Gkc24-Session: Collect, Connect, Co-Create: Wissensmanagement in der internationalen Zusammenarbeit (GIZ)

Collect, Connect, Co-Create: Wissensmanagement in der internationalen Zusammenarbeit (GIZ)
Art	Vortrag
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Speaker:in	Gülsüm Malci, Nina Gerlach
Organisation	Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)
Track	Kuratierter Track Verwaltung, Stiftungen und Verbände
Datum	11.10.2024
Zeit	11:00 bis 11:45 Uhr
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Aus dem Veranstaltungsprogramm

Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung in verschiedenen Bereichen der nachhaltigen Entwicklung, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit verfügt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) über Know-how, das rund um den Globus von Akteuren wie Regierungen, internationalen Organisationen und der Privatwirtschaft nachgefragt wird. Wie funktioniert Wissensmanagement in einer internationalen Organisation mit 25.634 Mitarbeitenden in rund 120 Ländern? Und wie stellen wir sicher, dass Expertise nicht nur in einzelnen Teams und Projekten verbleibt, sondern das ganze Unternehmen stärkt? Wir freuen uns auf einen Austausch zu Ansätzen und Lösungen, die wir einsetzen, um Wissen lebendig zu halten, den Austausch im Unternehmen zu fördern, und Know-how sowohl bei unseren Partner*innen als auch in der Development Community nachhaltig zu verankern.

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Gülsüm Malci und Nina Gerlach stellen vor, wie die GIZ Wissen aus ihrer internationalen Projektarbeit sichern, zugänglich machen und gemeinsam weiterentwickeln möchte. Im Mittelpunkt stehen der Knowledge Continuity Guide für die Wissenssicherung über Projektgrenzen hinweg und das interne Topics-System für communitybasiertes Wissensmanagement. Die anschließende Diskussion zeigt, dass digitale Plattformen allein nicht ausreichen: Persönliche Beratung, Netzwerke, klare Verantwortlichkeiten und die Berücksichtigung unterschiedlicher Perspektiven bleiben entscheidend.

Aufbau und organisatorischer Kontext

Der Vortrag beginnt mit der Vorstellung der Referentinnen und der GIZ. Beide arbeiten in der internen Beratung des Fach- und Methodenbereichs. Malci bringt Erfahrungen unter anderem aus Finanzsystementwicklung und Klimafinanzierung mit; Gerlach war zuvor für Wissens- und Prozessmanagement in einem Projekt zuständig und befasst sich inzwischen auch mit digitalen Wissensplattformen.

Anschließend erläutern sie die Herausforderungen und drei leitende Prinzipien des Wissensmanagements. Darauf folgen die beiden Praxisansätze: der Knowledge Continuity Guide und die Topic-Seiten. Die Diskussion vertieft Fragen zu öffentlichem Wissenstransfer, Auffindbarkeit, KI, Lernkultur, kulturellen Unterschieden und dem praktischen Zugang zu Expertise.

Die GIZ wird als Bundesunternehmen vorgestellt, das die Bundesregierung bei ihren entwicklungspolitischen Zielen unterstützt. Zu ihren Auftraggebern gehören insbesondere das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung sowie weitere Ministerien, öffentliche und private Auftraggeber und internationale Organisationen.

Die Größenordnung verdeutlicht den Bedarf an Wissensmanagement:

Zum 31. Dezember 2023 beschäftigte die GIZ weltweit 25.634 Mitarbeitende.
Gut 67 Prozent gehörten zur Gruppe der nationalen Mitarbeitenden, die in den jeweiligen Ländern rekrutiert und beschäftigt werden.
Die Organisation war in rund 120 Ländern vertreten; im Vortrag werden etwa 1.700 laufende Projekte genannt.
Das Geschäftsvolumen betrug 2023 rund vier Milliarden Euro.

Die Themen reichen von Gesundheit, Umwelt und Klima über Wirtschaft und Digitalisierung bis zu ländlicher Entwicklung, Staat und Demokratie. In diesem breiten Spektrum entsteht täglich Wissen, das über einzelne Teams hinaus nutzbar werden soll.

Collect, Connect, Co-Create als Orientierung

Wiederkehrende Beratungsfragen betreffen die Gefahr, Lösungen in jedem Projekt neu zu entwickeln, die Erfassung und Weitergabe von Wissen sowie dessen Verbleib nach Projektabschluss. Besonders wichtig ist, dass Partnerorganisationen das erarbeitete Wissen auch nach dem Ende eines Vorhabens nutzen und institutionell verankern können. Zugleich soll es innerhalb der GIZ verfügbar bleiben.

Die Referentinnen ordnen ihre Methoden drei Prinzipien zu:

Collect: Informationen nutzerzentriert bereitstellen.
Connect: Vernetzung und Austausch zwischen Menschen ermöglichen.
Co-Create: gemeinschaftliche, ergebnisorientierte Arbeits- und Lernprozesse fördern.

Diese Prinzipien werden digital und im persönlichen Austausch umgesetzt. Der Fach- und Methodenbereich unterstützt dabei sowohl einzelne Projekte als auch die Entwicklung unternehmensweiter Wissensmanagement-Strategien.

