Gkc24-Session: Wikis im Wissensmanagement – Erfahrungen, Chancen und Herausforderungen

Wikis im Wissensmanagement – Erfahrungen, Chancen und Herausforderungen
Art	Barcamp-Session
KnowledgeCamp	KnowledgeCamp 2024
Sessiongebende	Karsten Ehms
Datum	10.10.2024
Zeit	16:00 bis 16:45 Uhr
Sprache	Deutsch
Aufzeichnung	YouTube
KI-Unterstützung	GPT-6.1 Sol

Disclaimer: Diese Seite ist KI-generiert, basierend auf einer KI-Zusammenfassung des Transkripts vom vorstehenden Youtube-Video!

Überblick

Karsten Ehms berichtet über die Entwicklung und den Betrieb einer unternehmensweiten Wiki-Plattform bei Siemens. Im Mittelpunkt stehen offene Beteiligung, flexible Inhaltsstrukturen und der Umgang mit Verantwortung, Aktualität und Vertraulichkeit. Seine Erfahrungen zeigen, wie niedrige Zugangshürden und gemeinsam bearbeitbare Seiten bereichsübergreifendes Wissensmanagement unterstützen können. Zugleich erläutert er Grenzen zentraler Inhaltspflege und begründet, weshalb er Wiki-Seiten auch für KI-Anwendungen gegenüber Dokumenten und PDFs im Vorteil sieht.

Gliederung und Charakter der Session

Die Session entsteht spontan und ist nicht als vollständig vorbereiteter Vortrag angelegt. Ehms nutzt vorhandene Schaubilder und lädt die Teilnehmenden vor Ort sowie online ein, Verständnisfragen unmittelbar zu stellen. Aus dem historischen Einstieg entwickelt sich eine ausführliche Diskussion über praktische Gestaltungsentscheidungen.

Der Verlauf umfasst drei Schwerpunkte:

Die Entwicklung von methodischer Wissensmanagement-Arbeit über eine unternehmensweite Weblog-Plattform zum Wiki.
Das Betriebsmodell mit offenen Sprachbereichen, schlagwortbasierten Themenportalen und niedrigen Einstiegshürden.
Fragen aus dem Publikum zu Aktualisierung, Verantwortlichkeit, Organisationsstrukturen, Informationssicherheit und Mehrfachzuordnung von Inhalten.

Die Fragen prägen den weiteren Aufbau. Statt ein allgemeines Wiki-Konzept vorzustellen, erläutert Ehms konkrete Erfahrungen und unterscheidet wiederholt zwischen dem offenen Wissensraum und stärker abgegrenzten Bereichen.

Vom Wissensmanagement zur unternehmensweiten Plattform

Ehms beginnt im Jahr 2000 bei Siemens, zunächst mit konzeptioneller Arbeit, Beratung und der Entwicklung von Assessments. Er beschreibt Wissensmanagement als Zusammenspiel einer technischen und einer methodischen Seite. Sein eigener Werdegang zwischen Technik und Psychologie habe ihm ermöglicht, beide Perspektiven zu verbinden und Veränderungen der organisatorischen Schwerpunkte mitzugehen.

Zwischen 2000 und 2005 unterstützt sein Arbeitsbereich vor allem Communities of Practice. Mit dem Aufkommen von Weblogs verschiebt sich der Fokus zu einer Plattform, auf der grundsätzlich alle Beschäftigten im Intranet schreiben können. Das 2005 gestartete Weblog-Projekt ist für Ehms das erste größere Vorhaben, das nicht einzelne Einheiten, sondern das gesamte Unternehmen adressiert.

Anschließend entsteht die Idee einer Wiki-Plattform. Die Wahl fällt auf Confluence von Atlassian. Ehms nennt als damalige Entscheidungsgründe eine für das Unternehmen günstige Unlimited-Server-Lizenz sowie den Zugang zum Quellcode, der eigene Anpassungen ermöglicht. Zugleich weist er darauf hin, dass sich die Preispolitik des Anbieters inzwischen verändert habe.

Das Wiki geht 2008 in Betrieb und besteht zum Zeitpunkt der Session seit 16 Jahren. Ehms bezeichnet es als vermutlich größte Wissensplattform des Unternehmens für unstrukturierte beziehungsweise halbstrukturierte Informationen. Neben technischen Eigenschaften nennt er Finanzierung und unterstützende Stakeholder als Faktoren für die Beständigkeit einer Plattform.

Offener Zugang als grundlegende Entscheidung

Die zentrale Gestaltungsentscheidung betrifft die Berechtigungen. Statt viele thematische Bereiche einzurichten, zu denen Personen jeweils ausdrücklich zugelassen werden müssen, entstehen zunächst ein globaler englischer und ein deutscher Bereich. Später kommt ein Bereich für weitere Sprachen hinzu. In diesen offenen Bereichen dürfen alle lesen und schreiben.

Als Anregung dient die Wikipedia-Idee gemeinsamer Beteiligung. Ehms grenzt den Vergleich jedoch ein: Das Unternehmenswiki ist kein Lexikon. Übernommen wird vor allem das Prinzip eines offenen Berechtigungsmodells.

