Gkc24-Vortrag: Wissensmanagement im öffentlichen Sektor – Beispiele aus Österreich

Wissensmanagement im öffentlichen Sektor – Beispiele aus Österreich
Art	Vortrag
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Speaker*in	Bernhard Krabina, Prof. Dr. Andreas Brandner
Organisation	KMA Knowledge Management Associates
Track	Kuratierter Track Verwaltung, Stiftungen und Verbände
Datum	10.10.2024
Zeit	16:00 bis 16:45 Uhr
Sprache	Deutsch
Aufzeichnung	YouTube
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm

Der Vortrag blickt auf die letzten 15 Jahre Wissensmangement im öffentlichen Sektor zurück. Aktuelle Herausforderungen werden ebenso thematisiert wie die zukünftige Strategie „Wissensmangement 3.0“ der Bundesverwaltung.

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Bernhard Krabina zeichnet die Entwicklung des Wissensmanagements im österreichischen öffentlichen Sektor nach: von Wissensbilanzen und frühen Netzwerken über die Bundesstrategie bis zu aktuellen Vorhaben der Wissenssicherung. Anhand der Stadt Wien und der Plattform Wissensmanagement.gv.at zeigt er unterschiedliche Ansätze zur organisatorischen und technischen Verankerung. Als zentralen Treiber beschreibt er die bevorstehende Pensionierungswelle. In der Diskussion betont er, dass Strategien allein nicht ausreichen: Wissensmanagement braucht benannte Zuständigkeiten, Personal und Ressourcen.

Aufbau und Einordnung des Vortrags

Krabina übernimmt die Präsentation, weil der ebenfalls angekündigte Andreas Brandner krankheitsbedingt nicht teilnehmen kann. Zu Beginn stellt er die KMA vor, die Brandner 2001 in Wien gegründet hat. Ihre Tätigkeiten umfassen Beratung, Weiterbildung, Wissenstransfer sowie Initiativen zu Wissensstädten und Wissensregionen. Krabina ist Managing Partner und beschreibt den öffentlichen Sektor als seinen Schwerpunkt.

Der Vortrag folgt einer Zeitreise. Nach einer Einordnung der österreichischen Verwaltung behandelt Krabina historische Initiativen, Strategien und kommunale Beispiele. Anschließend erläutert er ausführlicher die Plattform Wissensmanagement.gv.at. Den Abschluss bilden das Projekt „Wissensmanagement 3.0“, weitere Praxisprojekte und eine Diskussion über Umsetzung, Wissensbilanzen und Erfolgsmessung.

Die Pensionierungswelle als zentraler Handlungsdruck

Nach den im Vortrag genannten Zahlen arbeiten etwa 16,7 Prozent der Arbeitskräfte Österreichs im öffentlichen Sektor. Dazu gehören sowohl öffentlich Bedienstete als auch Beschäftigte ausgegliederter oder nachgelagerter Einrichtungen. Krabina beschreibt eine zentral organisierte Bundesverwaltung mit zwölf Ministerien in Wien sowie neun Bundesländern, 94 Bezirken und 2.093 Gemeinden.

Besonders dringlich ist die demografische Entwicklung: Nach seiner Darstellung werden 48 Prozent des Personals im Bundesdienst im Jahr 2028 bereits in Pension sein. Ähnliche Herausforderungen sieht er bei Ländern und Gemeinden. Die Pensionierungswelle sei lange bekannt und ein wesentlicher Treiber für Wissensmanagement.

Dabei geht es nicht nur um die Sicherung von Erfahrungswissen. Krabina bezweifelt auch, dass sämtliche frei werdenden Stellen über den Arbeitsmarkt nachbesetzt werden können. Wissensweitergabe muss deshalb unter Bedingungen stattfinden, in denen Personal fehlt und neue Mitarbeitende umfangreiche Aufgaben übernehmen sollen.

