Gkc24-Session: Projekt-Einblicke: vom geschlossenen zum offenen Wiki – mehr Partizipation, weniger Silos

Projekt-Einblicke: vom geschlossenen zum offenen Wiki – mehr Partizipation, weniger Silos
Art	Barcamp-Session
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Sessiongebende	Martin Harnisch
Datum	11.10.2024
Zeit	11:00 bis 11:45 Uhr
Sprache	Deutsch
Aufzeichnung	YouTube
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm

Ich leite derzeit ein Projekt, welches das 18 Jahre alte Firmenwiki (Confluence) eines kommunalen IT-Servicedienstleisters durch ein neues System (BlueSpice) ersetzt. Dabei wird nicht nur das technische System ausgetauscht, sondern auch die Arbeitsweise grundlegend verändert. Die größte Umstellung besteht in der Aufhebung der über die Jahre entstandenen Zugriffsrestriktionen bzw. der Einführung einer offenen Wiki-Kultur nach dem Prinzip: „Alle dürfen alles lesen und dazu beitragen“. In dieser Session möchte ich zunächst einen kurzen Einblick in das Projekt geben und anschließend in eine offene Fragerunde und Diskussion übergehen.

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Martin Harnisch berichtet über die Ablösung eines langjährig genutzten Confluence-Wikis durch BlueSpice bei einem kommunalen IT-Dienstleister. Aus der zunächst technischen Migration wird ein Veränderungsprojekt: Geschlossene Organisationsbereiche sollen einem weitgehend offenen, thematisch erschlossenen Wiki weichen. Freiwillige Beteiligung, gemeinschaftliche Inhaltspflege und ein Wiki-Gardening-Team bilden dafür wesentliche Grundlagen. Die anschließende Diskussion behandelt unter anderem Zugriffsrechte, Suche, Kosten und die dauerhafte Aktualität der Inhalte. Zum Zeitpunkt der Session steht der Go-live noch aus.

Aufbau der Session

Harnisch beginnt mit dem Unternehmen, dem Projektauftrag und den Gründen für den Systemwechsel. Anschließend beschreibt er die gewachsene Struktur des bisherigen Wikis und stellt das neue Konzept vor: offene Zugriffsrechte, flachere Navigation und unterstützende Pflegeaufgaben. Danach erläutert er die freiwillige Pilotierung und die Vorbereitung der bestehenden Inhalte.

Der zweite Teil ist eine offene Fragerunde mit Teilnehmenden im Raum und online. Sie vertieft technische und organisatorische Fragen und macht insbesondere die Spannung zwischen gemeinsamer Verantwortung und verlässlicher Aktualisierung sichtbar.

Ausgangspunkt: ein technischer Wechsel mit organisatorischen Folgen

Harnisch leitet das Projekt bei der SIS/KSM, die er als Schweriner IT- und Servicegesellschaft vorstellt. Das Unternehmen hat rund 250 Mitarbeitende und betreut die IT von Kommunen in der Umgebung. Als er Mitte 2023 ins Unternehmen kommt, steht die Abkehr von Confluence bereits fest; die Ausschreibung läuft noch. Im weiteren Verlauf des Jahres fällt die Entscheidung für BlueSpice, das er als auf MediaWiki basierendes Enterprise-Wiki beschreibt.

Für den Wechsel nennt er zwei Gründe. Einerseits seien die Kosten für Confluence gestiegen. Andererseits habe das unternehmenseigene Informationssicherheitsmanagement gemeinsam mit dem Datenschutz geprüft, ob die angestrebte Cloud-Nutzung möglich sei, und dies verneint. Harnisch hat diese Prüfung nicht selbst vorgenommen und erläutert ihre Einzelgründe nicht. In der Schlussdiskussion bekräftigt er, dass diese Einschätzung ausschlaggebend war.

