Gkc24-Session: Erlebtes Wissensmanagement

Erlebtes Wissensmanagement
Art	Barcamp-Session
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Sessiongebende	Frank Gerich
Datum	11.10.2024
Zeit	14:00 bis 14:45 Uhr
Sprache	Deutsch
Aufzeichnung	YouTube
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm

Lean Coffee - Wiki - Expert Debriefing - Barcamps - Knowledge Walk - Lernzirkel und meine Geschichten dazu. Dazu kommt die Mitarbeit hier im Verein

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Frank Gerich beschreibt Wissensmanagement als eine Praxis des gemeinsamen Lernens, Ausprobierens und Teilens. Anhand persönlicher und beruflicher Erfahrungen zeigt er, wie Lernroutinen, Lernzirkel, Austauschformate und Wikis zusammenwirken können. Entscheidend sind für ihn ein nachvollziehbarer Zweck, der Nutzen für die Beteiligten und eine Umgebung, in der Menschen ihr Wissen einbringen möchten. Fragen und Erfahrungsberichte aus dem Publikum ergänzen die Session.

Aufbau und Charakter der Session

Gerich kündigt zu Beginn an, sowohl von gelungenen Vorhaben als auch von Fehlschlägen zu erzählen. Er beginnt jedoch nicht mit einzelnen Werkzeugen, sondern mit der Frage nach dem Zweck: Wozu wird etwas gemacht? Darauf folgen Überlegungen zu Veränderung und eine Lernroutine anhand der Toyota Kata.

Im weiteren Verlauf stellt er Erfahrungen mit Lernzirkeln, einem betrieblichen Problem-Solving-Forum, einer Key-User-Gruppe, Lean Coffee und Wikis vor. Er nutzt persönliche Geschichten, Fragen an die Teilnehmenden und Beispiele aus seiner Tätigkeit als Trainer und Coach. Die Session ist dialogisch: Das Publikum fragt nach Zeithorizonten, freiwilliger Beteiligung, niedrigschwelligen Einstiegen und dem Aufbau von Vertrauen.

Ein systematischer Katalog gescheiterter Projekte entsteht dabei nicht. Stattdessen zieht sich die Unterscheidung zwischen gelungenen und nicht gelungenen Experimenten durch den Vortrag. Beide sind für Gerich wertvoll, wenn daraus Lernen entsteht.

Erst das Wozu, dann das Was und Wie

Mit dem Golden Circle von Simon Sinek führt Gerich seine zentrale Ausgangsfrage ein. Bevor Maßnahmen oder Werkzeuge ausgewählt werden, müsse geklärt sein, welchem Zweck sie dienen. Eine persönliche Geschichte über seine Heirat veranschaulicht die Reihenfolge: Zunächst entsteht ein Anlass, dann wird das Vorhaben bestimmt und anschließend seine Umsetzung organisiert.

Für Wissensmanagement bedeutet das, der Firmenleitung und den Beteiligten den Nutzen verständlich zu machen. Die Frage, was jemand von einer Aktivität hat, ist dabei nicht bloß ein Argument zur Einführung eines Projekts. Sie betrifft auch die persönliche Motivation, sich überhaupt damit zu beschäftigen.

Gerich verbindet Wissensmanagement mit Veränderung. Als mögliche Antriebe nennt er eine Vision oder einen spürbaren Schmerz. Schwierigkeiten beim Onboarding oder der Weggang vieler Beschäftigter können Anlass sein, den Umgang mit Wissen zu verbessern. Er beschreibt sowohl das Anbieten hilfreicher Lösungen als auch das Verdeutlichen bestehender Probleme. Erfolgreiche Beispiele können anschließend als positive Leuchttürme dienen.

Mit Lernroutinen schrittweise vorankommen

Vom Nichtwissen zum selbstverständlichen Können

Am Beispiel des Fahrradfahrens erläutert Gerich unterschiedliche Zustände des Lernens. Seine Tochter wusste zunächst noch nicht, dass Fahrradfahren eine Möglichkeit war. Als sie ihren Bruder fahren sah, wurde ihr bewusst, was sie noch nicht konnte, und sie wollte es selbst lernen.

Darauf folgten Übung, Unterstützung und erste selbstständige Fahrten. Mit zunehmender Routine wurde aus bewusstem Können ein Können, das sich nicht mehr ohne Weiteres in Worte fassen lässt. Gerich nutzt dieses Beispiel später erneut, um die Schwierigkeit zu erklären, implizites Wissen zu beschreiben.

Fünf Fragen als Arbeitsroutine

Als praktische Orientierung stellt Gerich Fragen der Coaching-Kata vor und verweist auf Mike Rother sowie Toyota. Die Routine umfasst fünf Schritte:

Den Zielzustand beschreiben: Wie soll die angestrebte Situation konkret aussehen?
Den Ist-Zustand erfassen: Was ist heute vorhanden, bekannt oder noch unklar?
Hindernisse benennen: Was steht zwischen Ausgangslage und Zielzustand?
Ein Hindernis auswählen und den nächsten Schritt planen.
Einen Zeitpunkt vereinbaren, an dem sichtbar wird, was aus dem Experiment gelernt wurde.