Wissenskontinuität über das Projektende hinaus

Entwicklungsprojekte haben definierte Anfangs- und Endpunkte. Die unterstützten Institutionen, Sektoren und Gemeinschaften bestehen jedoch weiter. Projektabschlüsse und Übergänge in neue Phasen sind deshalb kritische Momente für die Sicherung des entstandenen Wissens.

Knowledge Continuity bezeichnet im Vortrag einen Prozess, der Wissen über die Laufzeit und die Grenzen einzelner Projekte hinaus verfügbar, zugänglich und auffindbar halten soll. Der dafür entwickelte Guide verbindet Dokumentation mit persönlichem Austausch und Netzwerken. Seine zentrale Unterscheidung lautet: „Daten und Informationen können gespeichert werden, aber Wissen lebt in Menschen.“

Daraus folgt, dass schriftliche Dokumente nicht jede Erfahrung ausreichend erfassen. Strukturierte Interviews sowie Audio- und Videoaufnahmen können in bestimmten Kontexten geeigneter sein. Auch die Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen müssen berücksichtigt werden: Wissen ist nicht allein dadurch nutzbar, dass es gespeichert wurde.

Der Guide soll gute und schlechte Erfahrungen erfassen. Fehler gelten dabei als wichtige Lernquelle, auch wenn ihre offene Weitergabe nicht in jeder Organisation leichtfällt. Ein intersektionaler Ansatz soll zudem sicherstellen, dass unterschiedliche Stimmen und Perspektiven berücksichtigt werden.

Drei Ebenen der Wissenssicherung

Der Prozess richtet sich auf drei Ebenen:

Partnerorganisationen: Wissen soll bei den Organisationen verankert werden, mit denen Projekte umgesetzt werden.
Development Community und Öffentlichkeit: Die aus öffentlichen Mitteln finanzierte Arbeit soll auch anderen Organisationen zur Lösung globaler Herausforderungen dienen.
Institutionelles Gedächtnis der GIZ: Erfahrungen sollen für weitere Vorhaben und Mitarbeitende erhalten bleiben.

Die Referentinnen beschreiben den Prozess daher als breit verstandene Exit-Strategie. Er soll nicht nur interne Unterlagen sichern, sondern die Weiterverwendung des Wissens in verschiedenen Zusammenhängen ermöglichen.

Vorgehen und Zeitpunkt

Der praxisorientierte Guide führt durch einen Kick-off-Workshop, die Entwicklung einer Knowledge Map und die Identifikation von Wissenspartnern, Netzwerken und Plattformen. Darauf folgen die Definition von Maßnahmen, Feedback, Umsetzung und abschließende Überprüfung. Für die Schritte enthält er Anleitungen, Methoden, Werkzeuge und Hinweise auf geeignete Transferformate.

Wissenskontinuität sollte nach Empfehlung der Referentinnen bereits zu Projektbeginn mitgedacht werden. Auf Nachfrage nennen sie ungefähr ein halbes Jahr vor Projektabschluss als Orientierung für die intensive Abschlussphase, ohne einen verbindlichen Zeitraum festzulegen. Austauschformate sollen jedoch schon vorher bestehen; die Arbeit beginnt nicht erst kurz vor Projektende.

Topic-Seiten: Wissen gemeinsam aufbereiten

Für die interne Verankerung von Wissen stellt Gerlach das Topics-System vor. Es umfasst 54 Fach- und 14 Methodentopics, die als Seiten im Intranet gepflegt werden.

Bis 2019 kamen Fach- und Methodenprodukte beziehungsweise qualitätsgesichertes Wissen zentral aus dem Fach- und Methodenbereich. Mit der Neuausrichtung 2018/2019 wurde stärker auf communitybasiertes Wissensmanagement gesetzt. Die Topic-Seiten sind Teil dieser Entwicklung und werden besonders dem Prinzip Co-Create zugeordnet.

Projekte sollen prüfen, welches Wissen für die gesamte GIZ relevant und teilenswert ist. Dieses Wissen soll in die entsprechenden Topic-Seiten einfließen. Ziel ist eine gemeinsam gespeiste Informationsbasis, deren Inhalte aktuell und verlässlich sind.

Verantwortlichkeit und technische Umsetzung

Für die Seiten gibt es Topic Manager. Diese Rolle ist mit einer Aufgabenbeschreibung verbunden und trägt zunächst die Verantwortung dafür, Inhalte zusammenzuführen und aktuell zu halten. Die zuständigen Personen sind auf den Seiten als Ansprechpersonen hinterlegt.

Eine offene Herausforderung bleibt das Verhältnis von Hol- und Bringschuld: Wie weit kann eine Topic Managerin aktiv Wissen aus zahlreichen Projekten einsammeln, und welchen Beitrag müssen die Projekte selbst leisten?

Technisch nutzt die GIZ Microsoft 365 und eine SharePoint-Umgebung. Die Topic-Seiten sind Site Pages. Anders als bei einem offen bearbeitbaren Wiki können nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen Inhalte schreiben; die Zusammenführung erfolgt durch die verantwortliche Person. Gerlach beschreibt das System deshalb eher als Intranet beziehungsweise Informationsbereitstellung.