Der ursprüngliche Auftrag lautet, das Unternehmen technisch von einem System zum anderen zu führen. Allerdings enthält das seit 18 Jahren bestehende Wiki rund 8.000 Seiten. Der Wechsel erfordert deshalb mehr als Installation und Abschaltung: Auch die gewachsene Informationsorganisation wird zum Gegenstand des Projekts.

Geschlossene Bereiche erzeugen Wissenssilos und Redundanzen

Im bisherigen Wiki erhalten Organisationseinheiten eigene Bereiche, in Confluence „Spaces“ genannt. Diese sind standardmäßig geschlossen. Üblicherweise können nur die zugehörigen Mitarbeitenden lesen und bearbeiten; teilweise ist selbst die Bearbeitung weiter eingeschränkt.

Zum Ende bestehen nach Harnischs Schätzung noch etwa 14 bis 15 genutzte Bereiche. Die Abschottung begünstigt Mehrfachdokumentation: Wer administrative Zugriffsrechte hat, kann zu einer Anwendung mehrere Seiten in unterschiedlichen Bereichen finden. Werden Bereiche später geöffnet, entstehen Fragen danach, welche Beschreibung aktuell ist und wo Ergänzungen hingehören.

Neben den Berechtigungen prägt auch die Darstellung die Nutzung. Mitarbeitende können sich dauerhaft im Bereich ihres Teams bewegen und diesen als das gesamte Wiki wahrnehmen. Andere Wissensbestände bleiben dadurch außerhalb ihres Blickfelds.

Hinzu kommt eine tief verschachtelte Seitenhierarchie. Unter einer übergeordneten Seite liegen Anwendungsseiten, darunter weitere Unterseiten und häufig gleichnamige Seiten wie „Anleitung“. Solche Titel sind innerhalb ihres jeweiligen Pfades verständlich, helfen bei einer bereichsübergreifenden Suche aber nur begrenzt. Harnisch verbindet die Kritik an Zugriffssilos deshalb mit einer Kritik an der bisherigen Orientierung über Organisationszugehörigkeit und Seitenbäume.

Offenheit als Grundprinzip – mit einer Sicherheitsausnahme

Die Vision des neuen Wikis ist bewusst einfach: Alle Mitarbeitenden sollen sich zu allen Themen ihres Arbeitskontexts informieren und zu diesen Informationen beitragen können. Dazu gehören sowohl Lese- als auch Schreibrechte ohne vorherige Einzelbeantragung.

Harnisch erläutert dies am Beispiel der unternehmensinternen „Vorgangstabelle“. Wer den Begriff in einem Gespräch hört, soll ihn nachschlagen können. Fehlt eine Erklärung, soll die Person selbst eine Seite anlegen und zunächst auch nur einen kurzen Satz beitragen dürfen. Beteiligung setzt damit nicht voraus, bereits eine vollständige Dokumentation liefern zu können.

Eine Ausnahme betrifft sicherheitsrelevante Informationen zur IT-Infrastruktur, etwa Firewall-Einstellungen. Diese bleiben auf Entscheidung des Unternehmens nur dem Personenkreis zugänglich, der sie benötigt. Das neue Konzept umfasst somit einen großen offenen Bereich und einen gesonderten geschützten Bereich.

In der Diskussion über interne Teamregeln unterscheidet Harnisch zwischen fehlendem allgemeinem Interesse und tatsächlichem Schutzbedarf:

„Muss das nicht jeder sehen oder darf das nicht jeder sehen?“

Dass Informationen hauptsächlich ein Team betreffen, ist für ihn allein kein Grund zur Abschottung. Einblick in die Arbeitsorganisation anderer könne Lernen, Übernahme hilfreicher Praktiken und Austausch ermöglichen.

Themen statt Organisationsbaum

Das neue Wiki verzichtet auf Organisationsbereiche als zentrale Navigationsstruktur. Informationen sollen über Suchbegriffe, Kategorien und Verlinkungen zwischen Seiten auffindbar werden. Ausgangspunkt ist damit ein Thema wie „Vergabe“, nicht die eigene Abteilung.

