Gkc24-Vortrag: Checkliste Wissenssicherung

Checkliste Wissenssicherung
Art	Vortrag
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Speaker:in	Stephan Höhn (CBXNET), Kerstin Block (IHK Berlin)
Track	Kuratierter Track Wirtschaft
Datum	11.10.2024
Zeit	11:00 bis 11:45 Uhr
Sprache	Deutsch
Aufzeichnung	YouTube
KI-Unterstützung	Claude Sonnet 4.5

Aus dem Veranstaltungsprogramm:

Zum Thema „Wissen sichern, Knowhow im Unternehmen behalten", stellen wir die von der IHK entwickelte „Checkliste Wissenssicherung" vor. Kerstin Block stellt die Möglichkeit vor, mit Hilfe der Schritt-für-Schritt-Anleitung geschäftsrelevantes Wissen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen zur Wissenssicherung zu planen. Stephan Höhn wird als Anwender der „Checkliste Wissenssicherung" über seine praktischen Erfahrungen bei der Nutzung des Tools in seinem Unternehmen berichten.

Kurzzusammenfassung

Die IHK Berlin hat mit der „Checkliste Wissenssicherung" ein kostenloses Online-Tool entwickelt, das kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dabei unterstützt, geschäftskritisches Wissen systematisch zu sichern, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Der Vortrag stellte sowohl die Entstehung und Konzeption der Checkliste als auch praktische Erfahrungen aus der Anwendung vor. Kerstin Block präsentierte die Entwicklung des Tools durch die IHK Berlin, während Stephan Höhn als Anwender über konkrete Einsatzerfahrungen in seinem Technologieunternehmen berichtete.

Ausgangssituation und Motivation

Der Bedarf in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Die Entwicklung der Checkliste Wissenssicherung entstand aus einem konkreten Bedarf, den die IHK Berlin bei ihrer Zielgruppe identifizierte. Ursprünglich hatte das Innovationsmanagement der IHK geplant, neue Weiterbildungsprodukte zu entwickeln. Bei Umfragen unter kleinen und mittelständischen Unternehmen zeigte sich jedoch ein überraschendes Ergebnis: „Nicht die Wissensvermittlung und nicht die Weiterbildung im Moment das brennende Thema ist, sondern eher das Halten, das Wissen im Unternehmen."

Die befragten Unternehmen äußerten wiederholt ähnliche Herausforderungen:

• Hohe Mitarbeiterfluktuation mit vielen ausscheidenden Mitarbeitern
• Fehlende Unterstützung bei der Wissenssicherung
• Keine systematische Auseinandersetzung mit dem Thema im Unternehmen
• Einarbeitung kann nicht immer durch die Geschäftsleitung übernommen werden
• Fehlende Personalabteilungen, die sich damit befassen könnten

Besondere Herausforderungen für KMU

Kerstin Block betonte, dass Themen wie Wissenssicherung und Wissensmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen besonders schwierig zu bewältigen sind. Im Gegensatz zu großen Firmen arbeiten in KMU oft selbst Geschäftsführer und Abteilungsleiter noch voll im täglichen Geschäft mit. Dies führt dazu, dass sowohl zeitlich als auch finanziell kaum Ressourcen vorhanden sind, „um noch an Nebenbaustellen zu kämpfen".

Die Checkliste Wissenssicherung - Konzept und Aufbau

Grundkonzept

Die Checkliste Wissenssicherung ist eine digitale Schritt-für-Schritt-Anleitung, die vor etwa einem Jahr gelauncht wurde. Sie richtet sich an Unternehmen mit etwa 4 bis 100 Mitarbeitern, bei denen der Geschäftsführer noch stark im allgemeinen Tagesgeschäft involviert ist. Das Tool setzt voraus, dass Unternehmen rechtzeitig wissen, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird – sei es durch Renteneintritt oder Arbeitsplatzwechsel.