Von Wissensnetzwerken zur Bundesstrategie

Wissenspartnerschaft und Wissensbilanzen

Mit der Gründung der KMA entstand 2001 die „Wissenspartnerschaft“, ein Netzwerk mit Beteiligten aus Verwaltung, Forschung, Weiterbildung und privaten Organisationen. Regelmäßige Treffen dienten dem Austausch; während der Pandemie wurden sie in den virtuellen Raum verlegt.

Einen weiteren frühen Schwerpunkt bildete die Wissensbilanz. Krabina berichtet, dass österreichische Universitäten ab 2005 zur Erstellung von Wissensbilanzen verpflichtet wurden. Er ordnet dies ihrer zuvor eingeleiteten Verselbstständigung und der Steuerung durch das Ministerium zu. Andere Einrichtungen folgten freiwillig, darunter die Akademie der Wissenschaften und zahlreiche Fachhochschulen. Auch Rechnungshof und Bundesheer griffen das Instrument auf.

Dass Wissensbilanzen später an Bedeutung verloren, verbindet Krabina mit der Einführung der Wirkungsorientierung im Bund ab 2013. Diese umfassende Verwaltungsreform habe viel Aufwand beansprucht und wenig Raum für ein weiteres Steuerungsinstrument gelassen. Er kennzeichnet diese Erklärung als seine Einschätzung.

Bestandsaufnahme und unterschiedliche Umsetzungsmuster

2010 untersuchte Krabina Wissensmanagement in damals 13 Bundesministerien. Bei rund 70 Prozent war das Thema einer Abteilung zugeordnet. Die Aufgaben waren jedoch heterogen; nur selten bestand eine strategische Zuständigkeit. Häufig wurden einzelne Aspekte neben anderen Aufgaben bearbeitet.

Als Beispiele nennt er das Finanzministerium, das Wissensmanagement mit einer Verwaltungsreform verband, und das Verteidigungsministerium, das es als eines seiner wichtigsten Forschungsthemen behandelte. Im Wissenschaftsministerium stand dagegen vor allem die Wissensbilanzierung der Universitäten im Mittelpunkt.

Eine anschließende Rechnungshofprüfung zeigte nach Krabinas Zusammenfassung gegensätzliche Muster: Im Verteidigungsressort gab es einen ausgeprägten strategischen Überbau, aber Zweifel an der Wirkung beim einzelnen Soldaten. Im Innenressort fehlten Strategie und einheitliche Begriffe, während praktische Aktivitäten, insbesondere E-Learning in der Polizeiausbildung, vorhanden waren.

Aus einer zwischen 2010 und 2012 aufgebauten Community of Practice entstand ein gemeinsames Positionspapier. Es sollte Führungskräften Argumente für Wissensmanagement liefern und wurde nach Krabinas Darstellung eine Grundlage der 2012 veröffentlichten Bundesstrategie. 2017 folgten ein Leitfaden und eine Toolbox zur Wissenssicherung bei Personaländerungen. Seit 2019 bietet die Verwaltungsakademie des Bundes mit der „Plattform Wissensmanagement“ ein fortlaufendes Austauschformat.

Kommunale Beispiele: unterschiedliche Ziele und Reichweiten

Das 2013 gestartete Programm der Stadt Wien bezeichnet Krabina als besonders umfassend. Es verbindet strategische Grundlagen mit einem Wissensmanagement-Selbstcheck der Dienststellen. Die Teilnahme war zunächst freiwillig und wurde später auf alle Dienststellen ausgeweitet. Aus einer Toolbox wurden passende Maßnahmen empfohlen; die Personalabteilung unterstützte deren Durchführung.

Für Krabina ist Wien damit ein wichtiges Beispiel für eine langfristige Verankerung. Zugleich berichtet er in der Diskussion von unterschiedlichen Wahrnehmungen: Manche Beschäftigte erlebten den Selbstcheck als Vorgang, nach dem wenig folge. Ein gut konzipiertes Programm garantiert also nicht automatisch eine durchgehend wirksame Umsetzung.

