Gkc25-Session: WIKI anstelle von Dokumenten - Confluence oder Open Source

WIKI anstelle von Dokumenten - Confluence oder Open Source
Art	Barcamp-Session
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2025
Sessiongebende	Karsten Ehms
Datum	23.10.2025
Zeit	17:00 bis 17:45 Uhr
Sprache	Deutsch
Aufzeichnung	YouTube
Im Programm	Programm
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm:

Session

Die Session von Karsten Ehms verbindet einen Erfahrungsaustausch über organisationale Wikis mit einer Argumentation für dauerhaft verlinkbare Informationen. Im Mittelpunkt stehen der Übergang von Dateien zu Seiten, Herausforderungen beim Cloud-Wechsel und die Nachvollziehbarkeit von KI-Antworten. Die Diskussion macht zugleich deutlich, dass technische Verlinkbarkeit weder Qualitätssicherung noch organisatorische Verantwortung ersetzt. Eine konkrete Open-Source-Alternative wird nicht ausgewählt; die Suche nach geeigneten Lösungen und Migrationswegen bleibt offen.

Gliederung und Verlauf der Session

Ehms eröffnet die Session als Austausch und bittet die Teilnehmenden, ihre Wiki-Nutzung anhand einiger Leitfragen vorzustellen: Welches System wird eingesetzt, seit wann besteht es, wie offen ist es innerhalb der Organisation und welche Hauptherausforderung gibt es? Außerdem fragt er, ob der Wechsel vom Arbeiten mit Dokumenten und Dateien zum Arbeiten mit Seiten tatsächlich diskutiert wird oder eher eine abstrakte Betrachtung bleibt.

Die ausführliche Vorstellungsrunde umfasst Erfahrungen aus Unternehmen, Agenturen, dem öffentlichen Sektor und sicherheitsbezogenen Arbeitsbereichen. Anschließend entwickelt Ehms seine Argumentation: Nicht ein bestimmtes Produkt, sondern Hypertext und robuste Verweise bilden für ihn den entscheidenden Fortschritt gegenüber verbreiteten dokumentenzentrierten Arbeitsweisen.

Die anschließende Diskussion prüft diese Position an konkreten Anforderungen. Dazu gehören kleinteilige Inhaltsbausteine, verbindliche Vorschriften, Qualitätssicherung und Nachweisführung. Zum Abschluss schlägt Ehms mit einem Verweis auf Nonakas „Hypertext Organisation“ einen Bogen zum Wissensmanagement und lädt zur Fortsetzung des Austauschs ein.

Wiki-Landschaften zwischen Offenheit und Fragmentierung

Die Erfahrungsberichte zeigen sehr unterschiedliche Einsatzformen von Confluence und SharePoint. Ehms berichtet von einer seit 2008 bestehenden großen Confluence-Instanz bei Siemens, deren Seiten überwiegend offen zugänglich seien. Diese Offenheit ist für ihn ein wesentliches Merkmal des Systems.

Andere Organisationen arbeiten mit geschlossenen Wikis, die ausschließlich Mitarbeitenden zugänglich sind. Eine Agentur nutzt Confluence sowohl als internes Intranet als auch zur Projektdokumentation mit Kundenzugriff. Ein Technologieunternehmen organisiert Inhalte über Bereiche für Abteilungen, Projekte und teilweise Produkte. Im technischen Bereich sei vieles offen, während Verwaltungsinhalte gezielt abgeschirmt würden.

Dem stehen Berichte über fragmentierte Informationslandschaften gegenüber. Ein kommunales Unternehmen beschreibt seine SharePoint-Umgebung als ausgeprägten Wildwuchs mit rund 12.000 Datensilos, Berechtigungsproblemen und schwachen Verlinkungen. Ein Online-Beitrag schildert, wie die ursprüngliche Idee einer verwaltungsweit offenen Plattform an Entscheidungen der Führungsebene scheiterte. Informationen seien inzwischen auf Intranet-Seiten, Dokumente, Clouds und SharePoint verteilt.

Damit wird Offenheit nicht nur als Produkteigenschaft behandelt. Sie hängt auch von Rollen, Berechtigungen und organisatorischen Entscheidungen ab. Ein Wiki kann gemeinsames Wissen zugänglich machen, aber ebenso in voneinander abgegrenzte Arbeitsbereiche zerfallen.

Cloud-Wechsel, Abhängigkeiten und fehlende Migrationswege

Mehrere Teilnehmende benennen die im Austausch wiederholt mit 2029 verbundene Veränderung des Confluence-Betriebs als drängende Herausforderung. Die damit verbundenen Sorgen unterscheiden sich jedoch deutlich.

Für Ehms stellt sich die Frage, ob das offene Siemens-Setup überhaupt in eine Cloud übertragen werden kann. Hinzu kommen Kosten und die Frage, welche Abhängigkeiten eine solche Entscheidung erzeugt. Aus dem Behördenumfeld wird berichtet, dass Cloud-Nutzung derzeit keine Option sei. Zugleich bestehe der Wunsch nach einer gemeinsamen, nicht weiter fragmentierten Lösung für große Nutzergruppen.