Für den Erfolg ist nach seiner Darstellung entscheidend, dass Mitarbeitende nicht erst einen Bereich beantragen oder intern dafür bezahlen müssen. Bereits das Ermöglichen des Zugangs stellt eine wesentliche Veränderung dar; Beteiligung beginnt nicht erst mit ausgefeilten Methoden.

Bedenken wegen unerwünschter Änderungen begegnet Ehms mit der Versionshistorie. Frühere Seitenstände können wiederhergestellt werden, und im Intranet ist nachvollziehbar, wer Änderungen vorgenommen hat. Bei gelöschten Seiten muss gegebenenfalls die Administration eingreifen. Solche Fälle seien in seiner langjährigen Betriebserfahrung äußerst selten.

Er verallgemeinert diese Erfahrung nicht uneingeschränkt: Aus anderen Unternehmen kennt er Berichte über Online-Vandalismus. Für die eigene Plattform hält er entsprechende Sorgen jedoch überwiegend für unbegründet oder überschätzt.

Flexible Themenportale statt starrer Ablagestrukturen

Die offenen Sprachbereiche besitzen zunächst keine thematische Unterteilung. Zur Orientierung entwickelt das Team eine eigene Erweiterung: Themenportale bündeln Seiten über Schlagworte und bieten eine gemeinsame Einstiegsseite, Navigation, eingegrenzte Suche, Änderungsübersichten und aggregierte Statistiken.

Eine Seite kann mehreren Portalen zugeordnet werden. Dafür erhält sie zusätzliche passende Schlagworte. So muss nicht entschieden werden, welchem einzigen Themenbereich ein Inhalt gehört.

Ehms nennt aktuell etwa 70.000 englische Seiten. Eine gezeigte ältere Darstellung weist 1.200 Themenportale aus. Diese Größenordnungen verdeutlichen, weshalb zusätzliche Orientierung innerhalb der offenen Bereiche erforderlich ist.

Confluence besitzt zwar eine Seitenhierarchie, doch diese wird in den ersten Jahren bewusst nicht angezeigt. Später erhalten auch Themenportale hierarchische Elemente, unter anderem für die Navigation. Die Hierarchie bleibt damit eine Strukturierungsmöglichkeit, ohne die schlagwortbasierte Mehrfachzuordnung zu ersetzen.

Wichtig ist Ehms außerdem, dass Seiten nachträglich verschoben werden können, ohne ihre Links zu beschädigen. Strukturen müssen deshalb nicht vollständig vorab festgelegt werden. Die Fachleute sollen sie entsprechend ihrer Arbeit entwickeln können, statt eine zentral entworfene Ordnung übernehmen zu müssen.

Aktualität und Pflege: Fachkenntnis lässt sich nicht zentral ersetzen

Aus dem Publikum kommt die Frage, wie ein unternehmensweites Wiki aktuell gehalten wird. Ehms verweist auf ungefähr 120.000 offene Seiten insgesamt. Ein Wiki-Team aus einer Handvoll Personen könne diese Inhalte weder vollständig prüfen noch eigenständig aufräumen.

Inhaltspflege benötigt die Menschen, die den jeweiligen Bestand kennen. Bei Themenportalen mit 150 oder auch 500 Seiten erlebt Ehms, dass fachlich Verantwortliche die Entstehung und Bedeutung einzelner Seiten sehr genau einordnen können. Das zentrale Team unterstützt diesen Prozess mit Werkzeugen und Visualisierungen, etwa um auffällige Zuordnungen oder fehlerhafte Schlagworte sichtbar zu machen.

Für größere Aufräumaktionen werden sowohl Bearbeitungs- als auch Lesestatistiken herangezogen. Eine lange nicht geänderte Seite kann weiterhin nützlich sein. Fehlende Bearbeitung allein reicht deshalb nicht als Begründung für eine Archivierung.

Mit speziellen Werkzeugen lassen sich ganze Bereiche identifizieren und in ein offenes Archiv verschieben. Das verbessert nach Ehms’ Darstellung die Suche in den aktiven Sprachbereichen. Auch bei abgekündigten IT-Services oder Einkaufsprozessen können fachlich Verantwortliche eine Archivierung anstoßen.

Regelmäßige Erinnerungen, eine Seite nach einem Jahr zu prüfen, nutzt das Team nicht. Ähnliche Unterstützung gibt es bei defekten Links. Der Schwerpunkt liegt auf der Pflege größerer Seitenbündel statt auf einer zentralen Einzelkontrolle sämtlicher Inhalte.

Qualitätsanspruch und Offenheit müssen zusammenpassen

Ehms nimmt die Kritik ernst, dass veraltete oder schwer auffindbare Inhalte Frustration auslösen können. Die Plattform zeigt deshalb Erstellungs- und Änderungszeitpunkte, Autorinnen und Autoren sowie Abrufzahlen an. Nutzende erhalten damit Hinweise, um Inhalte einzuordnen.

