gkc23: Lessons Learned

In Lessons Learned Workshops und Retrospektiven verwendet man für gewöhnlich die sog. "Prime Directive", um einen sicheren und konstruktiven Raum herzustellen: Es geht es um eine Reflexion, das Lernen für die Zukunft und nicht um Schuldzuweisung etc.

Unabhängig davon was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein Bestes getan hat.

WEITERMACHEN

– Was wollen wir beim nächsten Mal WIEDER SO machen?

Andreas:

Hybridität
(Haupt)Moderation durch Victoria!; ansonsten gerne wieder im "Dreigespann" Victoria, Anne, Andreas Moderation der Online-TN durch weitere Person (gerne Martin!)

Anne:

Angeheuerte dedizierte Tech-Buddies (InStaff)
Tech-Equipment von Simon ausleihen (dürfen)
+2 Technik-Test ein paar Tage vorher
+2 Moderation extra (Konzentration auf dem Ablauf/Moderation der Veranstaltung)
+2 Genügend Räumlichkeiten +1 Hybrides Barcamp +1 Gimbal für Vorstellungsrunde
+2 Rode Wireless Go II Mikrofone
+1 Mischpulte (Audio+Video) manuell
+1 Camcorder bzw. Videokameras für Plenum als "Webcams" 2-3 vor Ort Termine - vor der Veranstaltung
+1 Technik an eine Person zu Hause/Büro per DHL Express (MyDHL) schicken lassen statt an Veranstaltungsort (an dem ggfs nicht immer jemand zur Annahme vor Ort ist)

Carina:

+2 viele Möglichkeiten und Räume für Sessions anbieten
+1 Moderator:innen beauftragen, unabhängig vom Orga-Team
+1 Sessions freihalten, die erst am Tag selbst vergeben werden, sollte die Veranstaltung weiterhin ein Barcamp sein
+1 mehr Buddies beauftragen und Verantwortung an Buddies abgeben und ihnen damit Vertrauen entgegen bringen
+2 an anderen Stellen Deutschlands tagen, nicht nur in Berlin
+2 die Motivation beibehalten, sich ehrenamtlich zu engagieren

Florian:

Raum und Zeit für informellen Austausch
Leckeres Catering

Frank:

Freundliches Willkommen Team sowohl vor Ort als auch Remote
Kleine Bewirtung auch während der Sessions Ausgedruckten Session Plan, der wurde ständig belagert.... Dann auch up to date halten
Längere Ankunftszeit, die auch für die Vernetzung genutzt wird Digitale LED Teilnehmerinfo

Martin:

+2 Ein Auge auf die online Teilnehmenden haben (extra Moderation)

Victoria:

+1 Genügend Räume einplanen
+1 Genügend Pausen einplanen Abendliches Get-together
+1 Kuratierter Track
+1 Mind. 1 Raum frei halten für spontane Session-Vorschläge, bzw. Generell das BarCamp-Konzept überdenken

STOPPEN

– Was wollen wir beim nächsten Mal NICHT MEHR SO machen?

Andreas:

Montags starten!

Anne:

Veranstaltung an einem Montag starten (Probleme mit Anlieferungen im Vorfeld über das WE etc)
+1 Zu spät im Orga-Team die Zuständigkeitsbereiche klarstellen Keine studentischen Hilfskräfte selbst akquirieren (nur über Agentur)
+1 Keine technischen Lösungen erst für die Veranstaltung austüfteln, ohne sie vorher mehrmals getestet zu haben (virtuelles Audio-Mischpult)
Carina:
+2 Eintragen der Sessions auf den Sessionplan lange Zeit im voraus bzw. Barcamp oder Konferenz, das ist hier die Frage!
+2 Kurzfristige Information der Buddies über ihre Aufgaben (kurzfristig meint: einen Abend vor Veranstaltung)
Unterschiedliche Personen geben unterschiedlichen Informationen an Buddies raus (zum Beispiel zum zeitlichen Ablauf, der Anwesenheitspflicht, den Aufgaben)
+1 Orga-Informationen über mehrere Kanäle teilen, dadurch ist unklar, wo die Informationen vollständig vorliegen (Konzentration auf einen Kanal)
Zum Teil Teams, zum Teil Mail, zum Teil WhatsApp (Buddys), zum Teil Signal
+2 Informationen "nur im Kleinen" weitergeben (im Umkehrschluss: über wichtige Dinge gesamtes Orga-Team in Kenntnis setzen)
Technik aus unterschiedlichen Quellen beziehen Material ausleihen/ Buchungen auf den Namen anderer vornehmen
+1 Verantwortung delegieren und sie wieder zu sich nehmen

Florian:

+1 Auf Treffen mit gesamten Orga-Team verzichten "PowerPoint"
Klassisches Klassenzimmer als Bestuhlung
Morgens erst mit dem Aufbau anfangen
Eigene Session wegen Techsupport verpassen

Frank:

+1 Weniger Direktive mehr Teamentscheidung

Oliver:

+1 Alle Tracks übertragen
+2 Raumbuddies für mehrere Räume einsetzen

STARTEN

– Was wollen wir beim nächsten Mal NEU machen?

