testen, Testen, Testen!" (+1)
Social Media-Betreuung auch während des Events (+1)
Dedicated WiFi für alle Speakers und Session Owners (+1)
2 dedizierte Rechner, 2 weitere RØDE Sets + jeweils 1 extra Kamera für Tracks! (+2)
Fotos von allen Tracks / Speakers
Tracks: Kurzbeschreibung der Vorträge durch Moderation vorlesen, falls Speaker nicht präsent
Im Ticketing-Dialog Firma/Organisation und Ort abfragen (+1)
Talking Points Moderation rechtzeitig festlegen
Plakat früher finalisieren
Zeitplanung: Tag 2 später starten (+3)

Anne

Generalprobe Moderation für Plenum vorab (2–3 Stunden) (+3)
Session Owner Briefing zusätzlich als Meeting (+2)
Getränke für Abendveranstaltung auf Kommissionsbasis organisieren (+1)
Separates Netz für Sessiongeber:innen (WLAN, LAN) zusätzlich zum Event-Netz
Cafe Nullpunkt mit Abendverpflegung buchen
Einsatzplan – konkrete Aufgabenverteilung für Tag x (+4)
Tech-Buddies von Anfang an in Planung einbinden
Extra Briefing früher für Julia und Clara (+1)
MIRO Board Schriftgröße größer (min. 48; "Ankommen" = 144) (+2)

Clara

Technische Co-Moderation in den Sessions (+5)
Digitale Austauschplattform (+3)
Goodies an hybride TN schicken? (+1)
Gut lesbares aktuelles Sessionboard auf Metaplanwand (+4)
Erinnerung an Tickets (+2)
Raumpläne groß ausdrucken (+1)
Telefonliste des Orga-Teams inkl. Dienstleister

Florian

Funktionierendes WLAN für alle Teilnehmer:innen (+1)
Mobile Kamera (Handy) im Plenum über Videomischer einbinden (+1)
Professionelle PA-Technik für Plenum & Abendveranstaltung (+2)
Digitales Sessionboard mobil und für alle zugänglich (+2)
T-Shirts bei Buchung mitbestellen (+1)
Höherer Ticketpreis mit Goodies für Online-TN (+2)
Höherer Ticketpreis für Organisationen
Kontakt-Einverständnis bei Buchung einholen (+3)
Unterhaltung für Abendveranstaltung & Online-TN
Alternative Rechnerhardware für Hybrid Media Kit (+1)
Raumtechnik testen, klare Anweisung (+1)
Multisteckdosen für Bühne & Teilnehmer:innen
Doppelte Besetzung pro Orga-Part (+2)
Technikbriefing für Speaker:innen (+2)
Logistik & Abholung, Technik, Getränke etc. planen
Ladecases für Mikrofone (+2)

Frank

Discord als Plattform (+1)
Kurze Interviews der Teilnehmenden
Vernetzungsgruppen initiieren (+3)
Mehr Liberating Structures
Früher im Jahr veranstalten (+1)
Klare Co-Working-Spaces anbieten

Julia

Locationbeschilderung vorplanen (+1)
Bestuhlung anpassen (mehr Bewegung)
Veranstaltungsmaterial: Roll-ups, Papierplaner (+4)
Detaillierter Ablaufplan für Aufbau
Check-in-Szenarien (Speaker:innen? Ticketpflicht?)
Dienstleisterliste inkl. Telefonnummern
Mittagessen warm anbieten
Häufigere Kontrolle der Kaffeestation
Briefing von Sessiongeber:innen präziser
Abendveranstaltung: Akustik & Atmosphäre anstrengend

Lukas

Miro-Sessionplan strukturierter befüllen (+2)
Betreuung Online-TN professionalisieren, Vernetzung mit Vor-Ort (+3)

Martin

Canva für das Social-Media-Team
Unterschied Barcamp / Kuratierter Track erklären (+1)
Raumzugang für Onliner erklären
Roomtour für Onliner (+3)
Mikro für Applaus & Zwischenrufe
Cocreation World bereitstellen (+1)
Lessons Learned aus Vorjahr durchgehen (+1)

Simon

Cocreation World / Gather.town für virtuelle Kaffeepausen (+1)
Raumpläne Online & Offline, Visitor Journey aus einem Guss
Getränke bei Metro kaufen
CCC für Internet (bei Berlin)
Memes! (+3)

Victoria

Live-Miro zeigen während Moderation (+2)
Unterschied Barcamp / Kuratiert erklären
"How-to"-Videos zeigen, Fundort erklären (+2)
Slideshow vor der Moderation zur Einstimmung (+1)
Appell an Onliner: Kamera an! (+5)
Vor-Ort: Namensnennung vor Beiträgen (+1)
Tech-Buddies = Online-Moderation in Sessions (+3)
Gimbal-Einsatz klar regeln (+1)
Vorstellung anders gestalten
Moderation strukturierter
Handy für Gimbal kaufen/mieten? (+1)
Hinweis zu Foto-/Videoaufnahmen auch für Onliner
Mindmap Orga-Aufgaben & Zuständigkeiten (+2)

What to toss

Welche Teile des GKC haben Dich dieses Mal nicht komplett überzeugt? Welche Formate haben aus Deiner Sicht nicht ideal funktioniert, und warum? Was wollen wir beim nächsten Mal NICHT MEHR SO machen?

Andreas

Externes „Event Team“ für Abendveranstaltung (+1)
Exklusiven Raum für Offline Sessions anbieten (+2)
Moderationsablauf zu spät finalisiert (+2)

Anne

Offline Raum Hagen (+1)
Abendprogramm streichen (+1)
Zu viele Getränke eingekauft
Abendessen ohne Besteck (Kostenfaktor)

Clara

Zu viel Fleisch beim Abendessen – lieber ganz veggie (+1)

Florian

Rechnermiete unverhältnismäßig
Keine Orga-Arbeitspakete außerhalb des Orga-Teams (+3)

Frank

Statische Vorstellungsrunde (hinten gedrängt)
Raumtests & Remote-Meetings störten sich
WLAN-Probleme (+1)
Zu wenig USB-Hubs (+1)
Zu viele Teams-Links, zu wenig Dokumentation (+1)

Julia

WLAN-Überlastung
Backup-Mikro für mehrere Speaker:innen
Unklare Technik-Anforderungen an Sessiongeber:innen

Lukas

BYOD-Tech-Setup ineffizient (+2)

Martin

Aussagen wie „zumindest remote“ vermeiden (+1)
Gimbal ruckelig, oft Versatz

Rainer

Fotoshooting störend für Online-/vor-Ort-TN?
Kein Zusatzprogramm zum Get-together nötig

Simon

Kuratierter Track nicht paritätisch besetzt (+1)