gkc: Empfangsbereich
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Der Empfangsbereich ist das erste, was die Teilnehmenden wahrnehmen. Hier erfolgt der Check-In und die Ausgabe der Namensschilder.
Er kann durch ein paar einfache Maßnahmen, dazu beitragen, dass die ankommenden Menschen sich willkommen fühlen und erste Hilfe beim Orientieren erhalten. Auch während der Veranstaltung kann hier ein Ort für allgemeine Fragen sein.
Organisatorisches Set up
- Wegeleitung am Vortag vorbereiten
- Raumbranding anbringen
- Tische und Material (Liste unten) min 15 Minuten vor dem offiziellen Start der Veranstaltung bereit
Vorbereitungsfragen:
- Wie erfolgt der Check-in?
- Wird ein/e Hostess beauftragt?
- Wer besetzt, wann den Empfang? (Starkfrequentierte Phasen auf jeden Fall mitdenken)
- Umgang mit
- Helfer:innen, Speaker:innen, Sponsor:innen - Vorher besprechen
- Nicht bezahlten Tickets, weil Arbeitgeber zu langsam (können diese eingebucht werden? Soll was vermerkt werden?
Namensschilder
- Sollen # oder Ähnliches auf die Namensschilder?
- "Nur" der Vorname - "Wir sind hier per Du"
Material
| Was | Beschreibung & ToDo | ggf. Menge | |
|---|---|---|---|
| Teilnehmendenlisten | Ggf. liegen diese digital vor im Tickettool Pretix vor | ||
| Namensschilder | Textile zum Kleben, für alle Teilnehmenden für beide Tage | TN-Anzahl x 2 | |
| Schreibmaterial | Marker zum Beschreiben der Namensschilder | ||
| Kugelschreiber | |||
| Weitere Stifte, Klebezettel, Schere, Klebestreifen | |||
| Technik | Handy - Geräte der eincheckenden Menschen mit Technik zum Check-In | ||
| Laptop/Tablet - Zum Check-In für Teilnehmende ohne QR Code oder gedrucktes Ticket | 1 | ||
| Brandingmaterial VA Ort/ Räume | Poster - Ausreichende Anzahl für Räume und mit reduzierten Inhalt, stattdessen Raumorientierung | ||
| Außen Sichtbarkeit - Beachflag/Kundenstopper? (Vor der Tür des VA-Ortes) | |||
| Tape (vorher mit dem Ort klären was wo genutzt werden darf) | |||
| Raumschilder - Namen der Räume auf einzelnen DINA 4 Blättern, hängen wir an die Türen | je Raum min 2 (Raumtür + Flur) | ||
| Raumplan (Zur ersten Orientierung für die eintreffenden Teilnehmenden am besten vorabdrucken) | min. 1 - Groß | ||
| QR Codes | Für W-Lan Schlüssel, Sessionboard | Mehrfache Ausdrucke auch für andere Räume | |
| Feedback - Ab Abend Tag 1 aushängen, alle sich verabscheidenden Menschen darauf hinweisen | |||
| Tischaufsteller (Zum Sichtbar machen gedruckten QR-Codes für WLan & Co) | |||
| GFWM - Material | Veröffentlichungen | ||
| Mitgliedsantrag | |||
| Aufkleber |