Andreas:

Früher mit Allem starten (v.a. Programm Track, Technik-Setup, Catering)
Ggs. Erwartungshaltung an Event mit externem Mitveranstalter klären Testen, Testen, Testen! (kann nicht zu früh geschehen)
Social Media-Betreuung auch während des Events (Signal, LinkedIn, Mastodon)
Begrenzung von 2 Sessions pro TN / Tag?? Barcamp Sessions 50:50 (vorab Online – vor Ort); Voting jeweils 2 Wochen vor Event, sowie jeweils an Tag 1 & 2 Time Tracks (Microsoft Teams) als ganze aufzeichnen

Anne:

Miro oder Infinity Maps von Heiko Haller ("Sachsponsoring-Idee") als Sessionboard benutzen
Technische Zeichnungen für Plenum
Technische Zeichnung für Session-Räume
Vollständiges Gebäude nur für KnowledgeCamper (keine fremden Besucher)
Technik-Buddies ALLE von einer Agentur buchen
SOFORT verlangen mit Technikern vor Ort sich auszutauschen und Umsetzung besprechen

Carina:

+1 Technik aus einer Hand (zum Beispiel von der GfWM selbst angeschafft)
+1 in jedem hybriden Raum ein Raumbuddie, zwei Buddies für die Anmeldung, evtl. ein Buddie als Hilfe für's Catering
+1 Informationen an alle Buddies mind. 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
+1 Überarbeitetes Briefing-Dokument für Buddies: nur die am Veranstaltungstag wichtigen Informationen
klare Gliederung, nur notwendige Bilder und Formatierungen, damit es übersichtlich bleibt
detaillierter Zeitablauf beider Tage (wann ist Session, wann ist Pause für die Teilnehmenden; gleichzeitig wann muss welcher Buddie für welche Aufgaben während der Teilnehmenden-Pausen wo vor Ort sein)
detaillierte Aufgabenbeschreibung je nach Buddie-Aufgabe (wer soll wann wo sein, was hat er/sie da konkret zu tun, wann kann er/sie selbst Pause machen)
+1 ein:e feste:r Ansprechpartner:in für Buddies, evtl. auch nach Aufgaben geteilt unterschiedliche Ansprechpartner:innen für unterschiedliche Buddie-Gruppen
+1 Vorbereitetes Briefing der Buddies zu Veranstaltungsbeginn
Die Buddies mit verschiedenen Aufgaben zu verschiedenen Zeiten einbestellen, damit kein Leerlauf entsteht Briefing-Dokument am Veranstaltungstag ausgedruckt aushändigen, gemeinsam durchgehen, Zeit für Notizen geben
Anmelde-Buddies mit Informationen versorgen: Teilnehmerliste ausgedruckt, Hardware zur Anmeldung stellen bzw. QR-Code für App ausgedruckt mitbringen, vorgefertigte Teilnehmenden-Unterlagen zum Abhaken, falls Technik streikt, mitbringen
+1 gleiche Bezahlung für alle Buddies, egal aus welchem Kontext diese gebucht werden, damit kein Unmut bei Austausch untereinander entsteht
+2 Liste an die Gastgebende herausgeben, welche Aufgaben zu erwarten/ zu erledigen sind:
Detaillierte Liste mit technischen Anforderungen an die genutzten Räume vor Zusage zum Veranstaltungsort übermitteln
Informationen zur technischen Ausstattung, zum hauseigenen Brandschutzkonzept und Rettungswegen, Rechten, Pflichten und Verboten vor Ort vorab einholen, erst dann über Raum entscheiden
Raumreservierung bei Absprache der Räumlichkeiten direkt mit Extra-Reservierung für Technik-Check verknüpfen, d.h. frühzeitig alle Termine festlegen
Informationen zum Wunsch-Catering, Snacks, Kalt- und Heiß-Getränken und der Info zum vorhandenem Budget mind. 6 Monate vorab übermitteln
Hinweise zu den Anforderungen an die Garderobe geben: Gepäckstücke müssen an beiden Tagen sicher untergebracht werden
Informationen, welche Sponsoren wann Material in welchem Ausmaß schicken, evtl. Kontaktdaten an Sponsoren herausgeben, damit Absprachen vor Ort selbst getroffen werden können
frühzeitig Informationen zu der benötigten Standfläche der Sponsoren einholen und an die Sponsoren weitergeben
mehrere Moderator:innen im Hauptraum buchen
+1 Netzwerk-Abend mit Programm planen
getrenntes Budget für Abendveranstaltung festlegen und übermitteln und evtl. mehr Budget einplanen, wenn weitere Lokation gemietet werden muss
+1 Session-Tracks über MS-Teams für jeden Raum durchlaufen lassen
Buddies müssen sich so "nur" noch um Aufnahme kümmern.
Orga-Team grundsätzlich eine Nacht länger am Veranstaltungsort, damit Aufräumarbeiten geteilt werden können