Ein Technologieunternehmen beschreibt ein anderes Hindernis: Die Zahlungsbereitschaft für eine Cloud-Lösung sei vorhanden, doch die stark angepasste Confluence-Installation lasse sich nicht ohne Weiteres migrieren. Individuelle Anpassungen, Plugins und die Verbindung mit Jira erschwerten den Wechsel. Gesucht werde deshalb ein Wiki, das auch Migrationspfade für verbreitete Erweiterungen unterstützt.

Auch SharePoint wird unterschiedlich bewertet. Ein Agenturbeitrag hebt positive Erfahrungen mit Seiten und SharePoint Agents hervor. Demgegenüber beschreibt ein Teilnehmer aus dem Verteidigungsministerium einen stark eingeschränkten lokalen Betrieb, in dem die gewünschten Funktionen kaum nutzbar seien. Eine allgemein überzeugende Musterlösung ergibt sich daraus nicht.

Für Ehms gehört die Qualität der Verlinkung ausdrücklich zu den Kriterien einer Migration. Er fragt deshalb, welche Wiki-Systeme besonders robuste Links bieten. Die Session liefert dazu keine abschließende Produktempfehlung.

Robuste URLs als zentrale Begründung für Seiten

Ehms’ Hauptargument für den Wechsel von Dokumenten zu Seiten ist die Beständigkeit der Referenzen. Eine Information soll unter derselben Adresse auffindbar bleiben, auch wenn sie überarbeitet oder anders benannt wird. Als Beispiel nennt er eine Weisung, auf deren gültigen Inhalt dauerhaft verwiesen werden können sollte.

Seine Kritik richtet sich besonders gegen die beobachtete Praxis des Umgangs mit Dateien. Dokumente würden umbenannt, verschoben und durch weitere Fassungen ergänzt. Dateinamen wie „Final Draft“ oder kommentierte Varianten ersetzten dabei häufig eine verlässliche Versionsverwaltung. Namenskonventionen hätten nach seiner Erfahrung in der Breite keine stabilen Referenzen hergestellt.

Ein Einwand aus der Runde lautet, dass Dokumentenmanagementsysteme durchaus eine feste Kennung und eine jeweils aktuelle Version bereitstellen können. Ehms erkennt diese Möglichkeit an, hält sie aber in der von ihm beobachteten Unternehmenspraxis für wenig verbreitet.

URLs behandelt er deshalb nicht als nebensächliches technisches Detail. Ihr Verständnis gehöre nahezu zur digitalen Grundbildung: Wer einen Verweis öffnet, müsse erwarten können, dort auch später noch die gemeinte Information zu finden. Brechende Verknüpfungen beeinträchtigten die Vernetzung des Wissens und verursachten ineffiziente Arbeit.

Confluence bewertet Ehms hier positiv. Bei einer Umbenennung bleibe die Referenz erhalten. Weiterleitungen anderer Systeme seien zwar besser als verlorene Links, könnten aber bei wiederholten Änderungen zusätzliche Umwege erzeugen. Sein Maßstab ist somit weniger der Produktname als die Verlässlichkeit der Verweise.

KI-Antworten brauchen nachvollziehbare Quellen

Mit KI gewinnt dieses Argument für Ehms zusätzliches Gewicht. Sprachmodelle können Informationen zusammenfassen, ihre Antworten aber weiterhin Fehler enthalten. Entscheidend sei deshalb die Möglichkeit, von einer Antwort zur zugrunde liegenden Quelle zurückzukehren.

Dabei gehe es nicht nur darum, eine einzelne Fundstelle zu öffnen. Nutzende müssten bei Bedarf auch den Zusammenhang prüfen können: Was steht vor oder nach der betreffenden Aussage? Ehms hält einen bloßen Verweis auf eine Seite innerhalb eines umfangreichen PDFs dafür nicht für ausreichend.

Ein Teilnehmer aus dem Verteidigungsministerium veranschaulicht den Bedarf mit rund 3.800 aktiven Vorschriften und Regelungen sowie etwa 8.000 technischen Vorschriften. Er berichtet von dem Versuch, eine RAG-basierte Lösung auf Grundlage der aktuell gehaltenen PDF-Dokumente aufzubauen. Sie soll Soldatinnen und Soldaten helfen, die für ihren täglichen Dienst relevanten Informationen zu erfassen.

Ehms greift daran insbesondere die Bedeutung von Authentizität und gültigen Referenzen auf. Die Frage, wie eine solche Lösung zugleich alle organisatorischen und rechtlichen Anforderungen erfüllen kann, wird jedoch nicht beantwortet. Die Diskussion bleibt bei der Anforderung, dass KI-gestützte Erschließung auf nachvollziehbare, gültige Quellen zurückführen muss.

