Gkc24-Session: Microsoft Viva Learning: Deep Dive in Neuigkeiten & Copilot Integration

Microsoft Viva Learning: Deep Dive in Neuigkeiten & Copilot Integration
Art	Session
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Speaker:in	Ragnar Heil
Datum	10.10.2024
Zeit	15:00 bis 15:45 Uhr
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm

Impuls Vortrag mit Frage Runde zu Produkt Innovationen rund um Microsoft Viva Learning 1) Copilot KI Integration 2) Tuning der Such Ergebnisse 3) Copilot Akademie als neue Vorlage 4) Neues Metadaten Management für Lernpfade 5) Vorstellung neue eLearning Content Provider

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Ragnar Heil stellt die Microsoft-Viva-Suite vor und erläutert Viva Learning als integrierten Zugang zu Lernangeboten unterschiedlicher Anbieter. Einen großen Teil der Session prägt die Diskussion über Copilot als Arbeitsassistenz: Neben praktischen Entlastungsmöglichkeiten stehen Datenschutz, Kompetenzentwicklung und die Grenzen automatisierter Unterstützung im Mittelpunkt. Zum Abschluss zeigt Heil die Suche und Filterung von Lerninhalten und beschreibt, welche Grenzen Viva Learning bei der Erfassung von Lernfortschritten hat.

Aufbau und Verlauf der Session

Auf Wunsch aus dem Publikum beginnt Heil mit einem Überblick über die acht Module der Viva-Suite. Er stellt sich als Verantwortlicher für Business Development Management Microsoft bei HanseVision, einer hundertprozentigen Bechtle-Tochter, vor. Als Microsoft MVP und ehemaliger Mitarbeiter von Microsoft Deutschland betont er seine langjährige Praxis des öffentlichen Wissensteilens.

Geplant sind eine Einführung in Viva Learning, ein Blick auf dessen Copilot und ein Integrationsbeispiel mit Zensai, dessen Lernmanagementsystem früher LMS365 hieß. Der tatsächliche Verlauf verschiebt sich durch zahlreiche Fragen: Auf den Suite-Überblick folgen eine ausführliche Copilot-Demonstration und eine Diskussion über KI, Arbeitsorganisation und Lernen. Viva Learning wird erst zum Abschluss vorgestellt.

Die im Programm angekündigten Einzelthemen werden daher nicht sämtlich ausgeführt. Eine gesonderte Demonstration der Copilot-Integration in Viva Learning, der Copilot-Akademie oder des Metadatenmanagements für Lernpfade ist im Transkript nicht dokumentiert. Die Session endet wegen des anstehenden Raumwechsels nach Fragen zur LMS-Funktionalität.

Viva als Rahmen für Employee Experience und Veränderung

Heil ordnet Microsoft Viva dem Thema Employee Experience zu. Dazu gehören prägende Stationen im Beschäftigungsverhältnis, etwa Eintritt, Elternzeit, Sabbatical, Karriereschritt und Austritt. Lernen versteht er dagegen nicht als punktuelle Maßnahme an solchen Meilensteinen, sondern als tägliche Tätigkeit. Als persönliche Routine nennt er eine Stunde Weiterbildung pro Tag, überwiegend zu Microsoft-Cloud-Technologien.

Die ursprüngliche Viva-Erzählung beschreibt er als durch Pandemie und Homeoffice geprägt. Inzwischen gehe es stärker darum, Unternehmen durch die Veränderungen der KI-Revolution zu begleiten. Führung müsse Orientierung geben; zugleich brauche es Möglichkeiten, Stimmung, Produktivität und Veränderungsprozesse zu beobachten.

Leistungsorientierung verbindet Heil ausdrücklich mit gemeinschaftlichem Lernen. Eine leistungsfähigere Organisation solle nicht durch individuelles Gegeneinander entstehen, sondern durch Communities, die sich gegenseitig unterstützen. Die Einbettung in Microsoft 365 und die Nutzung innerhalb von Teams stellt er als gemeinsamen Rahmen der Module heraus.