Florian:

+1 Hybrid und Barcamp neu denken (statt aus dem Barcamp eine Konferenz zu machen)
Nachfolgeformat für die "Assemblies" finden Größeres Technikteam, größere Technikkompetenz bezogen auf hybride Veranstaltungen in der GfWM etablieren.
Größeres Orgateam = Last auf mehr Schultern verteilen, um z. B. auch eine Abendveranstaltung planen zu können oder Goodie-Bags u. ä.
Die Pausen zwischen Sessions auf 30 Minuten verlängern
Kaffee in den Räumen erlauben +1 Fingerfood statt an anderem Ort "Essen gehen"
Teilnehmerfeedback systematisch einholen

Frank:

+1 Der Hauptraum war hervorragend ausgestattet, er hätte auch während des #gkc23 für Sessions oder Tracks genutzt werden können.
+1 Eigene hybride meeting kits nach besten Standard nutzen.
+1 Raum Buddies müssen ansprechbar / verfügbar sein / sich mit der Technik auskennen
+1 Stabiles Internet +2 Orga Team T-Shirts für alle +2 Regelmeetings / bessere Team Arbeit statt einseitige Entscheidungen
+1 Klares delegieren mit finanziellen Rahmen
+2 Klare zeitliche "Gates", 9 Monate vorher das generelle Thema, der Ort, ...
3 Monate vorher steht die Bewirtung beginnt der Verkauf Anzahl der Räume
2 Monate vorher stehen die Tracks Themen zu 60 % fest Den Raum Buddy in einen Meeting Buddy entwickeln siehe Erfolgreiche Meetings – Franks teilen und lernen (frank-gerich.de)

Martin:

+2 Mehr Zeit für Vorstellungsrunde, auf zwei Tage aufteilen finde ich nicht so gut Mehr Zeit für die Session-Pitches

Oliver:

+1 Trennen von Online (Hybrid) und Präsenz-Tracks
+1 Feste (GfWM) Raumbuddies, Anzahl Buddies = Anzahl Tracks

Victoria:

+2 Klares Rollen-Verständnis im Vorhinein klären: Wer macht wann was? Welche Aufgaben gehören zu welcher Rolle? Beispiel: Der, der den Hut auf hat (oder die 😉) übernimmt am Event-Morgen keine geplanten operativen Tätigkeiten, sondern steht für Fragen & Notfälle zur Verfügung
+2 Klares Ja/ Nein im Vorhinein zu zugeteilten Aufgaben geben, wenn jemand merkt, dass eine Aufgabe zu viel ist -> Ansprechen & Umverteilen Beispiel: Präsentation & Mentimeter-Umfrage sollen vor dem Event erstellt, getestet & verteilt worden sein
+2 Das Orga-Team kurz feiern. Und zwar alle. Als dem Orga-Team der Dank ausgesprochen wurde, war nur die Hälfte da... evtl. Auf 1. Tag schieben?
+1 Sponsoren vorher informieren, dass sie einen kurzen Pitch vorbereiten
+1 Teilnehmer vorher informieren, wie Session-Vorstellung & Selbst-Vorstellung ablaufen wird Im Vorhinein dafür sorgen, dass alle Orga-Mitglieder Tickets & QR-Codes haben (ist sonst unnötiger Aufwand am Event-Tag)
+1 2 Moderatoren für Online und Präsenz zwingend notwenig-> es sollte eine fest zugeteilte Person geben, die das Scrollen im Session-Plan und Reinschreiben der neuen Sessions übernimmt & beim Anmoderieren der Online-Teilnehmer unterstützt
+1 Technik-Buddy noch mehr informieren, wann sie wo wie lange sind Beispiel: Am 2. Tag fehlte der Buddy für die Session-Vorstellungen
+1 Break-Out-Rooms in Teams ermöglichen. Bzw. Generell drüber nachdenken, wie das hybride BarCamp Setup zukünftig von statten gehen soll
Durch die Hybridität geht einiges am BarCamp-Charakter verloren, stellenweise fühlt es sich an, als müssten die 120 TN vor Ort das Nachsehen haben, damit 30 Online-Teilnehmer mit dabei sein können