Kleinere Informationseinheiten und verständliche Verweise

Ein Beitrag erweitert die Gegenüberstellung von Dokumenten und Wiki-Seiten um kleinere Inhaltsbausteine. Genannt werden Kanban-Boards, Textbausteine und Checklisten, etwa in Microsoft Loop. Solche Einheiten hätten eigene URLs und könnten eingebettet oder geteilt werden.

Das geschilderte Problem: Trotz vorhandener Adressen wüssten Nutzende häufig nicht, wo ein Baustein liege. Die URLs seien für Menschen schwer zu interpretieren. Eine technische Referenz allein schafft demnach noch keine verständliche Orientierung.

Ehms verbindet dies mit der Granularität von Wiki-Inhalten. Auch eine Wiki-Seite könne so lang werden, dass sie ausgedruckt ungefähr 50 Seiten umfasse. Dann sei nicht unbedingt die gesamte Seite die sinnvollste Bezugseinheit. Für gezielten Zugriff und KI-gestützte Nutzung könne ein Verweis auf einen bestimmten Absatz erforderlich sein.

Der Übergang zu Seiten bedeutet für ihn daher auch, Informationen in kleinere, gezielter referenzierbare Einheiten zu gliedern. Er räumt ein, dass Confluence in dieser Hinsicht ebenfalls nicht vollständig zu Ende gedacht sei.

Qualität, Verbindlichkeit und Pflegeverantwortung

Die Vorstellungsrunde zeigt, dass viele Herausforderungen nicht technischer Natur sind. Ein Teilnehmer aus dem öffentlichen Sektor berichtet von einem zunächst kaum genutzten Wiki und einem späteren, gemeinsam mit zwei Lehrstühlen der Universität Regensburg entwickelten Wissensmanagement. Das aktuelle geschlossene System habe inzwischen eine Million Seitenaufrufe erreicht.

Seine zentrale Frage betrifft die Unterscheidung zwischen verbindlichem Weisungswissen und veränderbarem Erfahrungswissen. Mitarbeitende sollten nicht nur Top-down-Informationen empfangen, sondern auch praktische Probleme und eigenes Wissen einbringen. Gleichzeitig müsse erkennbar sein, welchen Status und welche Qualität ein Inhalt besitzt.

Andere Beiträge nennen konkrete Pflegeansätze:

Eine stark gewachsene Agentur kennzeichnet bei Richtlinien, wann zuletzt geprüft wurde, ob der Inhalt noch gültig ist.
Bei Uni-Assist prüft ein Confluence-Team die Aktualität und bearbeitet die Zusammenführung beziehungsweise Ordnung vieler Seiten.
Ehms nennt Tags als einfache Möglichkeit, gültige und ungültige Inhalte zu kennzeichnen.

Zugleich warnt Ehms vor der Vorstellung, ein Wiki entwickle und pflege sich von selbst. Die eigentliche Idee sei, dass diejenigen, die mit Inhalten arbeiten, diese auch pflegen. Die offene Frage nach einer skalierbaren, erkennbaren Qualitätssicherung wird in der Session nicht abschließend gelöst.

Grenzen der Wiki-Argumentation und organisatorischer Ausblick

Ein Diskussionsbeitrag unterscheidet zwischen lebenden Informationen, Dokumenten und Nachweisführung. Dokumentenmanagement müsse gegebenenfalls auch Aufbewahrung, Unveränderlichkeit und Vernichtung gewährleisten. Der Teilnehmer bezweifelt, dass Wikis sämtliche dieser Aufgaben übernehmen können, und warnt davor, unterschiedliche Anforderungen mit nur einem Werkzeug bearbeiten zu wollen.

Ehms präzisiert daraufhin, dass er vor allem für Hypertext und Hyperlinks argumentiere, nicht für ein einzelnes Wiki-Produkt. Die Nachverfolgung von Änderungen funktioniere in Wikis nach seiner Erfahrung häufig besser als bei hochgeladenen Dokumenten. Als weiteren Diskussionspunkt führt er den Begriff der dokumentierten Information in ISO-Normen an.

Zum Abschluss verweist Ehms auf Nonakas Darstellung einer „Hypertext Organisation“ aus dem Jahr 1994. Er liest sie als Verbindung zwischen zugänglichem Wissen, Vernetzung und organisatorischer Veränderung. Robuste Verknüpfungen zwischen Informationen, Personen und Dokumenten sind damit für ihn mehr als eine technische Funktion.

Die Session endet ohne Systementscheidung. Als Argumentationshilfe für Gespräche mit Entscheiderinnen und Entscheidern empfiehlt Ehms, die Bedeutung dauerhafter, verständlicher Verweise zu erklären. Den offenen Fragen zu Qualität, Migration und organisatorischer Gestaltung soll im weiteren Austausch nachgegangen werden.