gkc25: Lessons Learned
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Am 19.11.2025 traf sich das Orga-Team, um gemeinsam Lessons Learned zum KnowledgeCamp 2025 zu sammeln.
Hinweis: Zahlen in Klammern wie (+3) zeigen an, wie viele weitere Personen dem jeweiligen Punkt zugestimmt haben (durch +1, +2 usw.).
What to keep
What to try
Was sollten wir auf jeden Fall einmal ausprobieren? Welche innovativen Ideen hast du, um das #gkc26 noch besser zu machen als das #gkc25? Was wollen wir beim nächsten Mal NEU machen?
What to toss
Welche Teile des gkc haben Dich dieses Mal nicht komplett überzeugt? Welche Formate haben aus Deiner Sicht nicht ideal funktioniert, und warum? Was wollen wir beim nächsten Mal NICHT MEHR SO machen?
Lessons thematisch sortiert
Kommunikation
Keep
- Social Media-Kampagne (und Planung via Wiki) (Andreas) | Social Media Plan mit klaren Daten und Zuständigkeiten (VD)
- ganz unbedingt Canva (MH)
- Gkc25: Social Media Kampagne im Wiki dokumentieren, vor allem den Session-Plan
- Pretalx-Sessionplan
- Generalprobe (war zwar nicht dabei, war aber bestimmt gut :D)
Try
- Vorab-Einreichung von Sessions mindestens 4 Wochen früher ermöglichen
- Teilnahmepreise weiter an Kosten anpassen
- Abfrage zu Teilnahme-Badges in Ticketing-Prozess integrieren
Toss
Ablauf / Inhalte
Keep
Try
- Pretalx als single point of truth (klar ausgewiesene Links zu Teams, HyHyve, Whiteboard in den einzelnen Sessions) (AM)
- Vor geplante Sessions auch pro ZEITSLOT vergeben (SD)
- Vor Ort Session Vergebung: zeitlich / Zeitslot vergeben statt pro Raum - z.B. 16:00-17:00 ist noch zu vergeben (SD)
- Plattform oder Spiel zum Netzwerken hat gefehlt (VK)
Toss
- 8.30 Uhr Tag 2 war früh (Verena+3) | zu früher Beginn an TAG 2, hier die Timeslots noch einmal gut prüfen und gut abgleichen was Wunsch und was Realität ist (Julia)
- zu viel Präsimodus (Fokus auf ppts, keine Kreativität in der Darstellung / im Ablauf) in den Sessions (Julia)
Finanzen/Fundraising
Keep
Try
- Mehr Werbung für "höherpreisige Tickets" - im Zweifel geben viele Firmen (insb. aus der freien Wirtschaft) normalerweise wesentlich mehr für Konferenzen etc. aus (Knowledge Summit Dublin kostet bspw. ca. 1.500 EUR Teilnehmergebühr...) und es tut ihnen wahrscheinlich nicht zu sehr weh, wenn sie etwas mehr zahlen um eine noch coolere Veranstaltung zu supporten (LW)
- Sponsoring auf Basis des Mottos angehen - gezielt Firmen anschreiben, die etwas zum Motto beitragen können (zumindest ich hab eher alle meine Knowledge Kontakte angeschrieben und erst im zweiten Moment an das Motto gedacht...) (LW)
Toss
Location und Infrastruktur
(Abendveranstaltung, Tshirts, Hotels/Unterkünfte, Fotos, Printmedien)
Keep
- Genauso wieder - mit vegetarischen Pizzen, Getränke auf Kommission und Wein (Danke an Clara und Julia)
Try
- VA Terminierung außerhalb der Ferien, Hotelkontingent blocken
- Reduzierte Plakatinhalte (siehe Wegeleitung), lieber Überblick über die Räume (+1) (Anne & Julia)
- mehr Pizza :D (+2)
- Umfang und Zeitpunkte des Caterings nochmal gut prüfen (Julia)
Toss
- Details auf den Plakaten reduzieren (Julia)
Technik-Setup (Techbuddis, Tech-Support, Raumlaptops, Video-Doku)
Keep
- pretalx Sessionplan und physischen Sessionplan inkl. Pitch und Einreichung per Zettel vorort (+2) (AH)
- 2xLAN Anschlüsse pro Session-Raum (1x Raum-PC und 1xSpeaker-Laptop) (AH)
- WLAN - separat | LAN für die Speaker in den Räumen (AH)
- Raum PCs/Laptops von privat! (Geld eingespart) - Windows 11 (AH)
- Technik-Raum-PCs von Frank Gerich - Mini-PCs mit Windows drauf! (Geld eingespart) (AH)
- Reduzierte Tech-Buddies (Lena und Karsten langfristige Beziehung aufbauen!)
