Gkc24-Vortrag: Expertise finden und erhalten – Erfahrungen aus zwei Jahrzehnten

Expertise finden und erhalten – Erfahrungen aus zwei Jahrzehnten
Art	Vortrag
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Speaker*in	Lothar Maier, Dr. Karsten Ehms
Organisation	Bosch / Siemens
Track	Kuratierter Track Wirtschaft
Datum	11.10.2024
Zeit	14:00 bis 14:45 Uhr
Aufzeichnung	YouTube
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm

In der Session werden wir versuchen, zu vermitteln, wie ein Wissensmanagement-Klassiker, die Nutzung von Expertenwissen, adressiert werden kann. Wir werden Unterschiede und Gemeinsamkeiten aus zwei Mischkonzernen darstellen und können persönlich dabei sowohl auf gereiftes Erfahrungswissen als auch auf eine wissenschaftliche Begleitstudie zurückgreifen.

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Der Vortrag behandelt die Frage, wie Unternehmen Expertise sichtbar machen, zugänglich halten und über personelle Veränderungen hinweg erhalten können. Im Mittelpunkt steht die Bosch Experts Organization (BEO), deren Entwicklung Lothar Maier über einen Zeitraum von 28 Jahren beschreibt. Sie verbindet benannte Fachleute, selbstorganisierte Communities und strategisch ausgestattete Kompetenzzentren mit einer gemeinsamen Taxonomie.

Deutlich wird, dass eine Expertendatenbank allein nicht ausreicht. Entscheidend sind auch die Zustimmung der Führungskräfte, Freiräume für bereichsübergreifenden Austausch, aktuelle Daten und Möglichkeiten zum direkten Kontakt. Die Diskussion ergänzt den Vortrag um Fragen zur organisatorischen Betreuung, zur Wissensbewahrung und zum Umgang mit nicht mehr aktiven Communities.

Aufbau und fachlicher Rahmen

Dr. Karsten Ehms eröffnet die Session mit einem Modell zur Unterstützung von Experten. Es stammt aus einer gemeinsam mit Michael Koch und Alexander Richter erarbeiteten Fallstudie, die sich, wie Ehms erläutert, auf Bosch bezog. Das Modell unterscheidet drei Aufgaben: Experten suchen und finden, ihre Profile beziehungsweise Benennungen pflegen und den direkten Austausch ermöglichen.

Anschließend problematisiert Ehms den Expertenbegriff. Fachausbildung, überdurchschnittliche Fähigkeiten, langjährige Erfahrung und intensive Übung können als Kriterien dienen. Die von ihm angesprochenen Größenordnungen von zehn Jahren Erfahrung beziehungsweise 10.000 Stunden Übung stehen neben einer organisatorischen Definition: Eine Person kann auch dadurch zum Experten werden, dass die Organisation sie entsprechend benennt.

Maier stellt zunächst Bosch und die BEO vor. Danach erläutert er deren Entwicklung, den Expertenlebenszyklus, den Benennungsprozess, die Pflege der Einträge und verschiedene Suchmöglichkeiten. Den Abschluss bildet eine Fragerunde. Der dokumentierte Schwerpunkt liegt auf Bosch; ein ausführlicher Vergleich mit Siemens erfolgt im Transkript nicht.

Expertise in einem großen, vielfältigen Unternehmen

Maier beschreibt Bosch als Mischkonzern mit Tätigkeiten in Automobiltechnik, Industrietechnik, Energie- und Haustechnologie sowie Konsumgütern. Für das Vorjahr nennt er knapp 430.000 Beschäftigte weltweit in 60 Ländern, darunter 90.000 Entwicklerinnen und Entwickler.

Diese Größenordnung erklärt die Ausgangsfrage: Wie lässt sich das bereits vorhandene Wissen im Unternehmen erreichen? Bevor für Grundlagenwissen externe Stellen angesprochen werden, könnte intern bereits eine geeignete Person vorhanden sein. Zugleich erschwert die föderale Struktur den Austausch zwischen Geschäftsbereichen. Expertise aus dem Automobilbereich kann beispielsweise auch für Haushaltsgeräte relevant sein, ohne dass die Beteiligten voneinander wissen.

Das Ziel der BEO ist deshalb Transparenz darüber, wer was weiß. Die ursprüngliche Idee eines internen Expertenverzeichnisses nach dem Prinzip der „Yellow Pages“ wurde dafür zu einer umfassenderen Organisationsstruktur ausgebaut.

Vier Elemente der Bosch Experts Organization

Die BEO verbindet vier Elemente mit unterschiedlichen Aufgaben:

Benannte Experten: Rund 4.000 Personen sind gelistet. Sie besitzen ein Mandat ihrer Vorgesetzten, bereichsübergreifend als Experten tätig zu werden. Ihre Kennzeichnung wird auch in anderen Systemen sichtbar gemacht.
Communities of Practice: Selbstorganisierte Gruppen bearbeiten Themen aus eigener Motivation. Sie tauschen sich aus und erstellen beispielsweise Schulungen, Best Practices oder Dokumente zu bevorzugten Lieferanten und Maschinen.
Centers of Competence: Diese Organisationen werden für strategische Themen gegründet und erhalten Budget sowie personelle Kapazitäten. Ihre Mandate können Eingriffe in Prozesse oder ein Veto ermöglichen.
Taxonomie: Eine gemeinsame hierarchische Struktur ordnet Experten und Aktivitäten nach Themen und schafft zusätzliche Zugänge zur Suche.

