Gkc24-Session: Die Psychologie hinter Wissensmanagement und unsere Lösung: kapiro
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| Die Psychologie hinter Wissensmanagement und unsere Lösung: kapiro | |
|---|---|
| Art | Barcamp-Session |
| KnowledgeCamp | KnowledgeCamp 2024 |
| Sessiongebende | Hannah Kast
|
| Datum | 10.10.2024 |
| Zeit | 15:00 bis 15:45 Uhr |
| Sprache | Deutsch |
| Aufzeichnung | YouTube
|
| KI-Unterstützung | GPT-6.1 Sol |
Aus dem Veranstaltungsprogramm
In unserem inspirierenden Impulsvortrag möchten wir die psychologischen Hintergründe von Wissensmanagement in der heutigen dynamischen Arbeitswelt beleuchten. Worauf ist bei Wissensmanagement aus Sicht der Psychologie zu achten? Wir möchten im Anschluss zeigen, wie unser innovatives Tool kapiro dabei hilft, die psychologischen Herausforderungen von Wissensmanagement zu lösen und Wissen nachhaltig zu sichern und optimal zu nutzen. Unser Ziel ist es, euch unsere Lösung vorstellen und aufzuzeigen, dass Wissensmanagement ganz einfach sein kann. Mit kapiro könnt ihr Wissen erfassen, teilen und dauerhaft verfügbar machen. Der Impulsvortrag wird durch eine offene Diskussion ergänzt, in der wir gerne auf eure Fragen und Anmerkungen eingehen.
Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!
Überblick
Hannah Kast erläutert, wie kognitive Belastung, Wahrnehmungsverzerrungen, Lernformen, Motivation und Gruppenzugehörigkeit das Wissensmanagement beeinflussen. Ihre zentrale Aussage: Technische Werkzeuge müssen zur menschlichen Informationsverarbeitung passen; zugleich braucht Wissensteilung eine unterstützende Unternehmenskultur. Als praktische Umsetzung stellt sie kapiro vor, das Wissen in einheitlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen organisiert. Die Diskussion hinterfragt insbesondere die fachliche Qualitätssicherung, die Einbindung in Arbeitsabläufe und die Abgrenzung zu Dokumenten- und Qualitätsmanagement.
Aufbau und Ausgangslage
Kast stellt sich als Psychologin vor, die bei Insert Effect in Sales, Business Development und Product Ownership arbeitet. Zu ihren Schwerpunkten gehören New-Work-Entwicklungen und Knowledge Management. Das Nürnberger Unternehmen entwickelt nach ihrer Darstellung digitale Softwarelösungen mit einem Nachhaltigkeitsfokus.
Nach einer kurzen Produktvorstellung begründet sie den Bedarf an Wissensmanagement. Eine Mentimeter-Abfrage sammelt anschließend Erfahrungen des Publikums. Genannt werden unter anderem Zeitmangel, Schwierigkeiten mit Werkzeugen, mangelnde Akzeptanz bei älteren Mitarbeitenden und grundsätzliche Skepsis.
Der Hauptteil verbindet psychologische Konzepte jeweils mit Gestaltungsprinzipien und Funktionen von kapiro. Er führt von Gedächtnis und kognitiver Belastung über Bestätigungsfehler und multimediales Lernen zu Motivation, psychologischem Eigentum und Gruppenidentitäten. Zwischenfragen und eine abschließende Diskussion ergänzen den Vortrag; daraus entsteht auch eine Live-Demonstration.
Als Ausgangsprobleme nennt Kast:
- Demografischen Wandel: Mit dem Renteneintritt erfahrener Beschäftigter droht personengebundenes Wissen verloren zu gehen.
- Personalwechsel: Häufige Wechsel erschweren Wissenserhalt und verlängern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
- Informationssuche: Kast verweist auf Studien, nach denen Beschäftigte 9,3 Stunden pro Arbeitswoche nach Informationen suchen. Besser verfügbare interne Informationen sollen Suchaufwand und Frustration reduzieren.