Die Module der Viva-Suite im Überblick

Der Überblick beschreibt unterschiedliche Aufgabenfelder und mehrere von Heil hervorgehobene Neuerungen:

Viva Goals: Das Modul unterstützt Ziele und OKR auf individueller, Team- und Organisationsebene. Heil betont die kulturelle Bedeutung transparenter Ziele. Daten können unter anderem aus CRM-Lösungen eingebunden werden; Copilot soll bei der Formulierung besser erreichbarer Ziele helfen.
Viva Engage: Als Weiterentwicklung von Yammer dient es dem Austausch über Abteilungs-, Länder- und Unternehmensgrenzen hinweg. Copilot unterstützt nach Heils Darstellung unter anderem das Schreiben und Umformulieren von Texten sowie die Bilderzeugung.
Viva Amplify: Nachrichten und Kampagnen können einmal erstellt und anschließend über mehrere Kanäle wie E-Mail, Teams, SharePoint und Viva Engage verteilt werden. Damit soll wiederholtes Kopieren zwischen Kanälen entfallen.
Viva Connections und Skills: Connections stellt ein personalisiertes Intranet mit relevanten Informationen und Aufgaben bereit. Beim Thema Skills beschreibt Heil die Nutzung gepflegter LinkedIn-Kompetenzangaben.
Viva Glint: Unternehmensweite Umfragen liefern Daten, deren Trends und Unterschiede Copilot erschließen soll, etwa Unzufriedenheit in bestimmten Abteilungen oder Ländern.
Viva Pulse: Umfragen richten sich eher an einzelne Abteilungen oder Projekte und können beispielsweise Veranstaltungen oder Projektverläufe betreffen.
Viva Insights: Heil hebt Möglichkeiten hervor, Veränderungsprozesse über Status quo, Zielzustand und eingebundene Power-BI-Dashboards zu beobachten, etwa bei einer Copilot-Einführung.

Die Suite müsse nicht vollständig eingeführt werden. Jedes Modul könne separat genutzt werden, auch wenn die Verbindungen untereinander zunähmen. Als eigenes Praxisbeispiel nennt Heil die intensive Nutzung von Viva Engage bei Bechtle; andere Premiummodule würden dort vergleichsweise wenig eingesetzt.

Copilot als Assistenz im Arbeitsalltag

Die Fragen aus dem Publikum führen zu einer Demonstration von Microsoft Copilot. Heil zeigt die Auswahl zwischen den Bereichen „Geschäftlich“ und „Web“. Im geschäftlichen Bereich sucht er nach Informationen aus E-Mails, Chats, OneDrive, SharePoint und Dokumenten; der Web-Bereich dient der öffentlichen Recherche.

Sein zentraler Anwendungsfall ist die Orientierung in vielen verstreuten Informationen. Copilot helfe ihm, Dokumente wiederzufinden, offene Zusagen zu erkennen und unbeantwortete Nachrichten zu überblicken. Für den Wochenabschluss lasse er sich offene Aufgaben zusammenstellen, für den Wochenbeginn Termine und Vorbereitungsbedarf.

Ein häufig verwendeter Prompt fasst E-Mails, Teams-Nachrichten und Kanalbeiträge des letzten Arbeitstags zusammen. Die Ergebnisse sollen tabellarisch nach Thema, Zusammenfassung, Aufgaben und möglichen Folgehandlungen geordnet werden. Direkte Erwähnungen lässt Heil hervorheben.

Als weiteres Beispiel zeigt er die Zusammenfassung eines Ordners mit rund 22.000 ungelesenen Nachrichten aus Verteilern. Er will nicht jede Nachricht lesen, aber wichtige Einladungen und Hinweise erkennen. Später stellt er klar, dass dieser Ordner einen fachlichen Randbereich beziehungsweise private Interessen betrifft und nicht seine berufliche Kernaufgabe.