Zentrale Vorteile

Die Checkliste wurde mit folgenden Zielen entwickelt:

• Schnelle, ad-hoc Hilfe bei der Problemlösung
• Intuitive Verwendbarkeit ohne Vorwissen
• Präzise, kurze und knappe Handhabung
• Kostenfreier Download über die Internetseite der IHK Berlin

Die fünf Schritte der Wissenssicherung

Die Checkliste gliedert den Wissenssicherungsprozess in fünf strukturierte Schritte:

1. Identifikation relevanten Wissens: Welches Wissen ist geschäftskritisch?
2. Überblick verschaffen: Detaillierte Erfassung des zu sichernden Wissens
3. Maßnahmen festlegen: Wie kann das Wissen konkret gesichert werden?
4. Umsetzung planen: Zeitplanung und Verantwortlichkeiten festlegen
5. Best Practice Beispiel: Orientierungshilfe durch Praxisbeispiele

Zu jedem Schritt stehen Downloads von Listen, Frage- und Gesprächsleitfäden zur Verfügung, die als Arbeitshilfen dienen.

Entwicklungsprozess

Vor dem Launch wurden zahlreiche Schritte durchlaufen, darunter intensive Befragungen potenzieller Nutzer aus dem KMU-Bereich. Die IHK arbeitete eng mit Testimonials zusammen, die die Checkliste testeten und kontinuierlich Feedback zur Handhabung und zum Aufbau gaben. Dieses iterative Vorgehen stellte sicher, dass das Tool tatsächlich praxistauglich und für die Zielgruppe geeignet ist.

Praktische Anwendung bei CBXNET

Unternehmenshintergrund

Stephan Höhn, Geschäftsführer der CBXNET combox internet GmbH, berichtete als Praxisanwender über seine Erfahrungen. CBXNET ist ein Technologiedienstleister und Cloud Service Provider in Berlin mit Fokus auf Open-Source-basierte Service-Infrastrukturen. Das Unternehmen bietet spezialisierte Dienstleistungen von Internetanschlüssen bis zu Cloud-Services an.

Höhn brachte unterschiedliche Perspektiven mit: „Ich war vorher bei großen Konzernen unterwegs, kenne also das Business Management aus einer Perspektive, wo es quasi dediziert ausgestaltet wurde und habe jetzt in meinem Unternehmen natürlich eine ganz andere Perspektive und auch ganz andere Ressourcen." Zudem hatte er als technischer Trainer gearbeitet, wodurch Wissensvermittlung und Wissensmanagement bereits immer zentrale Themen für ihn waren.

Besondere Herausforderungen

CBXNET steht vor spezifischen Herausforderungen bei der Wissenssicherung:

• Technische Komplexität: Die Open-Source-basierten Technologien sind hochspezialisiert und erfordern lange Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter
• Kleine Teams: Die Organisation basiert auf Projektteams mit vier bis sechs Personen, die eng zusammenarbeiten
• Personenbezogenes Wissen: Das Wissen ist stark in den Köpfen einzelner Teammitglieder verankert
• Veränderte Fluktuation: Während früher Mitarbeiter ein Vierteljahrhundert blieben, planen neue Mitarbeiter nicht mehr so langfristig

Höhn beschrieb die kritische Situation: „Wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt, immer noch ganz gut händelbar [...] aber manchmal kann es ja auch passieren, dass zwei gleichzeitig gehen und das ist wirklich [...] ein Einschlag, der tief sitzt." Genau diese Situation erlebte das Unternehmen zum Jahreswechsel.

Integration in den Offboarding-Prozess

Vor der Nutzung der Checkliste lief die Wissenssicherung bei CBXNET eher ad-hoc und unstrukturiert ab. Heute ist die Situation anders: „Aktuell ist es jetzt so, dass wir diese Checkliste auch immer als verpflichtenden Teil bei uns im Offboarding-Prozess drinnen haben."

Die Checkliste wird neben anderen individuellen Themen systematisch abgearbeitet, sobald ein Mitarbeiter Indikationen gibt, das Unternehmen zu verlassen. Dies ermöglicht einen strukturierteren Umgang mit dem zeitaufwendigen Rahmen der Wissenssicherung.

Anpassung und Individualisierung

Höhn betonte, dass die generischen Listen der Checkliste für das eigene Unternehmen angepasst werden müssen: „Die sind natürlich sehr generisch, also die passen für einen Bäcker genauso gut wie für ein Techunternehmen [...] wir müssen es natürlich dann stark auf unsere Bedürfnisse anpassen."

Dieser Anpassungsaufwand ist jedoch weitgehend einmalig. CBXNET hat die Themenschwerpunkte einmal gesetzt und nutzt diese angepasste Version dann für jeden Austrittsfall, wobei nur noch personenspezifische Schärfungen vorgenommen werden müssen.