- Technik-Setup: Ratio Räume / "Buddies" |Techniksetup in den Räumen war sehr gut und hat gut/intuitiv funktioniert
Try
- Plattform oder Spiel zum Netzwerken hat gefehlt? (Viktoria)
- Tech Setup in den Räumen vorher festlegen (2-3 vordefinierte "Settings", aus denen man dann wählen kann - zumindest für die kuratierten Tracks) (LW)
Toss
- ggfs. Personal über InStaff buchen, sondern direkt (Lena bereits direkt, Karsten will nächstes Mal auch direkt) (AH)
Moderation
Keep
- Präsentation fertig am Morgen von Tag 1
- Generalprobe
- Gimbal von Tech-Buddy handhaben
- Orga-Team Danke,
- Moderationsablauf flüssig
Try
- Während Moderation Onliner noch mehr einbeziehen z.B. bei Fragen, wer ist Newbie..., und Frage wegen Networking, wie HyHyve ankam... Rückmeldungen dazu live einholen (VK)
- +2) Vorstellungsrunde evtl. ändern auf: Name, Zustand, Tool, größtes (WM)-Learning in 2025/ Vorstellungsrunde ggf. etwas straffen oder in anderem Format? | Vorstellungsrunde ggf. etwas straffen oder in anderem Format? (Dom) | Vorstellungsrunde anders gestalten, damit man nicht gefühlte 50 Teilnehmer am Stück erinnern muss; vielleicht kann man wie beim Fliegen "Vorstellungs-Gruppen" definieren und dann Gruppe für Gruppe in Pausen oder so vorstellen lassen? (LW)
- moderiertes "Ich biete - ich suche" (VD)
Toss
Catering
Keep:
- hochwertiges vegetarisches Catering (JW)
Abendveranstaltung:
- Danke an Clara und Julia: Genauso wieder - mit vegetarischen Pizzen, Getränke auf Kommission und Wein
Try
- An Tag 2 vormittags Catering (+3) | Catering - FRÜHSTÜCK bestellen für den Morgen (AH)
- Umfang und Zeitpunkte des Caterings nochmal gut prüfen
- mehr Pizza :D
Toss
- An Tag 1 waren Kaffee, Getränke, Gläser schnell leer, Nachfüllen hat lange gedauert (VK)
Online-Betreuung
Keep
Try
- früher Miro-Boards bereit haben! - Klar im Vorhinein kommunizieren WO Dokumentation stattfindet (AH)
- eine rein virtuelle HyHyve Kaffeetrinkrunde mit Moderation )VD)
Toss
Session Orga
Keep
Try
- Vorher Links zu den Teams-Sessions in jedem pretalx Sessioneintrag (siehe rechts)
- früher Miro-Boards bereit haben! - Klar im Vorhinein kommunizieren WO Dokumentation stattfindet
- Vorher Links zu den Teams-Sessions in jedem pretalx Sessioneintrag (siehe rechts)
- VA Terminierung außerhalb der Ferien, Hotelkontingent blocken
Toss:
- zu viel Präsimodus in den Sessions
- +2) zu früher Beginn an TAG 2, hier die Timeslots noch einmal gut prüfen und gut abgleichen was Wunsch und was Realität ist
Empfang und Wegeleitung
Keep
- Plakate mit QR-Codes zu Plänen auf allen Etagen
- Namensschilder der Räume
- Tape-Art für Wegeleitung wo möglich&erlaubt
Try:
- Details auf den Plakaten reduzieren, lieber Überblick über die Räume
- Lenyard (neutral) und dann Namensschilder/-karte A6 aus Pappe mit vollem Namen und Unternehmen/Organisation vorher aufgedruckt - Platz darunter für die drei #-Tags (AM)
Toss
Kuratierter Track
Keep
Try
Toss
Ehem. Sortierung
Anne
Technik und Buddies:pretalx Sessionplan und physischen Sessionplan2xLAN Anschlüsse pro Session-Raum (1x Raum-PC und 1xSpeaker-Laptop)WLAN - separatRaum PCs/Laptops von privat! (Geld eingespart) - Windows 11Technik-Raum-PCs von Frank Gerich - Mini-PCs mit Windows drauf! (Geld eingespart)Reduzierte Tech-Buddies (Lena und Karsten langfristige Beziehung aufbauen!)