Zugleich widerspricht er dem Anspruch, ein offener unternehmensweiter Wissensraum dürfe ausschließlich geprüftes und topaktuelles Wissen enthalten. Eine stark kontrollierte Informationssammlung sei möglich, folge aber einem anderen Modell, etwa dem eines Produkthandbuchs.

Der offene Wissensraum soll auch Informationen auffindbar machen, nach denen jemand zunächst gar nicht gesucht hätte. Ehms fordert deshalb einen Vergleich mit der bisherigen Praxis: Auch Dokumente werden abgelegt, ohne dauerhaft überprüft zu werden. Entscheidend sei, ob die neue Arbeitsweise einen Fortschritt ermöglicht, nicht ob sie sofort eine ideale Informationswelt herstellt.

Diese Position bedeutet keinen Verzicht auf Pflege. Größere überholte Bereiche werden archiviert; der umfassende Aktualitätsanspruch wird jedoch nicht zur Voraussetzung für Beteiligung gemacht.

Verantwortung zwischen gemeinsamer Bearbeitung und benannten Rollen

Bei gemeinsam bearbeiteten Seiten lässt sich Verantwortung nicht immer einer einzigen Person zuordnen. Ehms spricht von Collective Ownership und fragt, für welchen konkreten Zweck überhaupt ein eindeutiger Content Owner benötigt wird.

Er unterscheidet mehrere Situationen:

Auf einer einzelnen Seite kann eine Box einen Themen-Owner benennen, insbesondere wenn Assistenzkräfte oder Werkstudierende die Änderungen ausführen, aber nicht die fachlichen Ansprechpersonen sind.
Für ein Themenportal wird Verantwortung nicht automatisch aus Bearbeitungszahlen oder der Pflege der Startseite abgeleitet. Verantwortlich ist, wer diese Aufgabe übernimmt; das kann organisatorisch geregelt sein.
Bei gesondert bestellten Spaces ist ein Space Owner bestimmbar. Als Anknüpfungspunkt dienen die Bestellung oder die interne Finanzierung.

Benannte Verantwortliche sind beispielsweise hilfreich, wenn Unternehmensteile hinzukommen oder ausgelagert werden und Entscheidungen über Inhalte anstehen. Für die offenen Bereiche sieht Ehms dennoch keinen Anlass, gemeinsame Verantwortung grundsätzlich durch eindeutige Einzelzuständigkeit zu ersetzen.

Vertraulichkeit und Sichtbarkeit transparent machen

Vertrauliches Wissen gehört nach Ehms nicht in die offenen globalen Bereiche, sondern in geschlossene Spaces mit entsprechenden Sicherheitsstufen.

Die Plattform zeigt prominent an, für welchen Personenkreis ein Space sichtbar ist: etwa für ein Team, für eine größere Gruppe oder für Siemens einschließlich Tochterfirmen. Zusätzlich wird die Sicherheitsklasse angezeigt. Damit sollen Nutzende nachvollziehen können, in welchem Rahmen sie Informationen teilen.

Das Wiki-Team unterstützt Informationssicherheit durch Funktionen und Transparenz, trifft aber nicht selbst die fachlichen Sicherheitsentscheidungen. Wenn gewünschte Freigaben und Sicherheitsstufe fragwürdig erscheinen, verweist es an Informationssicherheitsbeauftragte.

Wiki-Seiten als Grundlage für KI-Anwendungen

Ehms sieht Wikis besonders dort als stark an, wo Menschen über Bereichsgrenzen hinweg zusammenarbeiten. Zugleich hält er Wiki-Seiten für eine bessere Grundlage für KI-Anwendungen als Dokumente oder PDFs.

Er berichtet, dass in seinem Arbeitsumfeld RAG-basierte KI-Systeme auf Wiki-Seiten aufgebaut wurden. Als Vorteile nennt er kurze Inhalte und saubere Links. Seine zugespitzten Aussagen zur deutlich besseren Eignung sind persönliche Einschätzungen aus dieser Erfahrung, keine in der Session erläuterten Vergleichsmessungen.

Die KI-Perspektive ergänzt damit sein Argument für offenere Zusammenarbeit: Die Struktur der Inhalte ist nicht nur für menschliche Orientierung, sondern auch für ihre weitere technische Nutzung relevant.

Konkrete Hinweise und Ausblick

Für Organisationen, die Confluence einführen, formuliert Ehms ausdrücklich den Rat, keine Organisationsbezeichnungen in Space Keys zu verwenden. Diese Schlüssel erscheinen in URLs; Umorganisationen können solche Benennungen unpassend machen. Stattdessen empfiehlt er thematisch stabile Bezeichnungen und rät auch von Ortsbezeichnungen ab.

Weitere Hinweise betreffen die Offenheit für bereichsübergreifende Zusammenarbeit, flexibel veränderbare Strukturen und den Erhalt funktionierender Links.

Zum Abschluss lädt Ehms zu weiteren Gesprächen ein. Er kündigt einen ausführlicheren Beitrag bei einer gestreamten MediaWiki-Konferenz in Wien Ende November an und sagt zu, ein erwähntes Paper zugänglich zu machen.