Auffindbarkeit: Suche, KI und persönliche Vermittlung

In der Diskussion wird die Auffindbarkeit als weiterhin ungelöstes Problem sichtbar. In den Dokumentenbibliotheken liegt eine große Menge an Informationen, darunter möglicherweise veraltete Inhalte. Die globale Suche wird nach Aussage der Referentinnen wiederholt kritisiert. Dadurch kann Doppelarbeit entstehen, obwohl benötigtes Wissen bereits vorhanden ist.

Die Qualität der Informationsstruktur variiert zwischen Bereichen. Für Personal- und IT-Prozesse wird das Intranet als gut strukturiert und nutzerfreundlich beschrieben.

Ein intern entwickelter Chatbot beantwortete zunächst vor allem Fragen zu digitalen Arbeitsmitteln. Zum Vortragszeitpunkt wird seine Nutzung auf weitere Intranet- und Topic-Inhalte ausgeweitet. Er ist mit ChatGPT verknüpft und wird als funktionsfähig, aber noch vergleichsweise langsam beschrieben. Weitere Teams beschäftigen sich mit KI-Anwendungen; Datenschutz und Datensicherheit bleiben dabei besondere Herausforderungen.

Daneben erfüllen Topic Manager, Fachberatung und ein Data Service Center wichtige Vermittlungsfunktionen. Mitarbeitende können selbst intern suchen, wenden sich aber häufig direkt an Fachpersonen, um Zeit zu sparen und passende Erfahrungen oder Kontakte zu finden. Beratung ersetzt die digitale Suche nicht, sondern ergänzt sie.

Gerade Wissen aus noch laufenden Projekten ist möglicherweise noch nicht auf Topic-Seiten dokumentiert. Die interne Beratung kann solche Entwicklungen früher kennen und Menschen unmittelbar miteinander vernetzen.

Wissen außerhalb der GIZ zugänglich machen

Auf die Frage nach öffentlicher Verfügbarkeit erläutern die Referentinnen, dass Knowledge Mapping gemeinsam mit Partnern vor Ort stattfinden soll, nicht isoliert im Projekt. Dabei wird geprüft, ob Ergebnisse so aufbereitet sind, dass relevante Netzwerke oder Communities of Practice sie übernehmen und weiterführen können.

Hinzu kommen öffentliche digitale Plattformen und die Website der GIZ, auf denen Projektwissen zugänglich gemacht wird. Eine breitere und zielgruppengerechtere Veröffentlichung wird als laufende Entwicklungsaufgabe beschrieben.

Zugleich unterscheiden die Referentinnen zwischen Wissenstransfer und formalen Auskunfts- beziehungsweise Berichtswegen. Parlamentarische Anfragen laufen nach ihrer Darstellung über das zuständige Ministerium, das Informationen bei der GIZ einholt und veröffentlicht. Über bestimmte Informationen kann die GIZ daher nicht eigenständig entscheiden. Eine systematische Weitergabe an Wikipedia wird in der Antwort nicht beschrieben.

Lernkultur, kultureller Kontext und Inklusion

Die Referentinnen nehmen eine hohe Bereitschaft wahr, Erfahrungen und Lessons Learned zu teilen. Lebendige Communities of Practice ermöglichen niedrigschwelligen Austausch. Gleichzeitig konkurriert Wissensmanagement mit vielen anderen Projektaufgaben; besonders zum Projektende kann Zeitdruck die Weitergabe beeinträchtigen.

Das Verständnis von Wissensmanagement ist nach ihrer Einschätzung nicht überall gleich. Teilweise wird es vor allem mit Dokumentenablage und Berichtspflichten verbunden, obwohl der vorgestellte Ansatz deutlich darüber hinausgeht.

Zur Übertragung von Erfahrungen zwischen Ländern betonen sie die Bedeutung nationaler Mitarbeitender. Diese bringen lokale Expertise und ein Gespür für die jeweiligen Fragen mit. Ein erfolgreicher Ansatz in einem Kontext muss nicht in einem anderen funktionieren. Unterschiedliche Gruppen und Perspektiven sollen deshalb bereits bei Planung und Wissenssicherung berücksichtigt werden.

Dreieckskooperationen werden als Möglichkeit beschrieben, gemeinsam zu lernen, statt ausschließlich als Geber oder Themengeber aufzutreten. Deutschland kann dabei selbst lernender Partner sein.

Inklusion wird nicht auf Sprache oder Kultur begrenzt. Bei Projektprüfungen werden unter anderem Geschlechtergerechtigkeit, Minderheiten, Jugendliche und Menschen mit Behinderungen berücksichtigt. Wie diese Aspekte konkret bearbeitet werden, hängt vom jeweiligen Vorhaben ab.

Damit verbindet die Session digitale Wissensbereitstellung mit persönlichem Austausch und kontextbezogenem Lernen. Die bestehenden Instrumente schaffen dafür Strukturen; die verlässliche Einspeisung von Projektwissen, seine Auffindbarkeit und die dafür verfügbare Zeit bleiben praktische Herausforderungen.