Copilot beschreibt er dabei als elektronischen Assistenten, nicht als Ersatz für die eigene Verantwortung: „Es ist ja kein Autopilot.“

Datenschutz, Vertraulichkeit und Kosten

Mehrere Teilnehmende fragen nach dem Speicherort der Daten, ihrer Vertraulichkeit und einer möglichen Nutzung als KI-Trainingsdaten. Heil erläutert, dass die vorgestellten Viva-Lösungen Cloudlösungen seien und die Daten auf Microsoft-Servern lägen. Er verweist auf deutsche Rechenzentren und äußert Vertrauen in die technische Trennung zwischen Kunden. Eine detaillierte technische Erklärung erfolgt nicht; die geäußerten Bedenken sind damit auch nicht vollständig ausgeräumt.

Bei Copilot unterscheidet Heil zwischen einem kostenlosen Angebot und der von ihm genutzten kostenpflichtigen Variante. Für Letztere nennt er einen Preis von 28 Euro pro Person und Monat sowie eine vertragliche Zusicherung, dass damit keine Modelle trainiert würden. Diese Angaben sind Aussagen des Referenten in der Session.

Problematisch findet er, wenn Beschäftigte denselben Prompt in verschiedenen Werkzeugen ausprobieren und allein nach der Qualität der Ausgabe entscheiden. Das könne Vorgaben zu Compliance, Governance und Datenschutz unterlaufen. Er warnt davor, vertrauliche Dokumente, Vertragsinformationen oder personenbezogene Daten unbedacht hochzuladen. Eine teilnehmende Person berichtet ebenfalls von betrieblichen Einschränkungen und davon, keine Firmendaten in ChatGPT einzugeben.

Die Lizenzkosten betrachtet Heil als erhebliche Investition, deren Nutzen Unternehmen gezielt erschließen müssten.

Lernen mit KI: Unterstützung und Verlust von Lerngelegenheiten

Die Diskussion fragt nicht nur nach Effizienz, sondern nach den Auswirkungen auf Kompetenzentwicklung. Eine Teilnehmerin gibt zu bedenken, dass einfache Assistenzaufgaben Berufseinsteigenden wichtige Lerngelegenheiten bieten: Wer Texte zusammenfasst oder Informationen sortiert, lernt zugleich Inhalte und Arbeitsorganisation kennen. Werden diese Aufgaben automatisiert, könnten solche Einstiege fehlen.

Heil verweist zunächst auf die Unterstützung wenig erfahrener Nutzender. Bei Excel könne Copilot beispielsweise helfen, Formeln, Diagramme und Formatierungen zu finden. Zugleich sieht er Risiken bei überzeugend formulierten KI-Texten: Sprachliche und gestalterische Qualität könne darüber hinwegtäuschen, dass Inhalte falsch seien. Ein Faktencheck erfordere weiterhin eigenes Wissen.

Die Beiträge aus dem Publikum setzen unterschiedliche Akzente. Ein Student berichtet von erfolgreichen Projekten mit ChatGPT, deren Ergebnisse er selbst überprüft habe. Ein weiterer Beitrag vergleicht die Entwicklung mit Taschenrechner und Computer und betont veränderte Kompetenzanforderungen.

Dem steht die Mahnung gegenüber, nicht ausschließlich auf fertige Ergebnisse zu schauen. Gerade im Hochschulkontext sei der Prozess der Auseinandersetzung wichtig für Vernetzung und kritisches Denken. Ein schnelleres Ergebnis bedeute nicht automatisch einen besseren Lernprozess.

Heil erkennt außerdem Auswirkungen auf berufliche Rollen an und nennt Umsatzeinbrüche bei ihm bekannten freiberuflichen Textenden und Dolmetschenden. Seine Schlussfolgerung ist, weiterzulernen und die besonderen menschlichen Fähigkeiten deutlicher herauszuarbeiten.

