Auswahlverfahren Wiki-Software GfWM 2025

Dokumentation der Fachgruppe Wiki über die Anforderungen sowie des Auswahlprozesses für eine geeignete Wiki-Software zur Nutzung innerhalb der GfWM. Initial wurden diese Dokumentation in OneNote vorgenommen und nach der Installation des GfWM Wiki hierher übernommen.

Use Cases

Die Use Cases wurden in zwei Sitzungen erarbeitet, am 29.11.2024 und am 06.12.2024.

Orga #gkc
- Einstiegsthema für den Prototyp
- Eventplanung
- Statistiken (User, Geschlechter, Newbies…)
- Prozess
Aufbereitung von #gkc-Content
- Übersichtsseiten
Onboarding
Prozesse visualisieren und beschreiben
Richtlinien
- Teils bestehender Content
Einbeziehung von bestehendem Content
- Übernehmen oder verlinken (Anlass zum Aufräumen)
- „Enterprise Search“
  - MediaWiki-Microsoft Graph-Connector?
Gelbe Seiten
Fach- und Regionalgruppen-Seiten
- Usability
Historisches Wissen
- Was ist mal in der Vergangenheit gelaufen?
- Treffen und deren Dokumentation?
Nutzungsstatistiken
Mitgliederstatistiken (RPA? 👀)
Wiki-Hackathon (Wikithon)
- Im Vorfeld oder Anfang parallel: Wiki-Schulung
- Thematische Aufarbeitung bestimmter Themen
  - #gkc-Aufarbeitung?
  - Inhalte des früheren GfWM-MediaWikis

Anforderungen

Die Anforderungen wurden in mehreren Sitzungen ausgearbeitet, vom 06.12.2024 bis zum 20.12.2024.

Muss-Kriterien

Offenes Berechtigungskonzept
- User Story: Alle registrierten Vereinsmitglieder sollen alle Inhalte (Seiten, Dateien, Vorlagen) lesen und bearbeiten können, um Wissen im Verein transparent zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln. Zusätzlich sollen vereinsexterne Personen Inhalte lesen können.
Open Source
- User Story: Als Organisation möchten wir eine Open-Source-Software nutzen, um Vendor-Lock-in zu vermeiden.
Externes Hosting inkl. Enterprise Support
- User Story: Als Organisation möchten wir das Wiki über einen externen, spezialisierten Dienstleister hosten lassen und Enterprise Support erhalten, um sicherzustellen, dass Wartungen, Updates und Anpassungen zuverlässig durchgeführt werden.
Visueller Editor
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Inhalte mit einem visuellen Editor bearbeiten können, um intuitiv und ohne technische Wiki-Vorkenntnisse Änderungen vorzunehmen.
Kommentarfunktion
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich eine einfache Kommentarfunktion direkt auf der Seite nutzen können, mit der ich andere Personen durch @-Erwähnungen einbinden kann, um Feedback und Diskussionen zu erleichtern.
Redlinks
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Redlinks nutzen können, um Bedarfe oder Wünsche für fehlende Inhalte leicht zu markieren und später durch einfaches Anklicken neue Seiten dafür zu erstellen.
Mobile responsive
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Inhalte auch über mobile Endgeräte einfach konsumierbar aufrufen können.
Rechte- und Rollenverwaltung
- User Story:
  - Anonym: Personen ohne Account sollen alle Inhalte lesen können.
  - Registriert: Registrierte Personen sollen alle Inhalte bearbeiten können.
  - Gardening: Personen mit dieser Rolle sollen typische Pflegeaufgaben übernehmen können.
  - Admin/Sysop: Vollumfängliche administrative Rechte.
Kategorieverwaltung inkl. Filteroptionen
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Inhalte Kategorien zuweisen und danach filtern können, um schnell thematisch ähnliche Inhalte zu finden.
Volltextsuche inkl. Filterung
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich eine Volltextsuche mit Filtermöglichkeiten verwenden, um gezielt Inhalte im Wiki zu finden.