Kognitive Belastung: Einfachheit als Gestaltungsprinzip
Kast erklärt die Informationsverarbeitung anhand von sensorischem Gedächtnis, Arbeitsgedächtnis und Langzeitgedächtnis. Entscheidend sei, ob eine aufgenommene Information im Arbeitsgedächtnis verarbeitet werde und anschließend langfristig verfügbar bleibe.
Als Modell begrenzter Verarbeitungskapazität führt sie die „Magical Seven“ an: Das Arbeitsgedächtnis könne nach ihrer Darstellung höchstens sieben Informationseinheiten gleichzeitig berücksichtigen. Dabei konkurriere der eigentliche Lerninhalt mit weiteren Eindrücken. Beim Lesen einer Druckeranleitung könnten beispielsweise Hitze, Nervosität am ersten Arbeitstag, unterschiedliche Schriftarten, zusätzliche Klicks und Informationen in anderen Anwendungen hinzukommen.
Überlastung bedeutet in ihrer Argumentation, dass Inhalte nicht zuverlässig gespeichert werden. Wissensmanagementsysteme sollten deshalb möglichst wenige zusätzliche Anforderungen erzeugen. Kast empfiehlt einfache Darstellung, wenige Ablageorte, schnelle Abläufe und eine geringe Zahl notwendiger Entscheidungen. Schon die Auswahl von Schriftart, Speicherort oder Freigabe könne Aufmerksamkeit beanspruchen.
kapiro setzt dafür auf ein einheitliches Format: Wissen wird ausschließlich als Anleitung mit aufeinanderfolgenden Schritten abgelegt. Wiederkehrende Strukturen sollen sowohl das Erstellen als auch das Lesen erleichtern.
Eine Zwischenfrage betrifft Tageszeit und Ermüdung. Kast bestätigt, dass Aufmerksamkeit und Ablenkbarkeit eine Rolle spielen. Anspruchsvolle Aufgaben in aufmerksamere Phasen zu legen, bezeichnet sie als mögliche Konsequenz.
Bestätigungsfehler und redaktionelle Kontrolle
Der Confirmation Bias, auch Bestätigungsfehler, bezeichnet im Vortrag die Neigung, Informationen zu bevorzugen, die bestehende Überzeugungen stützen. Kast illustriert dies mit einer Anlageentscheidung: Wer vom Erfolg einer Aktie überzeugt sei, könne bestätigende Informationen suchen und Gegenargumente übergehen.
Für Wissensmanagement sieht sie zwei Folgen. Mitarbeitende könnten vor allem Inhalte suchen und teilen, die zu ihren Annahmen passen. Teams und Abteilungen verließen sich dann auf die eigenen Erfahrungen, wodurch Wissenssilos entstünden. Auch Entscheidungsträger könnten bei der Werkzeugauswahl bekannte Lösungen bevorzugen und Alternativen ausblenden.
Als Gegenmaßnahme beschreibt Kast die Redakteursfunktion von kapiro. Erstellte Anleitungen werden vor der Freigabe geprüft. Die dafür zuständigen Personen sollen für Bestätigungsfehler sensibilisiert und geschult werden. Damit konzentriert sich die Kontrolle auf eine bestimmte Rolle, statt das gesamte Team umfassend schulen zu müssen.
Das Publikum fragt nach der fachlichen Prüfung spezialisierten Expertenwissens. Kast nennt Team- oder Abteilungsleitungen als häufige Besetzung, betont aber die freie Rollenwahl. Der Einwand, dass Führungskräfte fachlich zu weit vom Detailwissen entfernt sein können, bleibt damit eine Anforderung an die konkrete Auswahl geeigneter Redakteurinnen und Redakteure.
Multimediales Lernen: Text durch Bilder und Videos ergänzen
Kast stellt multimediales Lernen als weiteren Ansatz zur lernförderlichen Gestaltung vor. Sie verweist auf die Theorie des multimedialen Lernens von Mayer und beschreibt mehrere angesprochene Sinne beziehungsweise Verarbeitungskanäle als hilfreich.