Portale oder Startseiten für bestimmte Arbeitsbereiche bleiben möglich. Sie sollen jedoch nicht wieder zum ausschließlichen Zugang zu Informationen werden. Die Seitenstruktur wird insgesamt flacher.

Ein Teilnehmer weist auf die damit verbundenen Anforderungen hin: Menschen, die an Ordnerstrukturen gewöhnt sind, könnten Hierarchien vermissen. Außerdem müsse die Verlinkung zwischen Seiten bewusst hergestellt werden, wenn die bisherige automatische Navigation entfalle. Kategorien und Themenportale werden in der Diskussion als ergänzende Orientierungsmöglichkeiten angesprochen.

Freiwillige Pilotierung und Vorbereitung der Inhalte

Harnisch empfiehlt, das neue Wiki vor der Einführung zu pilotieren. Anders als bei früheren Projekten des Unternehmens werden die Teilnehmenden nicht nach Organisationseinheiten bestimmt. Stattdessen fragt er über interne Kommunikationswege nach freiwilliger Mitarbeit.

Entscheidend ist für ihn das Interesse, etwas zu verbessern, nicht vorhandene Wiki-Erfahrung. Bei rund 250 Mitarbeitenden melden sich 23 Personen; erwartet hatte er zunächst etwa zehn bis fünfzehn. Dass einige später weniger aktiv sind, bewertet er als akzeptabel.

Für die Pilotierung werden 30 Aufgabenpakete identifiziert und ebenfalls nach Interesse übernommen. Gruppen von zwei bis acht Personen bearbeiten beispielsweise:

Funktionen des neuen Wikis testen und intensiver nutzbare Möglichkeiten erkunden.
Hilfeseiten direkt im Wiki erstellen.
Bestehende Confluence-Seiten durchgehen und für die neue Struktur vorbereiten.

Diese Durchsicht nennt das Projekt „Auditierung“. Die einzige feste Vorgabe Harnischs ist, Kategorien zu vergeben, da zuvor kaum mit Stichwörtern gearbeitet wurde. Ein verbindliches Kategorienschema gibt er nicht vor; die Ordnung soll aus der Arbeit mit den Inhalten entstehen.

Einige Beteiligte führen Seiten zusammen, deren bisherige Trennung durch die Hierarchie nicht mehr erforderlich erscheint. Der Bestand sinkt nach seiner ungefähren Angabe von 8.000 auf 7.100 Seiten. Er hatte eine stärkere Reduktion erwartet, betrachtet das Ergebnis aber dennoch als Fortschritt. Begrenzte zeitliche Ressourcen durch die Führungsebene erschweren stellenweise die Mitarbeit.

Wiki-Gardening unterstützt die gemeinsame Wissensarbeit

Für die Zeit nach dem Go-live entsteht ein freiwilliges Wiki-Gardening-Team mit acht Personen. Die Tätigkeit erfolgt nebenamtlich für einige Stunden pro Woche, ohne festgelegten Stundenumfang.

Die Gärtnerinnen und Gärtner übernehmen Aufgaben rund um die Inhalte:

Seiten zusammenführen und Weiterleitungen erstellen.
Kategorien ergänzen oder zusammenführen.
Sackgassenseiten durch zusätzliche Verlinkungen erschließen.
Auf Seiten aufmerksam machen, die bisher nicht verlinkt sind.

Ziel ist, anderen Mitarbeitenden das Teilen von Wissen möglichst leicht zu machen. Als Beispiel nennt Harnisch eine Weiterleitung vom Begriff „Organigramm“ zur entsprechenden Erläuterung auf der Seite des Prozessmanagement-Tools.