Maier betont, dass selbstorganisierte Communities allein nicht für alle Aufgaben ausreichen. Für strategische Themen braucht es auch verbindlich ausgestattete Strukturen. Als Beispiel nennt er ein Center of Competence für Kunststofftechnik, das über mehrere Geschäftsbereiche hinweg wirken soll.

Die BEO unterstützt etwa 200 Communities und 21 boschweite Centers of Competence direkt. Diese bilden nur einen Teil der Unternehmenslandschaft: Im Social-Collaboration-Umfeld existieren laut Vortrag etwa 30.000 Communities; Geschäftsbereiche unterhalten außerdem eigene vergleichbare Strukturen.

Langfristige Entwicklung und Expertenlebenszyklus

Die Organisation entstand 1996 aus einer Bottom-up-Initiative. Beschäftigte mit ähnlichen Problemen gründeten einen Arbeitskreis und begannen, eine Expertenliste zu führen. Später erhielt das Netzwerk Unterstützung des Managements und wurde um weitere Bereiche erweitert. Aus den zunächst so bezeichneten Kompetenznetzwerken entstand schließlich die Bosch Experts Organization.

Wichtige Entwicklungsschritte waren die Digitalisierung der Benennung, die Einführung von Expert Debriefing und Centers of Competence sowie der Aufbau der Taxonomie. Letztere wird auch in andere Systeme exportiert, etwa zur Klassifikation von Fertigungsprozessen, Innovationen sowie Gesetzen und Regularien.

Maier ordnet die Unterstützung in einen vereinfachten Expertenlebenszyklus ein: Auf den Erwerb von Basiswissen folgen Erfahrungswissen, Benennung, aktive Tätigkeit und schließlich Rückzug oder Ausscheiden. Die BEO konzentriert sich dabei auf Benennung, Suche und Expert Debriefing.

Ausbildung, Mentoring, Akademien und Weiterbildung werden dagegen durch andere Teile der Bosch-Organisation getragen. Auch die Möglichkeit, ehemalige Beschäftigte über Bosch Management Support für Projekte zurückzuholen, gehört nicht zur direkten BEO-Unterstützung. Weiterbildung bleibt dennoch wesentlich, damit einmal erworbene Expertise erhalten bleibt.

Benennung: Relevanz, Zustimmung und Freiraum

Bei Bosch ist nach Maiers Darstellung Experte oder Expertin, wer Bosch-relevantes Wissen besitzt. Hierarchie, Rolle und formale Qualifikation sind dafür keine grundsätzlichen Voraussetzungen.

Für die Benennung gibt es mehrere Wege: Beschäftigte können sich selbst oder andere vorschlagen. Daneben wird bestimmten Gruppen, etwa Fachreferenten und Absolventen interner Akademien, eine Eintragung empfohlen. Rollenbezogene Benennungen betreffen beispielsweise Leitungen von Centers of Competence. Auch dokumentierte Tätigkeiten in externen Gremien, Konsortien und Verbänden werden genutzt, um Expertise sichtbar zu machen.

Der digitale Prozess ersetzt eine früher papiergestützte Abwicklung über lokale Ansprechpartner. Nach einem Vorschlag erhält die betreffende Person eine Benachrichtigung, bespricht die Benennung mit ihrer Führungskraft und korrigiert oder ergänzt den Eintrag. Anschließend bestätigt die Führungskraft die Angaben im Vier-Augen-Prinzip. Erst nach beider Zustimmung wird der Eintrag veröffentlicht und an weitere Systeme übergeben.

Die Beteiligung der Führungskraft dient sowohl der Bestätigung als auch der praktischen Absicherung des Mandats. Bosch empfiehlt für die bereichsübergreifende Expertentätigkeit einen Freiraum von ungefähr zehn Prozent der Arbeitszeit beziehungsweise zwei Tagen pro Monat. Dieser kann individuell vereinbart werden und bezieht sich auf die Person, nicht auf jede einzelne Expertise.

Austausch ermöglichen, Aufwand begrenzen

Der Wissenstransfer soll nach Maiers Darstellung auf Gegenseitigkeit beruhen. Experten geben nicht nur Wissen weiter, sondern können durch Anfragen selbst lernen und neue Anregungen erhalten.

Jeder Beschäftigte kann einen Bosch-Experten über die verfügbaren Kommunikationskanäle kontaktieren. Daraus entsteht jedoch keine Verpflichtung zur sofortigen Unterstützung. Bei fehlender Kapazität kann die angefragte Person einen späteren Termin anbieten oder auf andere Fachleute verweisen.