Besonders hebt sie die Verbindung von Wörtern und Bildern hervor. Zum „Picture Superiority Effect“ nennt sie Erinnerungswerte nach drei Tagen: Bei ausschließlich gelesenen Informationen seien es zehn Prozent, mit einem aussagekräftigen Bild 65 Prozent. Diese Zahlen führt sie als Begründung dafür an, Wissensvermittlung nicht auf Text zu beschränken.
Die praktische Empfehlung lautet, unterschiedliche Ausgabeformate anzubieten. In kapiro lassen sich Anleitungen durch Bilder, Videos und PDFs ergänzen. Nach Kasts Darstellung soll dies die Erinnerung unterstützen und Inhalte interessanter machen. Das einheitliche Anleitungsformat bleibt dabei bestehen.
Motivation: Wissensteilung braucht einen erkennbaren Nutzen
Mit der Motivation wechselt der Vortrag von der Werkzeuggestaltung zur tatsächlichen Nutzung. Kast unterscheidet intrinsische Motivation, die aus Interesse an einer Tätigkeit entsteht, und extrinsische Motivation, die auf äußere Anreize gerichtet ist.
Intrinsische Motivation verbindet sie mit langfristiger Leistung, Durchhaltevermögen und psychologischer Gesundheit. Extrinsische Motivation beschreibt sie als kurzfristig leistungssteigernd, aber weniger dauerhaft. Zugleich betont sie, dass Erwerbsarbeit ohnehin äußere Anreize enthält. Für Wissensmanagement empfiehlt sie deshalb eine Mischung mit besonderem Augenmerk auf intrinsische Anteile.
Entscheidungsträger sollen eine Wissenskultur fördern, in der Austausch möglich ist, Mitarbeitende autonom handeln können und den persönlichen Nutzen erkennen. Wissensteilung dürfe nicht nur als Vorteil für das Unternehmen erscheinen.
Für die Einführung von kapiro beschreibt Kast Workshops, insbesondere bei größeren Unternehmen. Diese sollen Mitarbeitende sensibilisieren und die Relevanz des Wissensmanagements verdeutlichen.
Ergänzend nennt sie Anerkennung, Auszeichnungen und Boni. Als Praxisbeispiel berichtet sie von Unternehmen, die das Erstellen einer bestimmten Zahl von Anleitungen in persönliche Zielgespräche aufnehmen. Solche Vereinbarungen dienen als äußerer Nutzungsanreiz.
Psychologisches Eigentum und bewusstes Zurückhalten von Wissen
„Psychological Ownership“ beschreibt Kast als Gefühl, dass einem etwas gehört, auch ohne rechtlichen oder materiellen Besitz. Auf Wissen bezogen kann dieses Gefühl Engagement für einen Themenbereich fördern.
Problematisch werde es, wenn Mitarbeitende ihre Bedeutung für das Unternehmen an exklusives Wissen knüpfen. Die Sorge, nach dessen Weitergabe nicht mehr gebraucht zu werden, könne zu Knowledge Hiding führen: Wissen werde bewusst zurückgehalten, statt anderen zugänglich gemacht.
Kast empfiehlt, Vertrauen aufzubauen, Wissensmanagement in der Unternehmenskultur zu verankern und Mitbestimmung zu ermöglichen. Mitarbeitende sollen Autonomie und Relevanz erfahren, ohne dafür alleinige Wissensträger bleiben zu müssen. Zusätzlich nennt sie äußere Anreize als Möglichkeit, Wissensteilung zu fördern.
Für kapiro formuliert sie Beteiligung als Grundvoraussetzung. Ein Werkzeug allein erzeugt keinen Wissensaustausch; es lebt davon, dass Mitarbeitende ihr Wissen tatsächlich einbringen.
Gruppenidentitäten und Wissenssilos überwinden
Als letzten psychologischen Schwerpunkt behandelt Kast Ingroup und Outgroup. Menschen fühlten sich bestimmten Gruppen zugehörig und grenzten andere ab. Im Unternehmen entsprächen diese Gruppen häufig Teams oder Abteilungen.