Besonders wichtig ist ihm die letzte Frage: „Wann können wir sehen, was du gelernt hast?“ Sie richtet den Blick nicht ausschließlich darauf, ob ein Problem bereits gelöst wurde. Auch ein erfolgloser Versuch kann Erkenntnisse liefern, die den nächsten Schritt ermöglichen.

Gerich berichtet, diese Routine über Jahre genutzt zu haben. Er formuliert einen Zielzustand, schreibt Hindernisse auf und nimmt sich einen nächsten Schritt mit einem konkreten Termin vor.

Auf die Frage nach vorgegebenen Zeitrahmen unterscheidet er zwischen langfristiger Orientierung und kurzfristigen Arbeitsschritten. Bei einem festen Veranstaltungstermin prüft er, welche Bestandteile unverzichtbar und welche lediglich wünschenswert sind. Größere Vorhaben zerlegt er in erreichbare Teilstücke. Diese sollen realistisch, aber herausfordernd sein.

Lernzirkel: Gemeinsam lernen und Beziehungen aufbauen

Ein regelmäßiger Lernzirkel trifft sich nach Gerichs Darstellung dienstags von 18 bis 18:30 Uhr zum Austausch über Wissensmanagement. Zum Zeitpunkt der Session besteht das Format seit ungefähr anderthalb bis zwei Jahren. Gerich beschreibt es als kleines Barcamp: Die Anwesenden und ihre Themen bestimmen den Austausch.

Eine Teams-Umgebung und teilweise OneNote unterstützen die Zusammenarbeit. Wichtig sind jedoch vor allem die Beziehungen: Wer kennt sich womit aus, wo finden sich Informationen und wen kann man fragen?

Aus den Treffen entstehen gemeinsame Lernaktivitäten. Gerich nennt einen KI-MOOC, den anschließenden Besuch der LearnOSCon und einen Lernpfad zum Zettelkasten. Im letztgenannten arbeitet die Gruppe über zwölf Wochen mit Übungen und Materialien. Dass andere ebenfalls teilnehmen und Beiträge vorbereiten, unterstützt das eigene Dranbleiben.

Die Gruppe umfasst normalerweise fünf bis sechs Personen. Durch regelmäßigen Austausch und persönliche Begegnungen wächst sie als Gemeinschaft zusammen. Gerich sieht darin auch eine Möglichkeit, eine Community of Practice aufzubauen.

Auf Nachfrage erklärt er, dass keine Mitgliedschaft erforderlich ist: Der Zugang erfolgt über den Kalendertermin auf der Website und den dort hinterlegten Teams-Link. Für Unternehmen schlägt er vor, vorhandene Lernpfade zu nutzen oder eigene zu entwickeln.

Austausch im Unternehmen: Vom Einzelbedarf zur Gemeinschaft

Ein Problem-Solving-Forum

Als Trainer und Coach in einem großen amerikanischen Konzern wurde Gerich häufig um Erklärungen gebeten. Statt jede Frage unmittelbar einzeln zu beantworten, organisierte er gemeinsame Termine mit zwei Wochen Vorlauf.

Die Themen reichten von Prozessfähigkeit und Finite Elementen bis zum Reisekostenformular. Er lud Interessierte ein und zog bei Bedarf Fachkundige hinzu. Die Ergebnisse stellte er anschließend ins Wiki.

So wuchs aus einzelnen Fragen ein größeres Netzwerk. Unterschiedliche Themen brachten unterschiedliche Menschen zusammen; später kamen auch Gruppen mit konkreten Prozessproblemen hinzu. Gerich beschreibt das als ein Angebot, dessen Wirkung sich schrittweise ausbreitete.

Gemeinsames Lernen bei der Einführung von Office 365

Ein weiteres Beispiel ist seine Aufgabe als Change Manager für die Einführung von Office 365 im Engineering Europa. Er richtete ein wöchentliches Treffen mit Key Usern ein. Gemeinsam besprachen sie Aufgaben, Möglichkeiten und Lösungen, probierten Anwendungen aus und verteilten Ergebnisse in der Gruppe.

Gerich versteht dieses Vorgehen als Wissensgenerierung, Wissenstransfer und Wissensnutzung. Seine Rolle als Knowledge Manager beschreibt er dabei als die eines Facilitators: Er schafft eine Umgebung für Zusammenarbeit, erkennt Interessen und unterstützt passende Lerngelegenheiten.

Auf die Frage, wie sich Menschen zur Teilnahme bewegen lassen, betont er den Unterschied zwischen freiwilligem Austausch und erzwungener Beteiligung. Menschen, die Interesse haben, können Ideen weitertragen. Dafür muss das Angebot einen erkennbaren Nutzen besitzen.

Lean Coffee: Themen aus der Gruppe statt vorgegebener Agenda

Lean Coffee stellt Gerich als zeitlich begrenztes Austauschformat für Menschen mit ähnlichen Interessen vor. Zunächst werden Fragen und Ideen gesammelt und kurz vorgestellt. Anschließend priorisiert die Gruppe die Themen mit Klebepunkten.