Zeitaufwand und Realität

Die Checkliste sieht etwa sechs Stunden vor, die der Geschäftsführer benötigt, um sich die Liste zu erarbeiten, relevante Fragen zu identifizieren und Gesprächsleitfäden vorzubereiten. In der Praxis zeigt sich jedoch: „Sehr individuell [...] bei den wichtigen Fällen bin ich da auch Tage, jetzt über die Zeit, mit dran."

Der Zeitaufwand hängt stark davon ab:

• Welche Position der ausscheidende Mitarbeiter innehatte
• Wie gut die Dokumentation bereits ist
• Wie viel Zeit bis zum Austritt verbleibt (von zwei Wochen bis mehrere Monate)
• Ob es sich um geschäftskritisches technisches Wissen handelt

Rolle der Geschäftsführung und Moderation

Als Geschäftsführer ist Höhn immer in den Wissenssicherungsprozess eingebunden, da er im operativen Geschäft noch stark involviert ist. Der Prozess läuft moderiert ab – die Mitarbeiter arbeiten die Checkliste nicht allein ab. In der Checkliste sind der Geschäftsführer und der ausscheidende Mitarbeiter namentlich benannt, zusätzlich sind Teammitglieder eingebunden.

Höhn moderiert die Gespräche und setzt Prioritäten, ist sich aber bewusst: „Ich kriege natürlich ein gefiltertes Bild." Daher bezieht er immer Kollegen und Kolleginnen mit ein.

Pragmatisches Vorgehen

In der Praxis nutzt CBXNET die Checkliste flexibel: „In den unterschiedlichen Fällen nutzen wir es auch unterschiedlich [...] da ist es manchmal so ein bisschen Cherrypicking." Nicht immer werden alle fünf Schritte der Reihe nach durchgearbeitet, sondern je nach Situation werden die relevantesten Elemente ausgewählt.

Besondere Priorität hat dabei die Identifikation geschäftskritischer Inhalte, die Prüfung der Dokumentation und die schnelle Nachholung fehlender Dokumentation.

Einbettung in bestehende Wissensmanagement-Strukturen

Vorgelagerte Prozesse

Höhn betonte, dass Wissenssicherung beim Austritt nur ein Teil des Gesamtbildes ist. Wichtig ist auch die vorgelagerte Verankerung von Wissen im Unternehmen:

• Einsatz eines Unternehmenswikis (wenn auch als „Dinosaurier" bezeichnet)
• Nutzung von GitLab für Strukturierung von Entwicklungswissen
• Wissenstransfer im Team bereits während der regulären Zusammenarbeit

„Das muss natürlich alles vorher schon gelaufen sein und auch der Wissenstransfer im Team ist ganz wichtig für uns, also sonst, also wenn dann schon die Trennung quasi vor der Tür steht, reicht die Zeit niemals aus."

Dokumentation in bestehenden Tools

Für die konkrete Sicherung nutzt CBXNET die bereits im Daily Business verwendeten Tools:

• GitLab für Projekte
• CRM-Systeme (je nach Position)
• Unternehmens-Wiki

Der ausscheidende Mitarbeiter muss in diesen Systemen nacharbeiten, Projekte zu Ende bringen und Dinge „glattziehen", wobei die Geschäftsführung besondere Aufmerksamkeit darauf legt, dass wesentliche Dinge bis zum Ausscheiden geregelt werden.

Herausforderungen und kritische Erfolgsfaktoren

Das Problem der Zeitsouveränität

Die IHK Berlin trackt die Nutzung der Checkliste und wie viele der fünf Schritte abgearbeitet werden. Kerstin Block berichtete von ernüchternden Erkenntnissen: „Wir sehen, dass auch diese sechs Stunden und diese sich damit Auseinandersetzen scheinbar für die, die es eigentlich müssten, immer noch viel zu lange ist."

Viele Nutzer brechen bereits vor dem Download der Dokumente oder mittendrin ab. Dies zeigt, dass selbst dieses niedrigschwellige Hilfsmittel für Menschen in akuter Not – wenn gerade ein Mitarbeiter gekündigt hat oder sich in lange Krankheit verabschiedet – noch als zu zeitaufwendig empfunden wird.

Moderation als kritischer Faktor

Ein Teilnehmer wies auf Erfahrungen mit Volkswagens „Wissenstafette" hin, bei der über 1000 interne Moderatoren ausgebildet wurden. Ein durchgängiger kritischer Erfolgsfaktor sei, dass es ein moderierter Prozess sein muss, „weil das sozusagen Leute motiviert, Termine im Kalender [setzt], so ein bisschen wie wenn ich im Sport einen persönlichen Coach hab."