Der Ingroup Bias könne dazu führen, Wissen bevorzugt innerhalb der eigenen Gruppe zu teilen. Zwischen Abteilungen entstünden dadurch Barrieren und Wissenssilos.
Kast empfiehlt zunächst interdisziplinäre Projekte. Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg könne neue Gruppenzugehörigkeiten und damit ein Wissensnetz schaffen. Als weitergehendes Ziel beschreibt sie eine gemeinsame Unternehmensidentität, bei der sich Beschäftigte dem gesamten Unternehmen zugehörig fühlen.
kapiro bietet zwar Wissensgruppen zur thematischen oder organisatorischen Zuordnung. Nach Kasts Darstellung bleiben die Anleitungen jedoch für alle Mitarbeitenden zugänglich. „Öffentlich“ meint hier unternehmensintern: Auch Beschäftigte anderer Abteilungen können die Inhalte ansehen.
Diskussion und praktische Demonstration
Struktur, Qualität und Aktualität
In der Diskussion erläutert Kast die Rollen von Nutzenden, Redaktion und Administration. Wissensgruppen können frei benannt werden und beispielsweise IT oder Personal abbilden. Eine Funktion zur Verschlagwortung wird bestätigt.
Zur Aktualität beschreibt sie eine jährliche Wiedervorlage: Anleitungen gehen nach einem Jahr erneut an die Redaktion. Diese prüft, ob Inhalte noch stimmen, gelöscht oder zur Überarbeitung zurückgegeben werden sollen.
Die Demonstration zeigt eine bebilderte Anleitung und das Erstellen eines neuen Eintrags mit Arbeitsschritten und ergänzenden Dateien. Anschließend führt Kast die redaktionelle Prüfung vor: Inhalte können direkt korrigiert, kommentiert, zurückgesendet oder freigegeben werden.
Nutzen, Arbeitsabläufe und Grenzen
Ein Diskussionsbeitrag fragt, ob kapiro lediglich ein weiteres Dokumentenmanagementsystem sei. Kast bezeichnet die bewusste Beschränkung auf einfache Funktionen als entscheidenden Unterschied. Ein anderer Beitrag sieht die besondere Stärke in der Dokumentation von Prozesswissen.
Auch die Nähe zum zentralen Qualitätsmanagement wird angesprochen. Kast hält dagegen am Anspruch eines Wissensmanagementwerkzeugs fest, das Wissen unabhängig von Personalwechseln und Renteneintritten erhält.
Das Publikum thematisiert zudem die Hemmschwelle eigenständiger Dokumentation und die Notwendigkeit persönlicher Interaktion, um implizites Wissen sichtbar zu machen. Die anschließende Demonstration zeigt den Erstellungsablauf, aber keine dialogbasierte Erfassung.
Auf die Frage nach einem zusätzlichen Werkzeug außerhalb bestehender Arbeitsabläufe antwortet Kast, dass kapiro einen abgegrenzten Wissensbereich schaffen solle. Verteilung über mehrere Anwendungen betrachtet sie als Fortsetzung des Suchproblems.
Hosting, Import und Preis
Kast nennt Hetzner und Codecentric als Hostinganbieter; Selbsthosting sei zum Zeitpunkt der Session nicht möglich. Für kritische Infrastruktur beschreibt sie eine gesonderte Serverlösung mit einer 27001-Zertifizierung und Datenhaltung in Deutschland. Die Eignung für ausdrücklich als Verschlusssache eingestufte Daten verneint sie im Gespräch.
Eine automatische Übertragung bestehender Dokumente in Anleitungen befindet sich laut Kast in Entwicklung und ist noch nicht verfügbar. Für Corporate Design nennt sie herunterladbare Anleitungen als möglichen Ansatz, bestätigt jedoch keine fertige Anpassungsfunktion.
Zum Abschluss der Präsentation nennt Kast 35 Euro für sieben Nutzende und fünf Euro für weitere Nutzende sowie monatliche Kündbarkeit. Der übergreifende Anspruch bleibt: möglichst einfache Wissensdokumentation, verbunden mit redaktioneller Qualitätssicherung und einer Kultur gemeinsamer Beteiligung.