Für den Aufwand beschreibt Maier abgestufte Rahmenbedingungen:

Bis zu einem halben Personentag beziehungsweise vier Stunden kann Unterstützung unkompliziert erfolgen.
Bei größerem Aufwand soll die Führungskraft einbezogen werden; eine Kostenverrechnung ist zunächst nicht vorgesehen.
Bei mehr als zwei Tagen, etwa für längere Projektunterstützung oder eine Taskforce, empfiehlt Bosch eine Kostenverrechnung.

Damit verbindet das Modell einen möglichst offenen Austausch mit einer Grenze zwischen kurzer Beratung und umfangreicher Mitarbeit.

Aktuelle Einträge und mehrere Suchzugänge

Ein Experteneintrag enthält Kontaktdaten, thematische Zuordnungen und einen Freitext. Die Taxonomie umfasst etwa 6.500 hierarchisch geordnete Begriffe. Der Freitext ermöglicht zusätzliche Präzisierungen, etwa die Beschränkung auf einen bestimmten Teilaspekt.

Gesucht werden kann über Volltext, verlinkte Themenbegriffe und die Hierarchie der Taxonomie. Wenn für ein enges Thema kein Experte vorhanden ist, können benachbarte oder übergeordnete Themen weiterhelfen. Filter nach Geschäftsbereich, Standort und Land ergänzen diese Zugänge.

Die Aktualität der Daten wird durch regelmäßige Abgleiche mit dem Active Directory unterstützt. Ändern sich Abteilung oder Kostenstelle, werden die Betroffenen aufgefordert, ihre Expertise zu prüfen und den Eintrag gegebenenfalls zu aktualisieren oder zu löschen. Kontaktdaten werden im Hintergrund aktualisiert. Ob sich die tatsächliche Tätigkeit geändert hat, lässt sich aus einer organisatorischen Änderung jedoch nicht automatisch ableiten.

Auch neue Führungskräfte werden einbezogen, weil deren Zustimmung den Freiraum für die Expertentätigkeit absichert. Neben der BEO-Plattform stehen Suchmöglichkeiten in der Enterprise Search, im Social-Collaboration-Tool und über eine mobile App bereit. Ein interaktiver Leitfaden hilft zusätzlich bei der Suche über unterschiedliche Informationsquellen hinweg.

Versteckte Expertise über Beiträge entdecken

Die Suche beschränkt sich nicht auf benannte Experten. Bosch Expertise Search verbindet deren Daten mit Informationen aus dem Social-Collaboration-System. Dort nennt Maier rund 398.000 Beschäftigtenprofile, die allerdings nicht alle ausgefüllt sind.

Beiträge wie Blogs, Wikis und Kommentare werden als Hinweise auf thematische Aktivitäten zusammengeführt. Suchende können die zugrunde liegende Evidenz betrachten und entscheiden, wen sie kontaktieren möchten. Damit unterscheidet sich dieser Zugang von der Suche nach bereits bestätigten Experten.

Als weitere mögliche Quellen nennt Maier rund 40.000 Forschungsberichte, Lessons Learned sowie etwa 3.500 Abschlussberichte aus Deutschland. Ihre Einbindung beschreibt er als geplante Erweiterung. Bei Abschlussarbeiten ist zudem zu beachten, dass die Verfassenden möglicherweise nicht mehr im Unternehmen tätig sind.

Wissensbewahrung und organisatorische Betreuung

In der Fragerunde erklärt Maier, dass die zentrale Betreuung meist durch zwei Personen erfolgte; zum Vortragszeitpunkt arbeitet er allein. Plattformbetrieb und weitere Systeme werden durch einen Dienstleister beziehungsweise andere Abteilungen unterstützt. Seine Aufgabe als Application Owner liegt in strategischer Ausrichtung und Schnittstellen, während der Product Owner den Toolbetrieb verantwortet.

Communities erhalten Hilfe bei Gründung, Vernetzung, Moderation und Community Management. Bei Centers of Competence umfasst die Unterstützung unter anderem Geschäftsordnung, Finanzierungsplan, Steuerkreis und Kontakte zu möglichen Beteiligten.

Für die Wissensbewahrung nennt Maier Wissenstandems, Mentoring, Reverse Mentoring, Schulungen, Akademien, Brown-Bag-Meetings und digitale Beiträge. Expert Debriefing beschreibt er als kurzfristigen Auffangprozess, wenn jemand bald ausscheidet. Es ist nicht verpflichtend; die Geschäftsbereiche verfolgen unterschiedliche Vorgehensweisen.

Bei inaktiven Communities werden Verantwortliche nach weiteren Aktivitäten gefragt. Die Community kann gelöscht oder auf Wunsch archiviert werden. Inhalte ausgeschiedener Beschäftigter bleiben im Social-Collaboration-Raum laut Maier erhalten, werden jedoch anonymisiert. Seine abschließende Einschätzung zur Wissenslandschaft lautet: „An Wissen mangelt es eigentlich nicht, nur das Finden ist dann eher das Problem.“