Diese Erkenntnis deckt sich mit der Praxis bei CBXNET, wo der Prozess ebenfalls moderiert und nicht einfach an ausscheidende Mitarbeiter delegiert wird.

Unterschiede zu Großunternehmen

Höhn kontrastierte seine aktuelle Situation mit Erfahrungen bei Siemens: Dort gab es das geflügelte Wort „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß" – trotz sehr gutem Wissensmanagement und exzellentem Tooling blieb es eine Herausforderung.

Der wesentliche Unterschied: „In großen Unternehmen gibt es ja dedizierte Ressourcen, die das auch vorgearbeitet haben, die es strukturiert haben." KMU fehlen genau diese Ressourcen, weshalb Tools wie die IHK-Checkliste wichtig sind, um wenigstens ein Grundgerüst zu haben.

Das Timing-Problem

Eine zentrale Herausforderung ist das Timing. Der „Königsweg" wäre, wenn der Nachfolger bereits da ist, während der bisherige Mitarbeiter noch anwesend ist und in Präsenz übergeben kann. Dies ist jedoch „eher die Seltenheit".

Häufiger sind Szenarien mit sehr kurzen Übergangsphasen:

• Nur zwei Wochen Zeit, weil Urlaub genommen wird
• Keine Überlappung zwischen ausscheidendem und neuem Mitarbeiter
• Im schlimmsten Fall müssen verbleibende Teammitglieder das Wissen selbst rekonstruieren

Praktischer Nutzen und Mehrwert

Strukturierung und Systematisierung

Der Hauptnutzen der Checkliste liegt in der Systematisierung eines sonst chaotischen Prozesses. Block fasste zusammen: Die Rückmeldungen von Unternehmen, die sich wirklich die Mühe machen und die Liste durcharbeiten, sind positiv. Das Tool hilft dabei:

• Strukturiert zu erfassen, was Mitarbeiter praktisch tun
• Zu verstehen, was Mitarbeiter wichtig finden und ihrem Nachfolger hinterlassen möchten
• Einen Gesprächsleitfaden für Abschlussgespräche zu haben
• Das Wissen des Geschäftsführers oder Vorgesetzten zu verbessern

Vielseitige Einsatzmöglichkeiten

Die Checkliste ist nicht nur für endgültige Austritte gedacht. Block erwähnte: „Selbst für eine Urlaubsvorbereitung, also Urlaubsvertretung, kann man Teile davon ausfüllen." Dies verhindert das chaotische Szenario, bei dem jemand „schnell mal noch beim Rauslaufen mit dem Koffer, gefühlt in der Hand, noch dem anderen was zuruft, was er noch machen soll."

Einmalige vs. wiederkehrende Arbeit

Ein wichtiger praktischer Aspekt: Die grundsätzliche Anpassung der generischen Listen auf das eigene Unternehmen ist weitgehend einmalig. Die Themenschwerpunkte werden einmal gesetzt und liegen dann in angepasster Form vor. Für jeden konkreten Austrittsfall muss nur noch eine personenspezifische Schärfung vorgenommen werden.

Weiterentwicklung und Ausblick

Geplante Erweiterungen

Kerstin Block kündigte an, dass über Weiterentwicklungen nachgedacht wird:

• Noch einfachere Gestaltung: Weitere Reduktion der Komplexität
• Tieferer Detaillierungsgrad: Herunterbrechen bis zum einzelnen Arbeitsplatz
• Selbstständige Nutzung durch Mitarbeiter: Ziel ist, dass der ausscheidende Arbeitnehmer die Checkliste selbstständig ausfüllen kann, ohne dass ein Geschäftsführer oder Teamleiter dabei sein muss
• Strukturierte Arbeitsplatzbeschreibung: So detailliert, dass der Nachfolger direkt damit arbeiten kann und weiß, wo Dokumente zu finden sind und welche Ansprechpartner für welche Themen zuständig sind

Block beschrieb die Vision: „Sehr, sehr niedrigschwellig und einfach."

Feedback-Kultur

Feedback von Anwendern wird aktiv eingefordert – es erfolgt nicht automatisch. Die IHK ruft Unternehmen an, da aus dem Tracking nicht ersichtlich ist, wer die Listen herunterlädt. Dieses Feedback fließt in die Weiterentwicklung ein.