In der Diskussion stellt er klar, dass dieses Team keine zentrale Redaktion ist. Die fachlichen Inhalte bleiben bei den Personen, die Expertise oder Informationen beitragen können. Auch strukturelle Pflege ist nicht exklusiv dem Gardening-Team vorbehalten; grundsätzlich können alle daran mitwirken.

Inhalte und Spielregeln des neuen Wikis

Die Pilotgruppe definiert vor allem, was nicht ins Wiki gehört, statt alle zulässigen Inhalte aufzuzählen. Ausgeschlossen sind Passwörter und Unternehmensprozesse, für die bereits ein eigenes Werkzeug existiert. Als Grundregel gilt: Informationen, für die es kein dediziertes Tool gibt, können im Wiki dokumentiert werden. Sicherheitsrelevante Inhalte gehören in den geschützten Bereich.

Als Beispiele nennt Harnisch Anwendungswissen, Dokumentation, Anleitungen, organisatorische Informationen und ein umfangreiches Abkürzungsverzeichnis. Auch Informationen zu einem Veränderungsprozess im Unternehmen führt er im Wiki zusammen, weil verstreute Rundschreiben aus seiner Sicht keinen ausreichenden Überblick bieten. Andere Mitarbeitende ergänzen diese Sammlung.

Erfahrungen mit Software, Kosten und Suche

Auf Fragen zur Zuverlässigkeit berichtet Harnisch, bislang keine größeren Probleme mit BlueSpice erlebt zu haben. Einzelne Fehler betreffen vor allem das für die Migration angepasste Skript. Positiv bewertet er die MediaWiki-Community und den direkten Kontakt zum Hersteller. BlueSpice fühlt sich für ihn in der täglichen Arbeit ähnlich wie MediaWiki an, bündelt aber Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten für Unternehmen.

Die Kosten nennt er ausdrücklich nur ungefähr: Für Confluence seien über 20.000 Euro angefallen; bei BlueSpice liege man für 300 Lizenzen bei etwa 13.000 Euro jährlich. Die Angaben sind kein allgemeiner Preisvergleich.

Mit der BlueSpice-Suche ist er sehr zufrieden. Er beschreibt Vorschläge während der Eingabe sowie eine erweiterte Suche. Zugleich betont er, dass Wissen über Suchoperatoren vermittelt werden müsse.

Eine Teilnehmerin fragt nach ergänzender KI-Unterstützung. Harnisch kann sich diese für offene Wikis vorstellen, hat damit aber keine eigene Erfahrung. Ein anderer Teilnehmer berichtet aus eigener Arbeit mit Suche und Chatbots und argumentiert, dass offene Inhalte solche Anwendungen erleichtern. Die Session stellt dazu kein bereits umgesetztes Konzept des vorgestellten Projekts vor.

Aktualität, Verantwortung und nächste Schritte

Die Diskussion hinterfragt, wie Inhalte ohne Redaktion aktuell bleiben. Harnisch erkennt das Risiko an. Spezialseiten können lange unbearbeitete, verwaiste oder schlecht verknüpfte Seiten sichtbar machen. Solche Listen sollen ungefähr monatlich gesichtet werden, um Mitarbeitende zu Ergänzungen oder zur Prüfung älterer Informationen anzuregen. Eine verbindliche Zuweisung über Führungskräfte ist nicht vorgesehen.

Führung soll nach seiner Auffassung vielmehr Bedingungen schaffen, unter denen Menschen gern Wissen teilen. Freiwilligkeit und Freude an Wissensarbeit bleiben zentrale Leitgedanken; die Sorge um dynamische oder verwaiste Inhalte wird dadurch jedoch nicht vollständig aufgelöst.

Zum Zeitpunkt der Session wartet das Projekt noch auf Herstellerunterstützung bei einzelnen Fehlern. Danach sollen die Inhalte per Migrationsskript übertragen werden; der Go-live ist zusammen mit Schulungen vorgesehen. Abschließend lädt Harnisch zum weiteren Austausch über LinkedIn und das Miro-Board der Veranstaltung ein.