Effizienz ersetzt keine bessere Arbeitsorganisation

Eine Teilnehmerin fragt, ob Copilot nicht lediglich eine ineffiziente Arbeitsweise kompensiere. Anlass sind die gezeigten Nachrichtenzusammenfassungen und die große Menge ungelesener E-Mails.

Heil stimmt ausdrücklich zu: Die Unterstützung bekämpfe Symptome, löse aber strukturelle Probleme nicht an der Wurzel. Zugleich könne sie bei hoher Arbeitslast unmittelbar entlasten.

Damit unterscheidet die Diskussion zwischen praktischer Hilfe und organisatorischer Verbesserung. Aufgabenübersichten können verhindern, dass Zusagen untergehen; sie ersetzen jedoch keine Auseinandersetzung damit, wie Informationsmengen und Arbeitsabläufe entstehen.

Viva Learning: gemeinsame Suche und soziales Lernen

Viva Learning beschreibt Heil als mehr als ein klassisches Lernmanagementsystem: Es sei eher ein Meta-LMS beziehungsweise eine Metasuchmaschine für Lernangebote verschiedener Quellen.

Besonders wichtig ist ihm die Integration in Microsoft Teams. Lernressourcen können in Einzelchats, Gruppenchats, Meetings und Kanälen geteilt und gefunden werden. Dadurch lässt sich nicht nur ein Kurs empfehlen, sondern auch gemeinsam über dessen Qualität und Nutzen sprechen. Dieses Social Learning stellt Heil dem isolierten Abarbeiten von Kursen gegenüber.

Personalisierung erfolgt über Interessen, beispielsweise Produktentwicklung, Wissenschaft, Vertrieb, Marketing oder kreative Anwendungen. Viva Learning soll sowohl formelles Lernen mit verpflichtenden Kursen als auch informelles Lernen entlang eigener Interessen unterstützen.

In der abschließenden Demonstration sucht Heil nach Knowledge-Management-Inhalten. Ergebnisse lassen sich nach Sprache, Medienart und verfügbarer Lernzeit filtern, etwa auf Videos, Audios oder Inhalte unter zehn Minuten. Als Quelle nennt er LinkedIn Learning: Nach seiner Darstellung seien 150 Kurse kostenlos zugänglich; für das vollständige Angebot sei ein entsprechender Kauf erforderlich.

Eine gewünschte Verbindung zu Viva Skills, die vorhandene Kompetenzen mit Positionen und Entwicklungswegen abgleicht, besteht laut Heil zum Zeitpunkt der Session noch nicht.

Grenzen der LMS-Funktionalität und ergänzende Integration

Zum Schluss fragt das Publikum nach Pflichtschulungen, Abschlusskontrolle und Trainingsnachweisen. Heil erläutert insbesondere die Grenze bei der Fortschrittsmessung: Viva Learning könne mit Bordmitteln den von Kunden gewünschten Lernstand und das Fortsetzen an der zuletzt erreichten Stelle zunächst nicht abbilden.

Als Ergänzung nennt er Zensai. Dessen Integration ermögliche die Messung des Lernfortschritts über SCORM und basiere auf Microsoft 365 und SharePoint. Damit beschreibt Heil eine Aufgabenteilung: Viva Learning erschließt und verteilt Lerninhalte; ein angebundenes LMS ergänzt Funktionen, die darüber hinaus benötigt werden.

Angebot zur weiteren Unterstützung

Heil bietet interessierten Teilnehmenden an, sich per E-Mail zu melden. Er könne prüfen, ob sie für von Microsoft geförderte kostenlose Copilot-Workshops berechtigt seien. Das Angebot ergänzt seine Aufforderung, kontinuierlich weiterzulernen und KI-Ergebnisse kritisch zu prüfen.