Moderation:Präsentation fertig am Morgen von Tag 1GeneralprobeGimbal von Tech-Buddy handhaben
Dominik
preatalx Sessionplan und Sessionplan an der Metaplan-Wand inkl. Pitch und Einreichung per Zettel vorortTechniksetup in den Räumen war sehr gut und hat gut/intuitiv funktioniertLAN für die Speaker in den Räumen
Julia
hochwertiges vegetarisches Catering
Lukas
Pretalx für den Session Plan - Mega Unterschied zu Miro!Catering vor Ort und vorbestellte Pizza am Abend
ganz unbedingt CanvaGkc25: Social Media Kampagne im Wiki dokumentieren, vor allem den Session-PlanPretalx-SessionplanGeneralprobe (war zwar nicht dabei, war aber bestimmt gut :D)
Verena
Social Media Plan mit klaren Daten und Zuständigkeiten
Victoria
analoger Session-Plan, Pretalks, Session-Einreichung auf Papier, Orga-Team Danke, Moderationsablauf flüssig
Andreas
Pretalx als single point of truth (klar ausgewiesene Links zu Teams, HyHyve, Whiteboard in den einzelnen Sessions)Vorab-Einreichung von Sessions mindestens 4 Wochen früher ermöglichenTeilnahmepreise weiter an Kosten anpassenAbfrage zu Teilnahme-Badges in Ticketing-Prozess integrieren
Anne
Vorher Links zu den Teams-Sessions in jedem pretalx Sessioneintrag (siehe rechts)früher Miro-Boards bereit haben! - Klar im Vorhinein kommunizieren WO Dokumentation stattfindetCatering - FRÜHSTÜCK bestellen für den Morgen
Dominik
Vorstellungsrunde ggf. etwas straffen oder in anderem Format?
Julia
VA Terminierung außerhalb der Ferien, Hotelkontingent blocken
Lukas
Tech Setup in den Räumen vorher festlegen (2-3 vordefinierte "Settings", aus denen man dann wählen kann - zumindest für die kuratierten Tracks)Vorstellungsrunde anders gestalten, damit man nicht gefühlte 50 Teilnehmer am Stück erinnern muss; vielleicht kann man wie beim Fliegen "Vorstellungs-Gruppen" definieren und dann Gruppe für Gruppe in Pausen oder so vorstellen lassen?Mehr Werbung für "höherpreisige Tickets" - im Zweifel geben viele Firmen (insb. aus der freien Wirtschaft) normalerweise wesentlich mehr für Konferenzen etc. aus (Knowledge Summit Dublin kostet bspw. ca. 1.500 EUR Teilnehmergebühr...) und es tut ihnen wahrscheinlich nicht zu sehr weh, wenn sie etwas mehr zahlen um eine noch coolere Veranstaltung zu supportenSponsoring auf Basis des Mottos angehen - gezielt Firmen anschreiben, die etwas zum Motto beitragen können (zumindest ich hab eher alle meine Knowledge Kontakte angeschrieben und erst im zweiten Moment an das Motto gedacht...)
Simon
Vor geplante Sessions auch pro ZEITSLOT vergebenVor Ort Session Vergebung: zeitlich / Zeitslot vergeben statt pro Raum - z.B. 16:00-17:00 ist noch zu vergeben
Verena
moderiertes "Ich biete - ich suche"eine rein virtuelle HyHyve Kaffeetrinkrunde mit Moderation
Victoria
Während Moderation Onliner noch mehr einbeziehen z.B. bei Fragen, wer ist Newbie... , und Frage wegen Networking, wie HyHyve ankam... Rückmeldungen dazu live einholenmehr Pizza :DPlattform oder Spiel zum Netzwerken hat gefehltAn Tag 2 vormittags CateringAn Tag 1 waren Kaffee, Getränke, Gläser schnell leer, Nachfüllen hat lange gedauertVorstellungsrunde evtl. ändern auf: Name, Zustand, Tool, größtes (WM)-Learning in 2025