gkc22: Lessons Learned

Hier findest du die Lessons Learned des KnowledgeCamps 2022 entlang der Methode Start / Stop / Stay, die addierten Zahlen bedeuten die Anzahl der Zustimmungen aus dem Team.

STARTEN

- was wollen wir beim nächsten Mal NEU machen?

Andreas:

+2 Kuratierter Track mit dediziertem Device & Betreuung
Für Barcamp-Teil: Gewinnung von Buddies im Vorfeld?!
+1 Social Media-Betreuung auch während des Events (evtl. auch Übergabe Twitter-Account @GfWM_KnowCamp an Influencer, wie bspw. beim IOMSummit 2019(?))
+1 Regel/Mechanismus für Begrenzung von Sessions pro TN / Tag? / soundsoviel erst nach Frist / genug Slots offenhalten für Tag 1 -> Simon: Voting auf Sessions (asynchron)?
Bessere Kaffeeversorgung. Genug Haferdrink!

Anne:

+2 Darauf achten, dass Essen rein vegetarisch ist
+4 Einwilligung für Foto und Videoaufnahmen in der Anmeldung
Zuständigkeiten für die "Helfer/Helferinnen" im Vorhinein klarstellen – Wer leitet wen wie an?
Mehr Helfer, die unabhängig sind und dediziert einer pro Raum
Für die LinkedIn Gruppe eine/n Moderator/in der Posts macht bzw. auch die Online Leute darauf hinweist
Sponsoren früher ansprechen
+4 After-Event-Orga Drinks! -> Andreas: Yeah!!!

Simon:

+1 Moderation: mein Gefühl ist, dass wir alle keine "naturally born moderators" sind. Habe von einigen Leuten das Feedback bekommen, dass die Moderation etwas zäh und "energielos" war. Vielleicht suchen wir im Netzwerk jemand, der die Hauptmoderation macht?
Bühne: noch etwas detaillierter festhalten/absprechen, was wir brauchen. Licht hätte mehr sein können, LAN Anschluss Bühne war nicht da (hat Stress gemacht mit Kabelbeschaffung).
(siehe Anne oben) Einwilligung Foto/Video und Adressweitergabe für Badges in Anmeldeformular aufnehmen, dass wir da auf der sicheren Seite sind.
+2 Abendveranstaltung: gerade bei dem höheren Preis sollte ein richtiges Essen und Getränke inklusive sein.
GfWM: unsere eigenen Inhalte (Essentials) waren gar nicht präsent (Wissenslandkarte, WM-Modell, Glossar, Positionspapiere, U-Bahn-Karte etc.), fände ich gut, wenn wir die mehr zeigen.

Clara:

Mehr Nachhaltigkeit; in der Gesamtorganisation mitdenken
+2 Infodesk mit Laptop und offenem Conceptboard?
+1 Allgemeines Pausenzeichen (Gong)? Entlastet Raummoderation und könnte Überziehen verhindern
Wie bekommt man die "alten" Hasen aus der (langweiligen?) Komfortzone? (könnte Win-Win für andere bedeuten) - Wie lockt man das verborgene Wissen, aus denen die es schon im Blut haben?
Buddy für Remoteteilnehmende, sinnvoll und hilfreich, mit Laptops die genutzt werden können (siehe Andreas)

Florian:

+2 "Kuratierte" Zusammenstellung der Vorlagen für die Visuals: Alle Vorlagen im svg-Format (allgemein oder auch inkscape?), Logos mit einheitlichen Farben und Vorgaben für die Ausgabeformate, festgelegte Fonts und mögliche Abweichungen für Jahresthema, benötigte Ausgabeformate mit Pixelzahl und dpi (ggf. mit Priorisierung/ Reihenfolge), sonstiger Input zu Visuals?
Kurzes Tutorial/ Screencast zum Session-/ Conceptboard
+1 Performanteres WLAN für die Teilnehmer
+1 Einheitliche(r) Kurzlink(s) zum Sessionboard?
Vor Event: Netzwerkboard

Martin:

+1 Essen labeln (Vegan, Vegetarisch, Allergene, etc.)
Testdrucke für Prints (für korrekte Farbdarstellung aller Logos/Grafiken)
+1 Vorab-Webkonferenz für Tool-Einweisung (Idee aus dem GfWM Café vom 19.10.) -> Simon: Machen wir seit der Knowtouch 2016, bewährt sich sehr! Aufzeichnungen z.B. 2020, 2021, 2022
+1 Pausen hybridisieren (Idee aus dem GfWM Café vom 19.20.)
+1 Eine Art Dashboard/Navigation als Start-Kachel im Conceptboard (als Schnelleinstieg, mit Verlinkungen zu einem How-To Conceptboard, Tag 1, Tag 2, Doku, etc.)
Bereiche des Conceptboards nach Fertigstellung "pinnen" und dies auch an Teilnehmende kommunizieren
+1 Online-Feedbackbogen nach dem Event

STOPPEN

- was wollen wir beim nächsten Mal NICHT MEHR so machen?