Sollte-Kriterien

Keine nutzerbasierten Lizenzkosten
- User Story: Als Organisation möchten wir eine Wiki-Software ohne nutzerbasierte Lizenzkosten nutzen, um die Anzahl der Nutzer:innen flexibel anpassen zu können.
Prozessmodellierung
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Prozesse direkt auf einer Wiki-Seite (z. B. per BPMN oder Flussdiagramm) modellieren können, um Abläufe darzustellen.
Mehrsprachigkeit
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich per Knopfdruck eigenständige anderssprachige Versionen von Inhalten anlegen und abrufen können, die miteinander verknüpft sind.

(Hinweis: „per Knopfdruck … anlegen“ = maschinelle Übersetzung?)

Aktive Community und Plugin-Verfügbarkeit
- User Story: Als Organisation möchten wir eine Wiki-Software mit aktiver Community nutzen, um von Austausch, Erweiterungen und Updates zu profitieren.
Nutzungsstatistiken
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Statistiken zu Seitenaufrufen und Bearbeitungen einsehen können, um Aktivität und Relevanz zu erkennen.

Kann-Kriterien

Mindmapping
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Mindmaps oder Konzepte direkt im Wiki visualisieren, um Zusammenhänge übersichtlich darzustellen.
Account-Anbindung über WISO MeinVerein
- User Story: Als Organisation möchten wir, dass Wiki-Accounts automatisch mit der Mitgliederdatenbank synchronisiert werden.
Automatisches Verlinken
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich, dass neue Inhalte automatisch mit bestehenden verlinkt werden, um Zusammenhänge besser sichtbar zu machen.
Enterprise Search / Anbindung an M365
- User Story: Als Wiki-Nutzer:in möchte ich Inhalte im Wiki über die Enterprise Search von M365 finden, um Informationen aus mehreren Quellen effizient zu durchsuchen.

Vergleich der Software/Provider

Angefangen am 07.02.2025.

Feature	DokuWiki Peak Networks (AT)	MediaWiki Caindle (DE)	MediaWiki MyWikis (AT)
Offenes Berechtigungskonzept	✅	✅	✅
Open Source	✅	✅	✅
Externes Hosting	✅	✅	✅
Visueller Editor	✅ CKE-4 Basis (Plugins)	✅	✅
Kommentarfunktion	✅ Comment Plugin	✅	✅ (Extension:CommentStreams)
Redlinks	✅	✅	✅
Mobile responsive	✅	✅	✅
Rechte- und Rollenverwaltung	✅	✅ (ℹ️5)	✅ (Access Ctrl)
Kategorieverwaltung inkl. Filter	✅ (Plugin + sqlite)	✅	✅
Volltextsuche inkl. Filterung	✅	✅ (ℹ️1)	✅ (CirrusSearch)
Keine User-Lizenzkosten	✅	✅	✅
Prozessmodellierung	✅ (Plugin: bpmnio)	✅	✅ (Draw.io)
Mehrsprachigkeit	✅ (Plugin: translation)	(ℹ️2)	✅
Aktive Community & Plugins	✅	✅	✅
Nutzungsstatistiken	✅ (Plugin: statistics)	(ℹ️6)	✅ (Special:UserPageViewTracker)
Mindmapping	✅ (Plugin: drawio)	✅	✅ (Draw.io)
WISO MeinVerein-Anbindung	Anleitung Massenimport	❌ (ℹ️3)	✅ (Extension:ImportUsers)
Automatisches Verlinken	✅ (Plugin)	✅	✅ (Extension:LinkTitles)
Enterprise Search	(✅) (Plugin + ElasticSearch)	❌ (ℹ️4)	❌

Hinweise:

1) Volltextsuche mit Filter auf Namensräume möglich.

2) Mehrsprachigkeit über zweite Wiki-Instanz und manuelles Übersetzen – später automatisierbar.

3) CSV-Import über Extension:ImportUsers ggf. möglich.

4) Enterprise Search technisch nachrüstbar (z. B. für bessere Filterung).

5) Benutzergruppen über Oberfläche teilweise konfigurierbar; vollständige Rechteverwaltung über Support.

6) Nutzungsstatistiken umfassen Seitenaufrufe und Bearbeitungen.

→ Nach dem Vergleich haben wir uns in der Fachgruppe für MediaWiki entschieden. Der GfWM Vorstand hat anschließend die Entscheidung für den Provider MyWikis.eu getroffen.