Weitere Beispiele zeigen andere Schwerpunkte:

Linz führte 2006 im Zusammenhang mit einem eigenen Teleservice-Center eine Wissensdatenbank ein. Das Center nimmt nicht nur Anrufe entgegen, sondern ermöglicht auch bestimmte Verwaltungsleistungen per Telefon.
Die „Wissensstadt Salzburg“ beschreibt Krabina eher als nach außen gerichteten Kommunikationsansatz über Universitäten sowie Kunst- und Kulturinstitutionen. Aktivitäten innerhalb der Stadtverwaltung seien ihm wenig bekannt.
Das 2014 online gegangene Wien Geschichte Wiki stellt eine digitale Enzyklopädie bereit, an der auch Bürgerinnen und Bürger mitarbeiten können.

Krabina grenzt seinen Überblick ausdrücklich ein. Für andere Bundesländer und viele ausgegliederte Einrichtungen könne er keine umfassenden Aussagen treffen. Fehlende Kenntnis bedeute nicht, dass dort kein Wissensmanagement existiere.

Wissensmanagement.gv.at: vom Dokument zum vernetzten Wiki

2020 sollte der bestehende Leitfaden samt Toolbox als Website veröffentlicht werden. Die ursprüngliche Vorstellung war eine redaktionell gepflegte Online-Version auf Basis einer Open-Source-Lösung. Die KMA schlug stattdessen ein Wiki vor, in dem Wissensmanagement-Verantwortliche aus den Ressorts selbst mitarbeiten können, und erhielt den Auftrag.

Die Redaktion übernimmt dabei eine pflegende Rolle: Sie prüft Verständlichkeit, ergänzt Verschlagwortungen und unterstützt die Vernetzung der Inhalte. Die mit Semantic MediaWiki umgesetzte Plattform enthält:

Theorietexte aus dem Leitfaden und eine Toolbox mit etwa 20 Werkzeugen;
Praxisbeispiele, Publikationen und ein Glossar;
Neuigkeiten, Veranstaltungen und längere Blogbeiträge;
ein Verzeichnis von Kontaktpersonen und Organisationen.

Das Expertinnen- und Expertenverzeichnis verlangt nach Krabinas Erläuterung keine bestimmten Qualifikationsnachweise. Es dient dazu, Ansprechpersonen für Wissensmanagement sichtbar zu machen. Sämtliche Inhalte sind öffentlich lesbar; zum Schreiben ist ein Account erforderlich.

Der wesentliche Mehrwert liegt für Krabina in den Beziehungen zwischen den Inhalten. Ein Blogbeitrag kann mit seiner Autorin oder seinem Autor, einer Organisation, einem Werkzeug und einem Praxisbeispiel verbunden werden. Definitionen aus dem Leitfaden werden bei entsprechenden Begriffen eingeblendet. Schlagworte und eine Netzwerk-Grafik eröffnen zusätzliche Navigationswege jenseits der linearen Struktur eines PDF-Dokuments.

„Wissensmanagement 3.0“: sechs Maßnahmenfelder

Die für Querschnittsaufgaben des öffentlichen Dienstes zuständige Sektion hat ein neues Projekt zur Weiterentwicklung gestartet. Krabina betont eine Grenze ihrer Handlungsmöglichkeiten: Sie kann vernetzen und Maßnahmen initiieren, anderen Ressorts aber keine verpflichtenden Vorgaben machen.

Das Projekt umfasst sechs Maßnahmenfelder:

Bundesstrategie: Die mehr als zehn Jahre alte Wissensmanagementstrategie soll neu gefasst werden.
Website und KI: Wissensmanagement.gv.at soll technisch erneuert werden. Zusätzlich wird geprüft, wie ein KI-Modul Wissensmanagerinnen und Wissensmanager unterstützen könnte. Gemeint ist nicht der allgemeine KI-Einsatz im Bundesdienst.
Ausbildung: Bestehende Seminare sollen zu einem modularen Lehrgang mit Zertifikat verbunden werden. Vorgesehen ist außerdem eine Train-the-Trainer-Ausbildung.
Leitfaden und Toolbox: Die bestehenden Materialien sollen überarbeitet werden.
Generationenmanagement: Im Mittelpunkt steht die Weitergabe von Wissen an jüngere Mitarbeitende.
Kommunikation und Erfolgsmessung: Geplant sind Marketingmaßnahmen, Überlegungen zur Messung des Strategieerfolgs sowie die Fortführung beziehungsweise Erweiterung der Community of Practice.