Vernetzung mit anderen IHKs

Auf die Frage nach Austausch mit anderen IHKs berichtete Block von begrenzter Vernetzung. Es gibt gelegentlichen Austausch mit der IHK Potsdam im engen Rahmen. Über die DIHK (Deutscher Industrie- und Handelskammertag) wurde versucht, Werbung für die Checkliste zu machen, unter anderem durch einen Beitrag in der Berliner Wirtschaft. „Bisher hat eine andere IHK noch nicht nachgefragt", räumte Block ein.

Handlungsempfehlungen und zentrale Botschaften

Für Unternehmen

• Rechtzeitig anfangen: Wissenssicherung sollte nicht erst bei der Kündigung beginnen, sondern kontinuierlich im Unternehmen verankert sein
• Strukturiert vorgehen: Nutzen Sie die kostenlose Checkliste der IHK Berlin als Grundgerüst, auch wenn sie an Ihr Unternehmen angepasst werden muss
• Moderation sicherstellen: Wissenssicherung funktioniert nicht als Selbstbedienung – der Prozess braucht einen Moderator (Geschäftsführer, Teamleiter)
• Im Offboarding integrieren: Machen Sie Wissenssicherung zu einem verpflichtenden Teil Ihres Offboarding-Prozesses
• Realistische Zeitplanung: Planen Sie ausreichend Zeit ein – sechs Stunden sind ein Minimum, in der Realität können es Tage oder Wochen sein
• Vorhandene Tools nutzen: Dokumentieren Sie in den bereits im Daily Business verwendeten Systemen (Wiki, Projektmanagement-Tools, CRM)

Für die Wissenssicherungs-Praxis

• Geschäftskritisches identifizieren: Nicht alles Wissen ist gleich wichtig – konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche
• Dokumentationsstand prüfen: Erfassen Sie, was bereits dokumentiert ist und wo Lücken bestehen
• Team einbeziehen: Beziehen Sie Kollegen und Kolleginnen ein, um ein vollständiges Bild zu erhalten
• Pragmatisch bleiben: Nutzen Sie die Checkliste flexibel („Cherrypicking"), je nach Situation und verfügbarer Zeit
• Best Case anstreben: Versuchen Sie, eine Überlappung zwischen ausscheidendem und neuem Mitarbeiter zu erreichen

Nutzung der Checkliste

Die Checkliste Wissenssicherung kann kostenlos über die Internetseite der IHK Berlin heruntergeladen werden. Es sind auch Flyer mit QR-Code verfügbar, die direkt zur Liste führen. Bei Fragen steht die IHK Berlin als Ansprechpartner zur Verfügung und kann bei Bedarf auch an das Innovationsmanagement weitervermitteln.

Fazit

Die „Checkliste Wissenssicherung" der IHK Berlin adressiert ein drängendes Problem kleiner und mittelständischer Unternehmen: den strukturierten Umgang mit Wissen beim Ausscheiden von Mitarbeitern. Das kostenlose Tool bietet eine praktikable Schritt-für-Schritt-Anleitung, die ohne Vorwissen nutzbar ist.

Die Praxiserfahrungen von CBXNET zeigen, dass die Checkliste tatsächlich hilft, einen zuvor chaotischen Prozess zu systematisieren. Gleichzeitig wird deutlich, dass erfolgreiche Wissenssicherung mehr erfordert als ein Tool: ausreichend Zeit, Moderation durch die Führungsebene, Einbindung von Teams und die Integration in bestehende Unternehmensstrukturen.

Die Herausforderung bleibt: Selbst niedrigschwellige Angebote stoßen an Grenzen, wenn Unternehmen unter akutem Zeitdruck stehen. Die geplanten Weiterentwicklungen – noch einfachere Handhabung, tieferer Detaillierungsgrad, selbstständige Nutzbarkeit durch Mitarbeiter – zeigen, dass die IHK Berlin kontinuierlich daran arbeitet, das Tool noch praxistauglicher zu machen.

Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet die Checkliste Wissenssicherung einen wertvollen Einstieg in systematisches Wissensmanagement – als „ein erster Anfang, um vielleicht daran weiter zu arbeiten, um dauerhaft im Unternehmen ein bisschen Struktur in diesen Vorgang oder Prozess der Einarbeitung zu bringen", wie Kerstin Block es formulierte.