Das Thema mit den meisten Punkten erhält zunächst zehn Minuten. Danach wird entschieden, ob noch Interesse besteht; gegebenenfalls folgen weitere drei Minuten. Innerhalb einer Stunde können so zwei oder drei Themen behandelt werden.

In einer eigenen Variante lässt Gerich die Beteiligten vor der Diskussion zunächst zwei oder drei Gedanken aufschreiben. Erst danach werden diese vorgestellt. Dadurch sollen sowohl stille als auch redegewandte Personen gehört werden.

Ein Beitrag aus dem Publikum bestätigt gute Erfahrungen, weist aber auf anfängliche Schwierigkeiten in Gruppen hin, die eine fertige Agenda erwarten. Als Variante wird ein Online-Board genannt, das bereits während der Woche mit Themen gefüllt wird.

Gerich nimmt dies als Beispiel dafür auf, Methoden an Menschen und Umgebung anzupassen. Sein ausdrücklicher Hinweis lautet: „Holt die Menschen da ab, wo sie sind, und nicht da, wo ihr sie haben wollt.“

Dokumentation und Retrospektive gehören zum Austausch

Für Gerich endet Wissensmanagement nicht mit einem Gespräch. Ergebnisse sollen wiederauffindbar und erneut nutzbar sein.

Eine Jahresuhr dient ihm dazu, besprochene Themen den Monaten zuzuordnen. In einem inneren Bereich bleiben Themen sichtbar, die wegen der begrenzten Zeit nicht behandelt wurden. Dadurch entsteht ein Überblick über den Austausch und über offene Punkte.

Zusätzlich nutzt er Retrospektiven. Anhand einer Starfish-Retrospektive bespricht die Gruppe unter anderem, was sie beginnen, beenden oder beibehalten möchte. Die Rückmeldungen helfen, das Format für das nächste Jahr weiterzuentwickeln.

Dokumentation und Rückblick erfüllen damit unterschiedliche, ergänzende Aufgaben: Die Dokumentation erhält Inhalte; die Retrospektive verbessert die Art der Zusammenarbeit.

Wikis: Für sich lernen und Wissen für andere verfügbar machen

Gerich beschreibt sein Wiki als Ort, an dem er eigene Lernschritte festhält und zugleich anderen zugänglich macht. Seiten entstehen aus konkreten Fragen oder Werkzeugen, nicht aus dem Vorsatz, unabhängig vom Bedarf einen Artikel zu schreiben.

Ein Beispiel ist die Erstellung eines animierten GIFs. Gerich recherchiert die Vorgehensweise und dokumentiert sie. Als die Frage später erneut auftaucht, kann er nachschlagen und die Anleitung ergänzen. Andere können ebenfalls Verbesserungen beitragen.

Das Aufschreiben ist selbst eine Lernerfahrung: Inhalte müssen strukturiert, Screenshots ausgewählt und Quellen ergänzt werden. Dadurch behält Gerich das Gelernte besser. Aus kleinen Lernhäppchen können außerdem Lernpfade mit mehreren Meilensteinen entstehen.

Für die Überführung impliziten Wissens in explizites Wissen nennt er Fotos, Videos und anschließende Erläuterungen. Bei Tätigkeiten an einer Maschine kann außerdem der Vergleich zwischen Beschäftigten verschiedener Schichten helfen: Arbeiten sie gleich oder unterschiedlich? Solche Gespräche machen Vorgehensweisen greifbar.

Niedrigschwellig beginnen und aus Experimenten lernen

Auf die Frage nach einem einfachen Einstieg empfiehlt Gerich zunächst eine Bestandsaufnahme. Oft werde Wissen bereits aufgenommen und genutzt, ohne dass dies Wissensmanagement heiße. Solche Beispiele sollten sichtbar werden.

Weitere Ansatzpunkte sind:

Menschen und Prozesse beobachten und nach Schwierigkeiten fragen.
Bedarf, vorhandene Stärken und mögliche Förderer erkennen.
Gute Beispiele anderer Organisationen kennenlernen und auf die eigene Situation übertragen.
Kleine Versuche durchführen und erst danach breiter ausrollen.
Kürzere Austauschintervalle mit entsprechend kürzeren Meetings erproben.

Vertrauen lässt sich für Gerich nicht durch einen Trick herstellen. Es braucht Beziehungen, Zeit und Kenntnis der bisherigen Entwicklung. Wenn ein Vorgehen nicht funktioniert, empfiehlt er nicht mehr vom Gleichen, sondern einen anderen Weg und die Suche nach Mitstreitenden.

Zum Abschluss verbindet er Menschen, Prozesse und Produkte beziehungsweise Dienstleistungen. Menschen sollen Prozesse verstehen, leben und selbst gestalten. Lernen und Teilen sowie Lernen durch praktisches Tun bilden den Kern seiner Haltung. Entscheidend bleibt nach jedem Versuch die Frage, was daraus gelernt wurde und was für den nächsten Schritt mitgenommen werden kann.