Beim Generationenmanagement weist Krabina zugleich auf Kompetenzfragen hin. Wenn Verwaltungspraktikantinnen und -praktikanten Aufgaben langjähriger Fachleute übernehmen sollen, reicht eine Betrachtung des Altersunterschieds nicht aus.

Die neue Strategie wird nach seiner Darstellung stärker partizipativ vorbereitet als die erste. Bei einem jüngsten Treffen nahmen ungefähr 30 Personen teil. Krabina wertet dies als Zeichen dafür, dass inzwischen mehr Einrichtungen Zuständigkeiten für Wissensmanagement aufgebaut haben.

Aktuelle Praxis: Wissenssicherung und KI-Anbindung

Krabina berichtet von erneut wachsendem Interesse an Wissenssicherung. Die KMA bietet „Living Experts Debriefing“ an, berät dazu und bildet Trainerinnen und Trainer aus. Genannt werden Seminare im Finanzministerium und begleitete Debriefing-Sitzungen im Verkehrsbereich des Klimaschutzministeriums.

Bei der IKT Linz wird eine KI-Unterstützung für Expert Debriefing erwogen. Krabina äußert jedoch Skepsis gegenüber der Vorstellung, eine KI könne Fachleute einfach befragen und deren Antworten aufnehmen. Eine überzeugende Lösung habe er dafür noch nicht.

Für die Arbeiterkammer wurde ein SharePoint-Wiki durch MediaWiki ersetzt, damit Inhalte für ein eigenes KI-System besser zugänglich sind. Das System soll Beschäftigte unterstützen, die Basisauskünfte zu Steuerfragen geben. Ein weiteres Projekt betrifft die Strukturierung einer Wissensdatenbank in einem neuen IT-Service-Management-Werkzeug.

Diskussion: Verbindlichkeit und Erfolgsmessung

Auf die Frage nach einer österreichischen „Renaissance“ des Wissensmanagements relativiert Krabina den Eindruck eines großen Vorsprungs. Das Personalproblem sei bereits vor zehn Jahren benannt worden; vielerorts sei dennoch wenig geschehen. Die neue Dynamik erkläre sich vor allem aus der inzwischen gestiegenen Dringlichkeit.

Ein Beispiel aus Tirol verdeutlicht die fehlende Kontinuität: Nach früheren Debriefing-Schulungen wurden Jahre später erneut Seminare angefragt, weil mit dem Weggang der zuständigen Kollegin auch das Methodenwissen verloren gegangen war.

Wissensbilanzen hält Krabina weiterhin für potenziell nützlich, besonders zur Steuerung ausgegliederter Einrichtungen. Ihre tatsächliche Bedeutung für die Steuerung des Wissensmanagements schätzt er rückblickend jedoch als gering ein.

Zur Erfolgsmessung der neuen Strategie gibt es laut Krabina noch kein festgelegtes Verfahren. Zugriffszahlen, Accounts oder Weiterbildungsteilnahmen seien vergleichsweise leicht zu erfassen. Die strategische Wirksamkeit müsse dagegen aus konkreten Zielen abgeleitet werden.

Sein zentraler Vorschlag lautet, Wissensmanagement in jedem Ressort organisatorisch zu verankern und mit Personal sowie Ressourcen auszustatten. Eine zuständige Stelle ersetzt nicht die Führungsaufgabe, macht das Thema aber sichtbar und unterstützt Weiterbildung und Bewusstseinsbildung.

Einladung zum weiteren Austausch

Zum Abschluss kündigt Krabina an, das Regionalkapitel Österreich der Gesellschaft für Wissensmanagement wiederzubeleben. Für das Frühjahr ist eine Veranstaltung in Wien geplant; ein Termin steht noch nicht fest. Sie soll den öffentlichen Sektor mit NGOs und Unternehmen zusammenbringen. Interessierte lädt er ausdrücklich zum Austausch ein.