Andreas:

Tech Setup für Track nicht mehr im DIY-Verfahren!
+1 Sich zu schnell in Location "verlieben" bzw. Dafür entscheiden, wenn Tech-Support seitens Location-Partner unklar ist (Techn. Infrastruktur ist genauso wichtig, wie Raumkapazität und Attraktivität Location

Anne:

Finales Orga-Meeting mit der Location an dem alles entschieden wird – nicht eine Woche vorher
Selbst mitgebrachtes – nicht performantes Endgerät (Raum 1) zur Verfügung stellen
Wenn jemand vom Orga-Team nicht da ist – warten und ihn holen lassen, statt weiter zu machen
Früher eskalieren, wenn die Korrespondenz mit der Ansprechperson vor Ort nicht funktioniert

Simon:

+2 Abendveranstaltung: Einbettung in 10 Jahresfeier war für uns effizient, eine eigene Fläche hätte ich aber besser gefunden.

Clara:

Absprache mit Location und Zusammenarbeit mit Location
+1 Materialplanung (TN-Liste, Stifte, Kleber)& Checklistenverteilung, Zeitpunkt der Ausstattung der Sessionräume
+1 Art, wie Feedback-Runde lief (war vorab nicht besprochen)
+1 GfWM Vorstands-/Beiratssitzung: Zeitpunkt & Wirkung
Als Orga-Team wenig Sessions besuchen können
+3 Knappe Umbauphase (15min zu knapp) zwischen den Sessions & Austausch zwischen den Session schwierig, keine Zeit

Für Helfer:innen:

Kurzfristige Einbeziehung, hätten auch vorher beitragen können
Welche Aufgaben liegen an und wer macht was? Wann kommt was? Wer ist für was ansprechbar?
Engpass Kaffeemaschine (da wird es immer eng), hier nun auch noch Essen und Plenum; Passwortsicherung an der Kaffeemaschine
Vorbehalte einiger vor der Vorstellungsrunde - wie lösen?

Martin: Kein

Stuhlreihen im Plenum (lieber mehrere runde Tische?) -> Simon: dann braucht es aber einen größeren Raum, Stuhlreihen sind sehr effizient

WEITERMACHEN

- was wollen wir beim nächsten Mal WIEDER SO machen?

Andreas:

+3 Hybridität
+2 Inspirierende/attraktive Location
+3 Welcome Desk! 😊
(Mehr bezahlte) Helfer*innen um intrinsisch motivierten Helfer*innen / Orga-Team-Mitgliedern auch den Besuch von Sessions zu ermöglichen
+1 Moderation: Gerne wieder im "Dreigespann" Anne, Simon, Andreas. Habe zur Combo (jede/r in ihrer/seiner Rolle) positives Feedback bekommen.

Anne:

+2 Vor Ort Orga Team (Andreas, Florian, Martin, Clara, Frank, Simon, Rainer)
Tech/Raumunterstützer unabhängig von der Veranstaltung
+1 Hostess am Eingang
+3 Dedizierten Fotografen – +2 vielleicht nächstes Mal auch jemand der Videos macht? (Sandra Kiels Video ist auch ein super Marketinginstrument)
gemeinsame Drop-Zone für Fotos von Teilnehmer/innen
+2 Aufnahmen der Sessions – auch der Vorstellungsrunde 😉
+2 Förderung durch das Land Berlin

Simon:

+1 Super: Verjüngung und Vergrößerung Orga-Team, Anne hat viel Struktur reingebracht 👍
+1 (s.o. Anne) Super: Akquise der Förderung durch Andreas, das lief so still im Hintergrund, war sehr gut👍
+1 Die hybriden Räume haben gut funktioniert, es war super, dass wir Raumbetreuung hatte. Verbesserung würde bringen: Weitwinklige Webcam C930 in allen Räumen (wir hatten 4 C920) und Jabra Speak 710 statt 510 (da kann man zwei Koppeln z.B. für vorne und hinten im Raum)
Fuckup: nur 5 statt 6 Kits dabei (Kuratierter Track nicht mitgeplant), zum Glück hatte Rainer eine Webcam dabei und ich noch eine eigene Freisprecheinrichtung

Clara:

Meine Kolleginnen als Orga-Unterstützung
Visueller Zugang zu Wissen
Offene Kommunikationskultur; Sehr sympathische Atmosphäre, kein/wenig "Machtgehabe"
+1 vorab Briefing der Helfer:innen und Handbuch
Durch Räume gehen, um sich zu orientieren
Beteiligung hat große Freude gemacht
Spontane aktive Sessiongebende, die bereit waren ihr Wissen zu teilen
Technische Umsetzung/Ausstattung
+1 Location: spannend für TN, andere Welt, gut für Fotos / Marketing

Florian:

+5 Professionelles Projektmanagement
+1 Die Kaffeeversorgung lief auch ohne fertigen Filterkaffee ganz gut (von kurzzeitigem Tassenmangel mal ganz abgesehen)

Martin:

+3 Social-Media-Arbeit 😋
LinkedIn-Event
+2 Video-Close-Up der Vor-Ort-Teilnehmenden (Gimble) -> Simon: bei Gimble bräuchte man extra Kameraperson, das nimmt Dynamik raus. Andere Idee: alle haben ein Endgerät dabei und schalten da die Kamera an (braucht genug Bandbreite)